Navratri-Festival organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Navratri-Festival hängen Musik, Tanz, Puja, Dekoration und Catering eng zusammen. Lege deshalb zuerst Datum, Programm und Location fest, bevor du Einladungen verschickst oder Essen bestellst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Einteilung der Freiwilligen. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan: Tanzfläche, Musikzone, Puja-Tisch, Buffet und warme Speisen dürfen sich nicht gegenseitig behindern.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Musik und DJ reservieren
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Programm mit den Teilnehmenden teilen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
10
Tanzfläche und Laufwege festlegen
2 Personen
11
Dekoration und Materialien prüfen
2 Personen
12
Einkaufen gehen
3 Personen
13
Frische Zutaten abholen
2 Personen
14
Kleidung und Dandiya kontrollieren
2 Personen

Event

15
Location öffnen
2 Personen
16
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
17
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
18
Musikzone ohne Bühne einrichten
2 Personen
19
Tontechnik anschließen
2 Personen
20
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
21
Puja- und Dekorationstisch aufbauen
3 Personen
22
Dekoration aufhängen
4 Personen
23
Lichter und Laternen anbringen
3 Personen
24
Catering auspacken
3 Personen
25
Warme Gerichte vorbereiten
4 Personen
26
Buffet und Getränketisch vorbereiten
3 Personen
27
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
28
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
29
Gäste empfangen
3 Personen
30
Eröffnungsprogramm begleiten
2 Personen
31
Puja begleiten
3 Personen
32
Tee und Snacks servieren
4 Personen
33
Garba-Anleitung geben
2 Personen
34
Garba und Dandiya begleiten
4 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Buffet nachfüllen
3 Personen
37
Abendessen servieren
5 Personen
38
Abendprogramm ankündigen
39
Abendliche garba-Runde begleiten
4 Personen
40
Verabschiedung und Fundsachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

41
Tonanlage ausschalten
2 Personen
42
Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
43
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
44
Geschirr abwaschen
4 Personen
45
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
46
Dekoration entfernen
3 Personen
47
Location reinigen
4 Personen
48
Materialien inventarisieren
2 Personen
49
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
50
Kühlboxen und Geschirr reinigen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbare GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
BestecksetsAnz. 130
ServierlöffelAnz. 15
ServierschalenAnz. 15

Catering

WarmhaltebehälterAnz. 8
GetränkespenderAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
GewürzbehälterAnz. 12
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

Rangoli-PulverAnz. 6
BlumengirlandenAnz. 12
StofftücherAnz. 8
Puja-TischdeckeAnz. 2
Navratri-BannerAnz. 6
Dandiya-StöckeAnz. 120
BlumenvasenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
BatteriesetsAnz. 16

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KlebebandAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

Plane die Tanzfläche und die Laufwege vor dem Aufbau. Stelle Tische und Stühle so auf, dass Gäste mit Dandiya-Stöcken sicher tanzen können und der Weg zum Buffet frei bleibt.
Frage Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung ab und gib die endgültige Cateringbestellung einige Tage vor dem Festival auf. Hole frische Zutaten erst am Veranstaltungstag oder am Vortag ab.
Teste Musik, Mikrofon und Tontechnik vor dem Einlass vollständig. Eine Musikzone ohne Bühne lässt sich schnell einrichten, braucht aber trotzdem eine erreichbare Stromversorgung und genügend Abstand zur Tanzfläche.
Baue den Puja- und Dekorationstisch getrennt vom Buffet auf. Rangoli-Pulver, Blumengirlanden, Stofftücher, Banner und Lichter sollten vor dem Aufhängen geprüft werden, damit fehlende Materialien nicht kurz vor Beginn auffallen.
Kontrolliere Kleidung und Dandiya-Stöcke vor dem Festival und teile Freiwillige für Einlass, Buffet, Musik und Aufräumen ein. Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein, statt alle Aufgaben bei der Veranstaltungsleitung zu lassen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Navratri-Festival organisieren?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Musik, DJ und Catering solltest du möglichst vier Wochen vor dem Termin reservieren oder bestellen.
Wann verschickt man Einladungen für ein Navratri-Festival?: Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von ungefähr zwei Wochen. So bleiben noch mehrere Tage, um Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und Cateringmengen abzugleichen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Navratri-Festivals?: Plane für den Aufbau mindestens drei Stunden ein. Darin sollten Tische und Stühle, Tanzfläche, Musikzone, Puja-Tisch, Dekoration, Beleuchtung, Catering und der Techniktest enthalten sein.
Was wird bei einem Navratri-Festival häufig vergessen?: Oft fehlen rechtzeitig geprüfte Dandiya-Stöcke, passende Batteriesets für LED-Lichter und ausreichend Warmhaltebehälter. Kontrolliere diese Dinge spätestens am Vortag und teste die Beleuchtung vor dem Einlass.

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