So organisierst du einen nationalen Kongress

Ein nationaler Kongress braucht vor allem eine klare Reihenfolge: Zuerst stehen Datum, Ort und Ziel fest, danach Programm und Referenten. Öffne die Anmeldung erst, wenn Zeiten, Sessions und wichtige Anreiseinformationen belastbar sind. Parallel reservierst du Catering, Technik, Moderation, Fotografie und Sicherheitsdienst. In den letzten Wochen geht es um Präsentationen, Badges, Raumschilder und die genaue Teilnehmerzahl – dort entstehen die meisten Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konferenzdatum und -ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Zeiten festlegen
3 Personen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Redner und Sessions bestätigen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Transportinformationen sammeln
10
Parkinformationen veröffentlichen
11
Catering reservieren
2 Personen
12
Technik reservieren
2 Personen
13
Fotograf buchen
14
Sicherheit buchen
15
Moderator bestätigen
16
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
17
Präsentationen entgegennehmen
2 Personen
18
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
19
Programm online veröffentlichen
20
Teilnehmerbestätigung versenden
2 Personen
21
Badges und Teilnehmerliste erstellen
3 Personen
22
Namensschilder für Redner erstellen
23
Wegweiser und Raumschilder erstellen
2 Personen
24
Kongressmaterialien bestellen
2 Personen
25
Catering-Mengen durchgeben
2 Personen
26
Diätmahlzeiten bestätigen
27
Sprecherbriefing versenden
2 Personen
28
Freiwillige einweisen
3 Personen
29
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
30
Teilnehmerliste aktualisieren
2 Personen
31
Geschenke für Redner einkaufen
32
Einkaufen gehen
3 Personen
33
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
34
Raumaufteilung markieren
2 Personen
35
Technik und Präsentationen aufbauen
3 Personen
36
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
38
Bühne und Rednertisch bereitstellen
3 Personen
39
Beschilderung anbringen
2 Personen
40
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
41
Kaffee-Stationen einrichten
3 Personen
42
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
43
Technik testen
3 Personen

Event

44
Referenten empfangen
2 Personen
45
Teilnehmer registrieren
4 Personen
46
Namensschilder ausgeben
3 Personen
47
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
48
Eröffnungssession begleiten
3 Personen
49
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
50
Mikrofone verwalten
2 Personen
51
Fragen aus dem Publikum moderieren
2 Personen
52
Kaffeepause servieren
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
3 Personen
54
Buffet auffüllen
4 Personen
55
Redner zu den Sälen begleiten
2 Personen
56
Parallel-Sessions eröffnen
4 Personen
57
Teilsessions unterstützen
6 Personen
58
Parallelsitzungen abschließen
4 Personen
59
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
60
Diätmahlzeiten ausgeben
3 Personen
61
Speisesaal abräumen
5 Personen
62
Abendsession betreuen
3 Personen
63
Getränkeservice beenden
3 Personen
64
Abschluss und Dankesmoment begleiten
2 Personen
65
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

66
Registrierungstheke abbauen
2 Personen
67
Technik ausschalten
3 Personen
68
Geschirr sammeln
5 Personen
69
Abfall sammeln
4 Personen
70
Räume reinigen
6 Personen
71
Möbel wieder aufstellen
6 Personen
72
Materialien einpacken
4 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Restbestand einlagern
2 Personen
75
Dankeschöns für Redner verschicken
76
Dankesmail an die Teilnehmer versenden
77
Präsentationen mit Teilnehmern teilen
78
Rechnungen und Kaution prüfen
2 Personen
79
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 330
TischeAnz. 36
RegistrierungstischeAnz. 4
StehtischeAnz. 24
RednertischAnz. 2
BühnenelementeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

ProjektorenAnz. 4
ProjektionsleinwändeAnz. 4
PräsentationslaptopsAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 8
TischmikrofoneAnz. 4
LautsprecherAnz. 8
MikrofonständerAnz. 6
MischpulteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 16
HDMI-KabelAnz. 8
USB-C-AdapterAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8
Laptop-LadegeräteAnz. 8
USB-SticksAnz. 12
EtikettendruckerAnz. 2
DruckerpapierAnz. 10
TintenpatronenAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 12
KabelbinderAnz. 200
WerkzeugkofferAnz. 2

