Organiser un congrès national, étape par étape

Un congrès national se prépare d’abord par son cadre : une date, un lieu adapté et un programme réaliste. Ensuite, verrouillez les intervenants, ouvrez les inscriptions et recueillez assez tôt les informations alimentaires et de transport. La technique, la signalétique et les badges doivent être testés avant l’arrivée des participants, pas le matin même. Ce plan vous aide à suivre l’ordre des décisions et à éviter les oublis qui désorganisent rapidement l’accueil ou les sessions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du congrès
2 personnes
2
Établir le programme et les horaires
3 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les intervenants et les sessions
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Collecter les informations de transport
10
Publier les informations de stationnement
11
Réserver le catering
2 personnes
12
Réserver la technique
2 personnes
13
Réserver le photographe
14
Réserver la sécurité
15
Confirmer l’animateur de la journée
16
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
17
Recevoir les présentations
2 personnes
18
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
19
Publier le programme en ligne
20
Envoyer la confirmation aux participants
2 personnes
21
Créer les badges et la liste des participants
3 personnes
22
Créer des badges nominatifs pour les intervenants
23
Créer les panneaux de route et de salle
2 personnes
24
Commander le matériel de congrès
2 personnes
25
Communiquer les quantités au traiteur
2 personnes
26
Confirmer les repas adaptés
27
Envoyer le briefing des intervenants
2 personnes
28
Briefer les bénévoles
3 personnes
29
Imprimer le déroulé
2 personnes
30
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
31
Acheter des cadeaux pour les intervenants
32
Faire les courses
3 personnes
33
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
34
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
35
Installer la technique et les présentations
3 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Installer les tables et les chaises
6 personnes
38
Installer la scène et la table d’orateur
3 personnes
39
Installer la signalétique
2 personnes
40
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
41
Aménager les points café
3 personnes
42
Monter le buffet traiteur
4 personnes
43
Tester la technique
3 personnes

Événement

44
Accueillir les intervenants
2 personnes
45
Enregistrer les participants
4 personnes
46
Distribuer les badges
3 personnes
47
Servir le café de bienvenue
3 personnes
48
Animer la séance d'ouverture
3 personnes
49
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
50
Gérer les micros
2 personnes
51
Animer les questions de la salle
2 personnes
52
Servir la pause-café
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
55
Accompagner les intervenants vers les salles
2 personnes
56
Ouvrir les sessions parallèles
4 personnes
57
Soutenir les sessions parallèles
6 personnes
58
Clore les sessions parallèles
4 personnes
59
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
60
Servir les repas diététiques
3 personnes
61
Désencombrer la salle à manger
5 personnes
62
Animer la session du soir
3 personnes
63
Clore le service des boissons
3 personnes
64
Animer la clôture et le moment de remerciement
2 personnes
65
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

66
Démonter le comptoir d'inscription
2 personnes
67
Éteindre la technique
3 personnes
68
Rassembler la vaisselle
5 personnes
69
Rassembler les déchets
4 personnes
70
Nettoyer les salles
6 personnes
71
Remettre le mobilier en place
6 personnes
72
Emballer le matériel
4 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Envoyer des remerciements aux intervenants
76
Envoyer l'e-mail de remerciement aux participants
77
Partager les présentations avec les participants
78
Vérifier les factures et la caution
2 personnes
79
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 330
Tablesqté 36
Tables d’inscriptionqté 4
Tables hautesqté 24
Table de prise de paroleqté 2
Éléments de podiumqté 6
Portantsqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Projecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Ordinateurs portables de présentationqté 4
Cliques de présentationqté 4
Microphones sans filqté 8
Microphones de tableqté 4
Haut-parleursqté 8
Pieds de microqté 6
Tables de mixageqté 2
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 16
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs USB-Cqté 8
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs d’ordinateur portableqté 8
Clés USBqté 12
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Papier pour imprimanteqté 10
Cartouches d'encreqté 4
Ruban gafferqté 12
Serre-câblesqté 200
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 360
Verres à vinqté 360
Tasses à caféqté 360
Assiettes de dînerqté 360
Assiettes à dessertqté 360
Couvertsqté 360
Cuillères de serviceqté 24
Pichets à caféqté 12
Théièresqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 12
Saladiers pour buffetqté 24
Plateaux de serviceqté 16
Pincesqté 16
Louches à soupeqté 8
Thermosqté 12
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Nappesqté 36
Fond de scèneqté 2
Compositions floralesqté 12
Porte-nomsqté 24
Drapeauxqté 12
Bannière d’entrée
Bannière de scène
Panneaux de directionqté 20
Panneaux de salleqté 8
Badgesqté 360
Lanyardsqté 360
Badges nominatifsqté 40
Brochures du programmeqté 360
Blocs-notesqté 360
Stylos à billeqté 400
Cadeaux pour les intervenantsqté 24
Cartes d’évaluationqté 360
Numéros de tableqté 36
Présentoirs pour cartes nominativesqté 360

Catering

Courses
Étiquettes de buffetqté 60
Étiquettes alimentairesqté 40
Cartes de menuqté 36
Distributeurs de boissonsqté 8
Carafes d’eauqté 24

Nettoyage

Supports pour sacs poubelleqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Brosses de toilettesqté 6

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme autour de créneaux réalistes. Prévoyez une marge d’au moins 15 minutes entre deux séquences pour les déplacements, les questions et les retards.
Confirmez les intervenants plusieurs semaines avant le congrès et demandez leurs présentations avec une date limite précise. Faites un test technique de chaque fichier avant publication du programme définitif.
Ouvrez les inscriptions dès que les horaires sont suffisamment stables. Demandez en même temps les besoins alimentaires et les informations de transport afin de transmettre des quantités fiables au traiteur et des indications claires sur le stationnement.
Traitez les inscriptions régulièrement au lieu d’attendre la dernière semaine. Préparez les badges des participants et des intervenants au moins 2 jours avant l’accueil, avec une liste actualisée.
Faites une répétition sur place avant le jour J : projecteurs, écrans, ordinateurs, micros, câbles HDMI, adaptateurs USB-C et rallonges doivent être vérifiés dans chaque salle. Gardez aussi des batteries externes et des talkies-walkies pour les échanges entre équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès national ?: Prévoyez généralement 6 à 12 mois pour un congrès national, selon le nombre d’intervenants et de participants. Les réservations du lieu, du traiteur et de la technique doivent être lancées dès que la date est fixée.
Quand ouvrir les inscriptions à un congrès ?: Ouvrez les inscriptions dès que le lieu, les horaires principaux et les premières sessions sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant afin de finaliser les badges et les quantités du traiteur.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les présentations au plus tard 10 à 14 jours avant le congrès. Réservez ensuite 3 à 5 jours pour vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec l’ordinateur de présentation.
Que faut-il tester la veille d’un congrès ?: La veille, testez chaque projecteur, écran, microphone, haut-parleur, table de mixage et câble dans sa salle définitive. Prévoyez 2 heures pour la répétition technique et vérifiez aussi les panneaux de direction, les badges et les tables d’inscription.

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