Zo organiseer je een Navratri-festival

Begin met de datum, locatie en vaste onderdelen van het programma: puja, muziek, dandiya en eten. Reserveer daarna de dj of muziek, deel uitnodigingen en verzamel aanmeldingen met dieetwensen. Plan vrijwilligers per taak, zodat ontvangst, catering, techniek en opruimen niet bij één persoon terechtkomen. Regel de opbouw ruim vóór de eerste gasten: de dansvloer, geluidsapparatuur, puja-tafel, verlichting en warme gerechten vragen elk een eigen controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Muziek en dj reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma delen met deelnemers
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
10
Dansvloer en looproutes bepalen
2 personen
11
Decoratie en materialen controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Verse ingrediënten ophalen
2 personen
14
Kleding en dandiya controleren
2 personen

Event

15
Locatie openen
2 personen
16
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
17
Dansvloer vrijmaken
3 personen
18
Podiumvrije muziekzone inrichten
2 personen
19
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
20
Muziek en microfoon testen
2 personen
21
Puja- en decoratietafel opbouwen
3 personen
22
Versiering ophangen
4 personen
23
Licht en lampionnen plaatsen
3 personen
24
Catering uitpakken
3 personen
25
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
26
Buffet en drankentafel opmaken
3 personen
27
Registratietafel klaarzetten
2 personen
28
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
31
Puja begeleiden
3 personen
32
Thee en snacks serveren
4 personen
33
Garba-instructie geven
2 personen
34
Garba en dandiya begeleiden
4 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Buffet bijvullen
3 personen
37
Diner serveren
5 personen
38
Avondprogramma aankondigen
39
Avondronde garba begeleiden
4 personen
40
Afscheid en gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

41
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
42
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
43
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
44
Servies afwassen
4 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
46
Versiering verwijderen
3 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Materialen inventariseren
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Koelboxen en servies reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 130
Opscheplepelsaantal 15
Serveerschalenaantal 15

Catering

Warmhoudbakkenaantal 8
Drankdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Kruidenbakjesaantal 12
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Rangolipoederaantal 6
Bloemenslingersaantal 12
Stoffen doekenaantal 8
Puja-tafelkleedaantal 2
Navratri-bannersaantal 6
Dandiya-stokkenaantal 120
Bloemenvazenaantal 8

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 8
Led-lampionnenaantal 12
Batterijsetjesaantal 16

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoon
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Tapeaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Plan de dansvloer en looproutes vóór je tafels en stoelen neerzet. Houd de danszone volledig vrij en plaats buffettafels aan de rand, zodat deelnemers met dandiya-stokken niet langs etende gasten bewegen.
Test muziek, microfoon en geluidsapparatuur minimaal 60 minuten vóór aanvang. Controleer ook of de muziekzone podiumvrij blijft en wijs één vrijwilliger aan die tijdens het programma het geluid bewaakt.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 3 dagen vóór het festival door aan de catering. Zet warme gerechten in warmhoudbakken en markeer schalen met verschillende dieetopties.
Controleer kleding, dandiya-stokken, rangolipoeder en decoratie vóór je naar de locatie vertrekt. Leg voor verlichting extra batterijsetjes klaar; led-lampionnen en lichtsnoeren worden vaak pas bij de opbouw getest, wanneer ontbrekende batterijen lastig te regelen zijn.
Werk met een tijdschema voor de opbouw: reserveer minstens 2 uur voor tafels, stoelen, dansvloer, puja-tafel, versiering, licht en catering. Laat één persoon de checklist aftekenen voordat de locatie opengaat voor deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Navratri-festival organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer muziek, catering en vrijwilligers daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor het festival de deelnemersinformatie kunt delen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Navratri-festival op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor de opbouw op locatie. Plan extra tijd als je veel decoratie, verlichting of warme gerechten gebruikt en test muziek en microfoon minstens 60 minuten vóór de start.
Wanneer moet je dieetwensen voor Navratri-catering verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 dagen vóór het festival. Geef daarna het definitieve aantal en de benodigde dieetopties door aan de catering.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Navratri-festival?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en aanmeldingen, 1 voor geluid en programma, 2 voor catering en 1 voor de opbouw en zaalcontrole. Bij een grotere groep voeg je per extra taakgebied minstens 1 aanspreekpunt toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.