Eine Musikworkshop mit Abschlussauftritt organisieren

Beginne bei einer Musikworkshop mit Abschlussauftritt nicht mit dem Einkauf, sondern mit dem Ablauf. Lege zuerst Programm, Zeiten, Gruppengröße und Besetzung fest und bestätige danach Lehrkräfte, Raum und Technik. Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Musikvorlieben, Ernährungswünsche und den tatsächlichen Instrumentenbedarf kennst. Plane außerdem eine kurze Generalprobe ein: Beim abschließenden Auftritt fehlen sonst oft Kabel, Notenständer oder ein klarer Wechsel zwischen den Nummern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
2
Lehrkräfte und Betreuer bestätigen
3
Raum und Musikausrüstung reservieren
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Musikvorlieben sammeln
9
Teilnehmerliste abschließen
10
Bestätigung an Teilnehmer senden
11
Workshopmaterial auswählen
2 Personen
12
Arbeitsformen und Nummern vorbereiten
2 Personen
13
Noten und Arbeitsblätter ausdrucken
14
Einkaufsliste prüfen
15
Haltbare Lebensmittel einkaufen
16
Frische Einkäufe erledigen
17
Geräte testen
2 Personen
18
Akkus und Batterien aufladen

Event

19
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
20
Anwesenheit erfassen
21
Namensschilder verteilen
22
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
23
Einführung und Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
24
Stimm- und Rhythmusübungen anleiten
2 Personen
25
Instrumente verteilen
3 Personen
26
Grundakkorde erklären
2 Personen
27
Pausengetränke nachfüllen
28
Gruppen einteilen
2 Personen
29
Gruppenproben begleiten
4 Personen
30
Technik pro Gruppe einstellen
2 Personen
31
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
32
Abendessen servieren
3 Personen
33
Getränke nachfüllen
34
Geschirr und Abfall wegräumen
2 Personen
35
Auftritt aufbauen
3 Personen
36
Soundcheck durchführen
3 Personen
37
Publikum in den Saal begleiten
2 Personen
38
Abschlussauftritt begleiten
3 Personen
39
Dankesmoment gestalten
40
Instrumente einsammeln
3 Personen
41
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

42
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
43
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
44
Geschirr abwaschen
2 Personen
45
Raum reinigen
3 Personen
46
Ausrüstung und Kabel einpacken
2 Personen
47
Materialien ins Lager bringen
2 Personen
48
Geliehene Sachen zurückgeben
49
Reste kontrollieren und verstauen
50
Dankesnachricht an die Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
HockerAnz. 8
UmkleideracksAnz. 2

Ausstattung

KeyboardAnz. 2
AkustikgitarrenAnz. 8
E-GitarrenAnz. 2
Bassgitarre
GitarrenverstärkerAnz. 3
Schlagzeug
PerkussionsinstrumenteAnz. 12
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
DI-BoxenAnz. 3
KopfhörerAnz. 6
InstrumentenkabelAnz. 12
MikrofonkabelAnz. 8
SteckdosenleistenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 6
AbstimmgeräteAnz. 6
NotenständerAnz. 15
MetronomAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 50
TellerAnz. 45
MesserAnz. 45
GabelnAnz. 45
LöffelAnz. 45

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 3

Dekoration

NamensschilderAnz. 40
BadgehalterAnz. 40
TischdeckenAnz. 8
WegweiserAnz. 6
Bühnenvorhang

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischsetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane für Begrüßung, Anwesenheit und Namensschilder mindestens 20 Minuten ein. Danach sollten Einführung, Sicherheitsregeln und die erste Übung bereits feststehen, damit keine Unruhe entsteht.
Schließe die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vor dem Termin. Erst dann lassen sich Arbeitsblätter, Instrumente, Sitzplätze und Verpflegung zuverlässig vorbereiten.
Teste Keyboard, Verstärker, Schlagzeug, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher nicht erst am Veranstaltungstag. Führe den vollständigen Signalweg mindestens 24 Stunden vorher mit allen Kabeln und DI-Boxen durch.
Ordne jeder Arbeitsform und jedem Auftrittsstück eine feste Dauer zu und drucke Noten sowie Arbeitsblätter mit Reserveexemplaren aus. Zwei zusätzliche Kopien pro Nummer verhindern Verzögerungen durch fehlende Unterlagen.
Lade Akkus auf und lege Ersatzbatterien, Verlängerungskabel, Steckdosenleisten und Kabelkanäle am Vorabend bereit. Markiere die Kabelwege, bevor die Teilnehmenden eintreffen, damit niemand über Leitungen stolpert.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Musikworkshop mit Abschlussauftritt?: Plane für einen kompakten Workshop mindestens 4 bis 6 Stunden inklusive Pausen und Aufbau ein. Für den Auftritt kommen etwa 30 bis 45 Minuten für Soundcheck, Reihenfolge und Übergänge hinzu.
Wann sollte man die Anmeldung für eine Musikworkshop öffnen?: Öffne die Anmeldung idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Schließe sie 7 Tage vorher, damit du Teilnehmerliste, Musikvorlieben, Ernährungswünsche und Materialbedarf rechtzeitig festlegen kannst.
Wie viele Mikrofone und Instrumente braucht man für den Abschlussauftritt?: Das hängt von der Besetzung ab; erstelle dafür spätestens 10 Tage vorher einen Kanal- und Instrumentenplan. Rechne zusätzlich mit mindestens einem Ersatzkabel pro Kabeltyp und prüfe jedes Gerät spätestens am Vortag.
Wann sollte die Generalprobe stattfinden?: Führe die Generalprobe am selben Tag mindestens 60 Minuten vor dem Auftritt durch. Dabei testest du die Reihenfolge, Mikrofone, Lautsprecher, Instrumentenwechsel und die Ansagen zwischen den Nummern.

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