Organiser une Journée RSE : la méthode de A à Z

Une Journée RSE réussie repose sur un enchaînement précis : choisir une action réalisable, cadrer les risques, puis organiser les participants et la logistique. Commencez par définir l’objectif et le programme avant d’envoyer les invitations. Le nombre d’inscrits détermine les équipes, les accompagnateurs, le transport, les gants et le repas. Prévoyez aussi un passage sur site : il révèle souvent les besoins en autorisations, en matériel et en signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’objectif et le programme
2 personnes
2
Sélectionner un projet RSE
3 personnes
3
Créer la liste des participants
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Recenser les besoins en transport
8
Répartir les participants en équipes
2 personnes
9
Visiter le site du projet
2 personnes
10
Définir les tâches et les risques
3 personnes
11
Demander l'autorisation pour les travaux
12
Réserver le lieu de restauration
13
Coordonner la collecte des déchets
14
Déterminer les besoins en matériel
2 personnes
15
Inventorier les gants de travail
16
Établir la liste de courses
2 personnes
17
Commander le matériel de travail
18
Commander les courses du traiteur
19
Partager le programme en route
20
Désigner les accompagnateurs d'équipe
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer les feuilles de travail
23
Créer les panneaux de direction
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Envoyer la dernière mise à jour aux participants
26
Récupérer les courses
2 personnes
27
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
28
Préparer le matériel
3 personnes
29
Remplir les glacières
2 personnes
30
Imprimer le déroulé et la liste de contacts

Événement

31
Installer la table d'accueil
2 personnes
32
Décharger le matériel de travail
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Aménager le point de restauration
3 personnes
35
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
36
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
37
Tenir la table d’enregistrement
2 personnes
38
Accueillir les participants
3 personnes
39
Distribuer les badges
2 personnes
40
Présenter le programme
41
Donner les consignes de sécurité
42
Accompagner les équipes vers les postes de travail
5 personnes
43
Distribuer le matériel de travail
4 personnes
44
Effectuer les tâches
45 personnes
45
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Photographier les résultats du travail
48
Vérifier les postes de travail
4 personnes
49
Collecter les déchets et les restes de matériel
6 personnes
50
Se laver les mains et nettoyer le matériel
4 personnes
51
Servir les amuse-bouches
3 personnes
52
Animer le tour de réflexion
2 personnes
53
Monter le buffet
5 personnes
54
Servir le dîner
5 personnes
55
Réapprovisionner les boissons pendant le dîner
2 personnes
56
Servir le dessert
3 personnes
57
Prononcer le discours de remerciement
58
Rassembler la vaisselle
4 personnes
59
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
60
Dégager les tables
4 personnes
61
Trier les déchets
3 personnes
62
Rassembler le matériel de travail
5 personnes
63
Rendre le lieu impeccable
4 personnes
64
Faire le check-out des participants
2 personnes
65
Vérifier le dernier transport

Suivi

66
Vider les glacières
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer les tables et les chaises
2 personnes
69
Nettoyer le matériel de travail
3 personnes
70
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Nettoyer définitivement le lieu
3 personnes
73
Ranger les courses non utilisées
74
Archiver les photos et la liste des participants
75
Envoyer un message de remerciement
76
Partager le résultat du projet

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 55
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Sets de couverts pour le dînerqté 60
Louchesqté 10

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Batteries externesqté 4

Matériel de travail

Gants de travailqté 55
Lunettes de sécuritéqté 20
Râteauxqté 10
Pellesqté 8
Sécateursqté 10
Balaisqté 6
Brouettesqté 3
Seauxqté 8
Cordeqté 2
Mètres rubansqté 4
Ruban adhésifqté 4
Voiles de travailqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Lampes de pocheqté 6
Bouchons d'oreillesqté 30

Communication

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Panneaux de directionqté 8
Tableaux blancsqté 2
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 8
Ordres de travailqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le projet et le programme avant les invitations. Prévoyez au moins une visite du site pour vérifier les accès, les zones de travail, les sanitaires et les conditions de restauration.
Traitez les inscriptions avec deux listes distinctes : les participants confirmés et leurs besoins alimentaires ou de transport. Faites une première relance 7 jours avant la clôture des inscriptions.
Définissez les équipes après avoir stabilisé les effectifs, puis attribuez un accompagnateur à chaque équipe. Préparez les badges et les feuilles de travail au plus tard la veille.
Ne commandez pas le matériel uniquement selon le nombre de participants : ajoutez des gants, lunettes et outils selon chaque tâche et gardez une marge pour les remplacements. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et batteries externes.
Contrôlez la météo 48 heures avant l’action et envoyez la dernière mise à jour aux participants. Indiquez clairement l’heure de rendez-vous, le transport, les vêtements adaptés et la procédure en cas de changement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée RSE ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de sélectionner le projet, visiter le site, obtenir les autorisations, recueillir les inscriptions et commander le matériel.
Combien de temps prévoir pour la visite du site ?: Prévoyez 60 à 90 minutes sur place, avec le responsable du projet. Vérifiez les tâches, les risques, les accès, le stockage du matériel, la collecte des déchets et le lieu du repas.
Quand envoyer les invitations pour une Journée RSE ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, avec le programme, la date limite d’inscription et les informations de transport. Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant pour former les équipes et commander les repas.
Que faut-il vérifier la veille d’une Journée RSE ?: Vérifiez les prévisions météo, les autorisations, les effectifs par équipe, les accompagnateurs, le matériel et les commandes du traiteur. Envoyez ensuite un rappel avec l’heure et le lieu de rendez-vous, les consignes de sécurité et les vêtements recommandés.

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