Zo organiseer je een muziekworkshop met optreden

Begin met het programma: bepaal hoeveel tijd er is voor ontvangst, uitleg, oefenen, pauze, soundcheck en het afsluitende optreden. Bevestig daarna docenten, begeleiders, ruimte en muziekmateriaal voordat je uitnodigingen verstuurt. Laat deelnemers bij hun aanmelding dieetwensen en muziekvoorkeuren doorgeven, zodat je werkvormen en instrumenten kunt voorbereiden. Plan uiterlijk een dag vooraf een volledige test van kabels, microfoons, versterkers, speakers en batterijen; op de dag zelf wil je vooral begeleiden, niet zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en tijden vastleggen
2 personen
2
Docenten en begeleiders bevestigen
3
Ruimte en muziekmateriaal reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Muziekvoorkeuren verzamelen
9
Deelnemerslijst afronden
10
Bevestiging naar deelnemers sturen
11
Workshopmateriaal selecteren
2 personen
12
Werkvormen en nummers voorbereiden
2 personen
13
Bladmuziek en werkbladen printen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Houdbare boodschappen doen
16
Verse boodschappen doen
17
Apparatuur testen
2 personen
18
Accu's en batterijen opladen

Event

19
Deelnemers welkom heten
2 personen
20
Aanwezigheid registreren
21
Naambadges uitdelen
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
23
Introductie en veiligheidsuitleg geven
2 personen
24
Stem- en ritmeoefeningen begeleiden
2 personen
25
Instrumenten verdelen
3 personen
26
Basisakkoorden uitleggen
2 personen
27
Pauzedranken bijvullen
28
Groepen indelen
2 personen
29
Groepsrepetities begeleiden
4 personen
30
Techniek per groep afstellen
2 personen
31
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
32
Diner serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
34
Servies en afval afruimen
2 personen
35
Optreden opstellen
3 personen
36
Soundcheck uitvoeren
3 personen
37
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
38
Afsluitend optreden begeleiden
3 personen
39
Bedankmoment verzorgen
40
Instrumenten innemen
3 personen
41
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Apparatuur en kabels inpakken
2 personen
47
Materialen naar opslag brengen
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
49
Restanten controleren en opbergen
50
Bedankbericht naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Krukkenaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 2

Apparatuur

Keyboardaantal 2
Akoestische gitarenaantal 8
Elektrische gitarenaantal 2
Basgitaar
Gitaarversterkersaantal 3
Drumstel
Percussie-instrumentenaantal 12
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
DI-boxenaantal 3
Koptelefoonsaantal 6
Instrumentkabelsaantal 12
Microfoonkabelsaantal 8
Verdeelstekkersaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Stemapparatenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 15
Metronoomaantal 2
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare glazenaantal 50
Bordenaantal 45
Messenaantal 45
Vorkenaantal 45
Lepelsaantal 45

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordjesaantal 6
Podiumdoek

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met een strak tijdschema en reserveer vóór het optreden minimaal 30 minuten voor soundcheck. Zo kun je microfoons, DI-boxen, versterkers en het mengpaneel testen zonder dat deelnemers wachten.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de workshop. Gebruik het definitieve aantal om stoelen, naambadges, instrumenten, bladmuziek, werkbladen, glazen en boodschappen klaar te zetten.
Controleer bij elk instrument of het direct bespeelbaar is. Laad accu’s op, leg reservebatterijen klaar en neem extra instrument- en microfoonkabels mee; één ontbrekende kabel kan een hele oefening stilleggen.
Maak de eerste 15 minuten voorspelbaar: registreer aanwezigheid, deel naambadges uit, wijs plaatsen toe en geef veiligheidsuitleg voordat je stem- en ritmeoefeningen start. Houd instrumenten nog even apart tot duidelijk is wie wat gebruikt.
Bereid het optreden als een aparte fase voor. Leg vast waar deelnemers wachten, wanneer instrumenten worden gewisseld en wie de microfoons en speakers bedient; plan daarna nog 10 minuten voor opruimen en het controleren van de ruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een muziekworkshop met afsluitend optreden?: Reken voor een compacte workshop op 3 tot 4 uur, inclusief ontvangst, uitleg, oefenen, pauze, soundcheck en optreden. Reserveer voor de techniek minstens 30 minuten vooraf en houd na afloop nog 10 minuten vrij voor opruimen.
Wanneer moet ik deelnemers laten aanmelden?: Open de aanmeldingen zodra programma, begeleiders, ruimte en instrumenten zijn bevestigd. Sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst, dieetwensen, muziekvoorkeuren en instrumentverdeling op tijd kunt verwerken.
Hoeveel muziekapparatuur moet ik voorzien voor een workshop?: Maak per instrumentgroep een aparte inventaris en tel daarnaast alle kabels, statieven en stroompunten mee. Plan minimaal één reservekabel en reservebatterijen per kwetsbaar onderdeel; test de volledige opstelling uiterlijk de dag ervoor.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding van het optreden?: Plan minimaal 30 minuten voor soundcheck en een korte doorloop met de deelnemers. Zet microfoons, muziekstandaards, speakers en instrumenten vooraf op hun plek, zodat de laatste repetitie niet wordt gebruikt om apparatuur te installeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.