Cómo organizar un Día de RSC sin dejar cabos sueltos

Un Día de RSC combina trabajo voluntario, coordinación logística y un momento compartido para comer. Empieza definiendo el objetivo y el programa, y después confirma el proyecto, los permisos y los riesgos directamente en la ubicación. Cuando conozcas el número de participantes, organiza equipos, transporte, catering y materiales de trabajo. La última semana sirve para comprobar la previsión meteorológica, compartir la ruta y enviar una actualización final con horarios y contactos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir objetivo y programa
2 personas
2
Seleccionar un proyecto de RSC
3 personas
3
Crear lista de participantes
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Recoger las necesidades de transporte
8
Dividir a los participantes en equipos
2 personas
9
Visitar la ubicación del proyecto
2 personas
10
Determinar las tareas y los riesgos
3 personas
11
Solicitar permiso para las tareas
12
Reservar el lugar para comer
13
Coordinar la recogida de residuos
14
Determinar las necesidades de material
2 personas
15
Inventariar los guantes de trabajo
16
Elaborar la lista de la compra
2 personas
17
Encargar material de trabajo
18
Pedir la compra del catering
19
Compartir el programa y la ruta
20
Asignar coordinadores de equipo
2 personas
21
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
22
Imprimir las órdenes de trabajo
23
Crear señales de ruta
2 personas
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Enviar la última actualización a los participantes
26
Recoger la compra
2 personas
27
Lavar frutas y verduras
2 personas
28
Preparar los materiales
3 personas
29
Llenar las neveras portátiles
2 personas
30
Imprimir el programa y la lista de contactos

Evento

31
Colocar la mesa de recepción
2 personas
32
Descargar el material de trabajo
4 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
35
Colocar señales de ruta
2 personas
36
Dejar listos los materiales de seguridad
2 personas
37
Atender la mesa de registro
2 personas
38
Recepción de participantes
3 personas
39
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
40
Presentar el programa
41
Dar una instrucción de seguridad
42
Guiar a los equipos a sus puestos de trabajo
5 personas
43
Repartir el material de trabajo
4 personas
44
Llevar a cabo las tareas
45 personas
45
Repartir agua y fruta
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Fotografiar los resultados del trabajo
48
Comprobar los puestos de trabajo
4 personas
49
Recoger residuos y material sobrante
6 personas
50
Lavarse las manos y limpiar el material
4 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Guiar la ronda de reflexión
2 personas
53
Montar el buffet
5 personas
54
Servir la cena
5 personas
55
Reponer las bebidas durante la cena
2 personas
56
Servir el postre
3 personas
57
Dar el discurso de agradecimiento
58
Recoger la vajilla
4 personas
59
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
60
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
61
Separar residuos
3 personas
62
Reunir el material de trabajo
5 personas
63
Entregar la ubicación limpia y ordenada
4 personas
64
Hacer el check-out de participantes
2 personas
65
Comprobar el último transporte

Seguimiento

66
Vaciar neveras portátiles
2 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar mesas y sillas
2 personas
69
Limpiar el material de trabajo
3 personas
70
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Limpiar a fondo el recinto
3 personas
73
Guardar la comida sin usar
74
Archivar las fotos y la lista de participantes
75
Enviar mensaje de agradecimiento
76
Compartir el resultado del proyecto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 55
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de recepción
Papeleracant. 6
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazones para sopacant. 60
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Juegos de cubiertos para cenacant. 60
Cucharonescant. 10

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Baterías externascant. 4

Material de trabajo

Guantes de trabajocant. 55
Gafas de seguridadcant. 20
Rastrilloscant. 10
Palascant. 8
Tijeras de podarcant. 10
Escobascant. 6
Carretillascant. 3
Cuboscant. 8
Cuerdacant. 2
Cintas métricascant. 4
Cinta americanacant. 4
Lonas de trabajocant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 10
Linternascant. 6
Tapones para los oídoscant. 30

Comunicación

Tarjetas de nombrecant. 60
Portabadgescant. 60
Señales de rutacant. 8
Pizarras blancascant. 2
Rotuladorescant. 12
Portapapelescant. 8
Órdenes de trabajocant. 12

Decoración

Mantelescant. 8
Guirnaldascant. 4
Arreglos floralescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Faroles LEDcant. 8

Limpieza

Cubetas para lavarcant. 3
Esponjascant. 12
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Visita la ubicación antes de cerrar el programa, idealmente con al menos 2 semanas de margen. Así puedes calcular las tareas reales, detectar riesgos y solicitar los permisos necesarios antes de invitar al grupo.
Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Usa ese número definitivo para dividir los equipos, asignar coordinadores, recoger preferencias dietéticas y calcular el catering y el material.
Haz un inventario de guantes, gafas de seguridad, rastrillos, palas y demás herramientas al menos 5 días antes. No des por hecho que habrá suficientes: confirma también qué material debe encargarse o comprarse.
Comparte programa, ruta y necesidades de transporte 3 días antes, y envía una última actualización el día anterior. Incluye el punto de encuentro, la hora de llegada, la ropa recomendada y el contacto de cada coordinador.
Prepara por separado la logística del trabajo y la de la comida. Reserva el lugar para comer, coordina la recogida de residuos y comprueba con antelación las mesas, la vajilla, las neveras, las cafeteras, los alargadores y las regletas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de RSC?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite seleccionar el proyecto, visitar la ubicación, solicitar permisos, reservar la comida y gestionar inscripciones sin improvisar.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes. A partir de esa cifra puedes formar equipos, asignar coordinadores, confirmar transporte y pedir el catering con cantidades realistas.
¿Qué se debe comprobar antes de una jornada de voluntariado?: Entre 3 y 5 días antes, revisa riesgos, permisos, herramientas, guantes, gafas de seguridad, ruta y previsión meteorológica. El día anterior confirma cambios y envía el programa final a todos.
¿Cómo se organizan los equipos en un Día de RSC?: Divide a los participantes después de cerrar las inscripciones y asigna un coordinador por equipo. Entrega las órdenes de trabajo y las instrucciones de seguridad antes de empezar, dejando unos 10 minutos para la explicación inicial.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.