Organiser un déjeuner networking sans rien oublier

Un déjeuner networking réussi repose sur une préparation en plusieurs étapes, dans le bon ordre. Commencez par fixer le lieu, le format des échanges et la capacité d’accueil, puis ouvrez les inscriptions avec une date limite claire. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant de confirmer le traiteur. La veille et le matin même, vérifiez la salle, le buffet, les boissons, les badges et le parcours d’accueil afin que les participants puissent rapidement s’installer et commencer à échanger.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver le lieu et la salle
5
Passer la commande traiteur
6
Établir le programme et le planning
7
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
8
Mettre à jour la liste d’inscription
9
Imprimer les questions de networking
10
Faire les courses
2 personnes
11
Vérifier le catering
2 personnes
12
Récupérer les clés du lieu
13
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
14
Aérer la salle
15
Installer les tables
3 personnes
16
Installer les chaises
2 personnes
17
Installer la table du buffet
2 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
21
Disposer les badges nominatifs
22
Afficher les questions réseau
23
Vérifier l’organisation du déjeuner
2 personnes

Événement

24
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
25
Enregistrer les invités
2 personnes
26
Accompagner les invités à leurs tables
2 personnes
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
29
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
2 personnes
30
Attribuer les plats diététiques
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
33
Encadrer le tour de réseautage
34
Réapprovisionner le café et le thé
35
Servir les derniers amuse-bouches
2 personnes
36
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

37
Démonter le buffet
3 personnes
38
Rassembler les déchets
2 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
41
Nettoyer l’espace
2 personnes
42
Vérifier le matériel
43
Fermer le lieu
44
Retourner les matériels de location
2 personnes
45
Ranger le matériel restant
46
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 48
Tables de buffetqté 2
Table d’accueil
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 60
Bol à soupeqté 48
Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 50
Couvertsqté 60
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Porte-nomsqté 48
Badges nominatifsqté 50
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelle

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date limite d’inscription au moins 7 jours avant le déjeuner. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants, de recueillir les allergies et de transmettre les quantités exactes au traiteur.
Prévoyez un programme avec des horaires précis : accueil, déjeuner, questions de networking et clôture. Imprimez les questions et préparez les badges nominatifs avant l’arrivée des invités, plutôt que pendant l’accueil.
Contrôlez la salle la veille : tables, chaises, table d’accueil, buffet, prises électriques et rallonges. Une machine à café ou une bouilloire placée trop loin des tasses et des prises ralentit rapidement le service.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début et préparez séparément le café et le thé. Vérifiez aussi les assiettes, verres, couverts, louches et pinces de service : ces petits éléments sont souvent oubliés lors de la commande traiteur.
Arrivez au moins 90 minutes avant le premier accueil. Ce délai permet d’aérer la salle, d’installer les tables, de disposer les badges, de contrôler le buffet et de corriger un problème de livraison avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un déjeuner networking ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, d’envoyer les invitations, de suivre les inscriptions et de confirmer les besoins alimentaires au traiteur au moins 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un déjeuner networking ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant le déjeuner. Vous pourrez alors ajuster le nombre de repas, les badges et la disposition des tables.
Combien de temps avant faut-il arriver sur le lieu ?: Arrivez 90 minutes avant l’accueil des invités. Comptez ce temps pour récupérer les clés, aérer la salle, installer le mobilier, refroidir les boissons, préparer le café et vérifier le buffet.
Que faut-il vérifier la veille d’un déjeuner networking ?: Vérifiez la liste d’inscription, les besoins alimentaires, la livraison du traiteur, les badges, le programme et les questions de networking. Contrôlez aussi le mobilier, la vaisselle, les prises et le matériel de café afin d’éviter les achats ou installations de dernière minute.

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