Zo organiseer je een nationaal congres

Begin met de congresdatum, locatie en het gewenste aantal deelnemers. Werk daarna het programma uit en leg sprekers, dagvoorzitter, catering, techniek en beveiliging vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Open vervolgens de aanmelding en verzamel meteen dieetwensen, vervoersinformatie en parkeerbehoeften. In de laatste weken draait de organisatie vooral om controleren: presentaties technisch testen, aantallen doorgeven, badges maken en routebordjes ophangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Congresdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en tijden vaststellen
3 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers en sessies bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vervoersinformatie verzamelen
10
Parkeerinformatie publiceren
11
Catering reserveren
2 personen
12
Techniek reserveren
2 personen
13
Fotograaf reserveren
14
Beveiliging reserveren
15
Dagvoorzitter bevestigen
16
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
17
Presentaties ontvangen
2 personen
18
Presentaties technisch controleren
2 personen
19
Programma online publiceren
20
Deelnemersbevestiging versturen
2 personen
21
Badges en deelnemerslijst maken
3 personen
22
Naamkaartjes voor sprekers maken
23
Route- en zaalbordjes maken
2 personen
24
Congresmaterialen bestellen
2 personen
25
Catering aantallen doorgeven
2 personen
26
Dieetmaaltijden bevestigen
27
Sprekersbriefing versturen
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
3 personen
29
Draaiboek afdrukken
2 personen
30
Deelnemerslijst actualiseren
2 personen
31
Sprekersgeschenken inkopen
32
Boodschappen doen
3 personen
33
Materialen naar locatie brengen
3 personen
34
Zaalindeling markeren
2 personen
35
Techniek en presentaties klaarzetten
3 personen
36
Registratiebalie inrichten
2 personen
37
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
38
Podium en spreektafel klaarzetten
3 personen
39
Bewegwijzering ophangen
2 personen
40
Registratiebalie bemannen
3 personen
41
Koffiepunten inrichten
3 personen
42
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
43
Techniek testen
3 personen

Event

44
Sprekers ontvangen
2 personen
45
Deelnemers registreren
4 personen
46
Badges uitdelen
3 personen
47
Welkomstkoffie serveren
3 personen
48
Openingssessie begeleiden
3 personen
49
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
50
Microfoons beheren
2 personen
51
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
52
Koffiepauze serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Buffet aanvullen
4 personen
55
Sprekers begeleiden naar zalen
2 personen
56
Deelsessies openen
4 personen
57
Deelsessies ondersteunen
6 personen
58
Deelsessies afronden
4 personen
59
Dinerbuffet openen
4 personen
60
Dieetmaaltijden uitserveren
3 personen
61
Dinerzaal afruimen
5 personen
62
Avondsessie begeleiden
3 personen
63
Drankservice afsluiten
3 personen
64
Afsluiting en bedankmoment begeleiden
2 personen
65
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

66
Registratiebalie afbouwen
2 personen
67
Techniek uitschakelen
3 personen
68
Servies verzamelen
5 personen
69
Afval verzamelen
4 personen
70
Zalen schoonmaken
6 personen
71
Meubilair terugplaatsen
6 personen
72
Materialen inpakken
4 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
75
Sprekersbedankjes versturen
76
Deelnemersbedankmail versturen
77
Presentaties met deelnemers delen
78
Facturen en borg controleren
2 personen
79
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 330
Tafelsaantal 36
Registratietafelsaantal 4
Statafelsaantal 24
Spreektafelaantal 2
Podiumdelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 4
Projectieschermenaantal 4
Presentatielaptopsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 8
Tafelmicrofoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 8
Microfoonstatievenaantal 6
Mengpanelenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 20
Stekkerdozenaantal 16
HDMI-kabelsaantal 8
USB-C-adaptersaantal 8
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Laptopladersaantal 8
USB-sticksaantal 12
Labelprintersaantal 2
Printerpapieraantal 10
Inktcartridgesaantal 4
Gaffer tapeaantal 12
Kabelbindersaantal 200
Gereedschapskoffersaantal 2

Verlichting

LED-werklampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 360
Wijnglazenaantal 360
Koffiekopjesaantal 360
Dinerbordenaantal 360
Dessertbordenaantal 360
Besteksetsaantal 360
Serveerlepelsaantal 24
Koffiekannenaantal 12
Theepottenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 12
Buffetkommenaantal 24
Serveerbladenaantal 16
Tangenaantal 16
Soeplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 12
Kurkentrekkersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 36
Podiumachtergrondenaantal 2
Bloemstukkenaantal 12
Naambordhoudersaantal 24
Vlaggenaantal 12
Entreebanner
Podiumbanner
Pijlbordjesaantal 20
Zaalbordjesaantal 8
Badgesaantal 360
Lanyardsaantal 360
Naamkaartjesaantal 40
Programmafoldersaantal 360
Notitieblokkenaantal 360
Balpennenaantal 400
Sprekersgeschenkenaantal 24
Evaluatiekaartenaantal 360
Tafelnummersaantal 36
Naamkaartstandaardsaantal 360

Catering

Boodschappen
Buffetlabelsaantal 60
Dieetlabelsaantal 40
Menukaartenaantal 36
Drankdispensersaantal 8
Waterkannenaantal 24

Schoonmaak

Afvalzakkenhoudersaantal 12
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Toiletborstelsaantal 6

Tips

Leg techniek vast zodra het programma grotendeels staat. Controleer per zaal hoeveel projectoren, schermen, microfoons, presentatielaptops, HDMI-kabels en USB-C-adapters nodig zijn; één ontbrekende adapter kan een presentatie vertragen.
Vraag dieetwensen en vervoersinformatie uit in het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het congres. Geef catering daarna de definitieve aantallen door, inclusief speciale maaltijden.
Vraag presentaties niet pas op de congresdag op. Verzamel ze vooraf, controleer elke presentatie technisch op de gebruikte laptop en test beeld, geluid en presentatieklikker per zaal.
Maak registratie zichtbaar vanaf de entree. Zet registratietafels, badges, deelnemerslijsten en route- en zaalbordjes klaar voordat de eerste deelnemer arriveert; plan hiervoor minimaal 60 minuten opbouwtijd.
Regel portofoons voor de organisatie en wijs per zaal één verantwoordelijke aan. Spreek vooraf af wie bij uitval van een microfoon, projector of spreker direct handelt, zodat het programma niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nationaal congres organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden van tevoren met datum, locatie en programma-opzet. Sprekers, techniek, catering en beveiliging leg je daarna zo vroeg mogelijk vast; de definitieve catering aantallen geef je meestal 7 dagen vooraf door.
Wanneer moet je de inschrijving voor een congres openen?: Open de aanmelding zodra datum, locatie en de eerste programmagegevens vaststaan, vaak 8 tot 12 weken voor het congres. Vraag in hetzelfde formulier om dieetwensen, vervoersinformatie en parkeerbehoeften, zodat je die niet later apart hoeft na te jagen.
Wanneer moet je presentaties voor een congres ontvangen?: Vraag presentaties uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor het congres op. Controleer ze daarna op de presentatielaptops en test de aansluitingen, projectoren, schermen en microfoons voordat de opbouw begint.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een congres?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor een congres met meerdere zalen en techniek. Reken extra tijd voor podiumdelen, stoelen, registratie, bewegwijzering en een volledige geluids- en beeldtest; laat de organisatie minstens 60 minuten vóór inloop klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.