Organiser un festival Navratri sans perdre le fil
Un festival Navratri se prépare dans un ordre précis : commencez par la date, le programme et le lieu, puis bloquez la musique, le traiteur et les bénévoles. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les repas, les places et les besoins alimentaires. Le jour J, gardez du temps pour tester le son, dégager la piste de danse et installer la table de puja avant l’arrivée des participants. Ce déroulé évite les oublis fréquents, notamment les dandiya, les piles et le maintien des plats chauds.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Réserver la musique et le DJ
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Partager le programme avec les participants
- 8
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 9
Passer la commande traiteur
2 personnes
- 10
Définir la piste de danse et les circuits de circulation
2 personnes
- 11
Vérifier la décoration et le matériel
2 personnes
- 12
Faire les courses
3 personnes
- 13
Récupérer les ingrédients frais
2 personnes
- 14
Vérifier les vêtements et les dandiya
2 personnes
Événement
- 15
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 16
Installer les tables et les chaises
5 personnes
- 17
Dégager la piste de danse
3 personnes
- 18
Installer une zone musicale sans scène
2 personnes
- 19
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 20
Tester la musique et le micro
2 personnes
- 21
Installer la table de puja et de décoration
3 personnes
- 22
Suspendre la décoration
4 personnes
- 23
Installer les lumières et les lanternes
3 personnes
- 24
Déballer le traiteur
3 personnes
- 25
Préparer les plats chauds
4 personnes
- 26
Dresser le buffet et la table des boissons
3 personnes
- 27
Préparer la table d'inscription
2 personnes
- 28
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 29
Accueillir les invités
3 personnes
- 30
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
- 31
Animer la puja
3 personnes
- 32
Servir le thé et les snacks
4 personnes
- 33
Donner les consignes de Garba
2 personnes
- 34
Animer le garba et le dandiya
4 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 37
Servir le dîner
5 personnes
- 38
Annoncer le programme du soir
- 39
Encadrer la ronde de garba du soir
4 personnes
- 40
Rassembler les objets trouvés et les affaires oubliées
2 personnes
Suivi
- 41
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 42
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
- 43
Collecter et trier les déchets
4 personnes
- 44
Faire la vaisselle
4 personnes
- 45
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
- 46
Retirer la décoration
3 personnes
- 47
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 48
Inventorier le matériel
2 personnes
- 49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 50
Nettoyer les glacières et la vaisselle
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 110
- Tables de buffetqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 120
- Bols réutilisablesqté 120
- Verres réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 100
- Couvertsqté 130
- Louchesqté 15
- Plateaux de serviceqté 15
Catering
- Bacs de maintien au chaudqté 8
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Glacièresqté 4
- Bacs à herbesqté 12
- Courses
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux d’officeqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 3
- Papier aluminiumqté 2
Décoration
- Poudre de rangoliqté 6
- Guirlandes de fleursqté 12
- Chiffons en tissuqté 8
- Nappe de pujaqté 2
- Bannières Navratriqté 6
- Bâtons de dandiyaqté 120
- Vases à fleursqté 8
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 8
- Lampions à LEDqté 12
- Piles de rechangeqté 16
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Micro sans fil
- Lecteur audio
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Ruban adhésifqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaisqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
Conseils
- Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires de la puja, du repas et des danses dandiya, puis demandez les inscriptions au moins 10 jours à l’avance.
- Utilisez les inscriptions pour confirmer les besoins alimentaires et ajuster la commande du traiteur. Prévoyez aussi la vaisselle réutilisable, les verres et les couverts avant le jour de l’événement.
- Répartissez les bénévoles par créneaux : comptez au minimum une personne pour l’accueil, deux pour le buffet et une pour la musique et le micro pendant l’installation.
- Dégagez la piste de danse avant de placer les tables. Gardez les tables de buffet sur un côté et prévoyez un circuit de circulation assez large pour éviter les croisements avec les plats chauds.
- Testez le son, le micro et les lumières avant l’ouverture du lieu. Vérifiez en même temps les dandiya, les guirlandes LED, les lampions et les piles de rechange : ce sont des éléments souvent vérifiés trop tard.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival Navratri ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Réservez le lieu, la musique et le traiteur pendant les deux premières semaines, puis envoyez les invitations au moins 10 jours avant la date prévue.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour Navratri ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines à l’avance si le nombre de places est limité. Fixez une date de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de confirmer les repas et les bénévoles.
- Comment organiser la piste de danse et le buffet pour Navratri ?
- Réservez la plus grande zone libre à la danse et placez le buffet contre un mur ou sur un côté. Gardez au moins un passage dégagé entre les tables, la musique et la sortie, puis vérifiez la circulation avant l’arrivée du public.
- Que faut-il vérifier le jour d’un festival Navratri ?
- Ouvrez le lieu plusieurs heures avant le début pour installer les tables, la décoration, la puja et le matériel audio. Testez le micro et la musique, contrôlez les plats chauds et gardez les dandiya ainsi que les piles de rechange accessibles.
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