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 12

Geschirr

WassergläserAnz. 360
WeingläserAnz. 360
KaffeetassenAnz. 360
Dinner-TellerAnz. 360
DesserttellerAnz. 360
BestecksetsAnz. 360
ServierlöffelAnz. 24
KaffeekannenAnz. 12
TeekannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 12
BuffetschalenAnz. 24
ServiertablettsAnz. 16
ZangenAnz. 16
SuppenkellenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 12
KorkenzieherAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 36
BühnenhintergründeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 24
FahnenAnz. 12
Eingangsbanner
Bühnenbanner
WegweiserAnz. 20
RaumschilderAnz. 8
AusweiseAnz. 360
LanyardsAnz. 360
NamensschilderAnz. 40
ProgrammhefteAnz. 360
NotizblöckeAnz. 360
KugelschreiberAnz. 400
Geschenke für ReferentenAnz. 24
BewertungskartenAnz. 360
TischnummernAnz. 36
NamenskartenständerAnz. 360

Catering

Einkäufe
BuffetetikettenAnz. 60
DiätetikettenAnz. 40
SpeisekartenAnz. 36
GetränkespenderAnz. 8
WasserkannenAnz. 24

Reinigung

MüllsackhalterAnz. 12
MüllgreiferAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 24
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 6

Tipps

Lege Datum und Veranstaltungsort fest, bevor du Referenten anfragst. Prüfe dabei früh, ob Säle, Bühne, Bestuhlung, Garderobe und Registrierungstische für die erwartete Teilnehmerzahl ausreichen.
Bestätige Sessions und Sprecher, bevor du Einladungen und das Anmeldeformular veröffentlichst. Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen mit einer festen Frist an, damit die technische Prüfung nicht am Veranstaltungstag beginnt.
Plane die Technik pro Raum statt nur für den Kongress insgesamt: Projektor, Leinwand, Präsentationslaptop, Klicker, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult sowie HDMI-Kabel und USB-C-Adapter müssen zusammenpassen.
Erfasse bei der Anmeldung neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und Transportinformationen. Gib Parkhinweise online bekannt und übermittle die Catering-Mengen erst nach einer verbindlichen Auswertung der Anmeldungen.
Erstelle Teilnehmerliste, Badges, Namensschilder für Sprecher sowie Wegweiser rechtzeitig vor dem Aufbau. Rechne außerdem eine letzte Kontrollrunde für Präsentationen, Raumschilder, Funkgeräte und Verlängerungskabel ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen nationalen Kongress planen?: Beginne mindestens sechs Monate vor dem Kongress mit Datum, Ort, Programmrahmen und Referenten. Technik, Catering, Sicherheit und Fotografie sollten mehrere Wochen vor dem Termin verbindlich reserviert sein.
Wann sollte das Anmeldeformular für einen Kongress online gehen?: Öffne die Anmeldung erst, wenn Programmzeiten, Sessions und die wichtigsten Reiseinformationen feststehen. Plane anschließend mindestens vier bis sechs Wochen für Anmeldungen, Rückfragen und die Erfassung von Ernährungswünschen ein.
Wann muss man die Catering-Mengen für einen Kongress melden?: Übermittle die Mengen nach einer verbindlichen Auswertung der Anmeldungen, idealerweise sieben bis zehn Tage vor dem Kongress. Berücksichtige dabei getrennt die erwarteten Teilnehmer, Ernährungswünsche und den Tagesablauf.
Bis wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?: Fordere Präsentationen mindestens fünf bis sieben Tage vor dem Kongress an. So bleibt Zeit, Dateien auf dem Präsentationslaptop zu testen, Adapter und Kabel zu prüfen und fehlende Versionen nachzufassen.

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