Zo organiseer je een muziektheatervoorstelling

Begin met de datum, het programma en de zaal voordat je repetities of kaartverkoop plant. Daarna leg je rechten, verzekering en artiestencontracten vast en verzamel je alle technische wensen. Werk vervolgens toe naar een definitief script, muziekpartijen, decor, kostuums en een concreet licht- en geluidsplan. De laatste fase draait om publieksinformatie, reserveringen en een technische doorloop waarin je ontdekt wat nog ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Auteursrechten aanmelden
5
Verzekering controleren
6
Artiestencontracten bevestigen
2 personen
7
Technische wensen verzamelen
2 personen
8
Repetitieruimte reserveren
9
Repetities inplannen
2 personen
10
Script definitief maken
2 personen
11
Muziekpartijen controleren
2 personen
12
Decorontwerp uitwerken
2 personen
13
Kostuums samenstellen
3 personen
14
Rekwisieten verzamelen
2 personen
15
Lichtplan uitwerken
2 personen
16
Geluidsplan uitwerken
2 personen
17
Podiumindeling tekenen
2 personen
18
Uitnodigingen versturen
2 personen
19
Kaartverkoop openen
2 personen
20
Aanmeldingen verwerken
2 personen
21
Dieetwensen verzamelen
22
Reserveringen bevestigen
2 personen
23
Bezoekersinformatie versturen
24
Programma afdrukken
2 personen
25
Entree- en garderobebordjes maken
26
Medewerkersrooster maken
2 personen
27
Catering bestellen
2 personen
28
Boodschappen doen
2 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Kleedkamers inrichten
2 personen
32
Podium opbouwen
4 personen
33
Decor plaatsen
4 personen
34
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
35
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
36
Stoelen opstellen
4 personen
37
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
38
Versiering ophangen
2 personen
39
Garderobe inrichten
2 personen
40
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
41
Toiletten controleren
42
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
43
Nooduitgangen controleren
44
Techniek testen
3 personen
45
Microfoons testen
2 personen
46
Lichtstanden programmeren
2 personen
47
Muziekcues controleren
2 personen
48
Generale repetitie uitvoeren
8 personen
49
Kostuums klaarleggen
3 personen
50
Rekwisieten klaarzetten
2 personen

Event

51
Entree openen
3 personen
52
Tickets controleren
3 personen
53
Bezoekers ontvangen
3 personen
54
Garderobe beheren
2 personen
55
Programma's uitdelen
2 personen
56
Koffie en thee serveren
3 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
60
Voorstelling aankondigen
61
Licht en geluid bedienen
3 personen
62
Decorwissels uitvoeren
3 personen
63
Rekwisieten wisselen
2 personen
64
Pauze aankondigen
65
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
66
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
67
Applausmoment begeleiden
2 personen
68
Artiesten begeleiden
2 personen
69
Garderobe afsluiten
2 personen
70
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
71
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

72
Apparatuur uitschakelen
2 personen
73
Decor afbouwen
4 personen
74
Podium afbreken
4 personen
75
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
76
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
77
Servies afwassen
3 personen
78
Afval verzamelen
3 personen
79
Zaal schoonmaken
4 personen
80
Toiletten schoonmaken
2 personen
81
Materialen inventariseren
2 personen
82
Geleende spullen retourneren
2 personen
83
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrapaantal 2
Theaterstoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 12
Kleedkamerrekkenaantal 6

Decoratie

Achterdoek
Podiumgordijnenaantal 2
Decorpanelenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 12
Plantenaantal 8
Fotolijstjesaantal 4

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 6
Headsetmicrofoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 6
Muziekspeler
Laptop
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
Intercomsetsaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20

Verlichting

Theaterspotsaantal 12
LED-parrenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Werklampenaantal 4
Noodverlichtingaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 180
Schotelsaantal 180
Gebaksbordenaantal 220
Theelepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Buffetbakkenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal voordat je repetitiedata vastlegt. Controleer meteen of er ruimte is voor podiumdelen, theaterstoelen, kleedkamers en een aparte plek voor garderoberekken.
Regel auteursrechten en verzekering zodra het script en de muziekkeuze voorlopig vaststaan. Wacht niet tot de uitnodigingen eruit gaan; wijzigingen in tekst of muziek kunnen opnieuw controle vereisen.
Plan minimaal één volledige technische doorloop vóór de voorstelling. Test daarbij mengtafel, luidsprekers, draadloze microfoons, headsetmicrofoons, monitorluidsprekers en intercomsets in de echte podiumopstelling.
Maak het licht- en geluidsplan op basis van een getekende podiumindeling. Noteer waar theaterspots, LED-parren, microfoonstatieven, DI-boxen, verlengkabels en kabelgoten komen, zodat je opbouwtijd kunt inschatten.
Stuur bezoekersinformatie pas na bevestiging van reserveringen, dieetwensen en het programma. Druk programma’s en maak entree- en garderobebordjes uiterlijk enkele dagen vóór de voorstelling, niet tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziektheatervoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, zaal, vergunningen, auteursrechten en contracten. Plan repetities zodra het script en de muziekpartijen voldoende vaststaan; decor en techniek volgen daarna.
Wanneer moet je de techniek voor een muziektheatervoorstelling regelen?: Verzamel technische wensen zodra de artiesten en het programma zijn bevestigd, bij voorkeur minstens 6 weken vooraf. Werk daarna een lichtplan, geluidsplan en podiumindeling uit en reserveer tijd voor minimaal één technische doorloop.
Hoeveel repetities heb je nodig voor muziektheater?: Dat hangt af van de lengte en moeilijkheid van de voorstelling, maar plan naast afzonderlijke repetities voor spel en muziek minstens één volledige doorloop. Reserveer de repetitieruimte vroeg, zodat de laatste 1 à 2 weken niet volledig volgepland raken.
Wanneer open je de kaartverkoop voor een muziektheatervoorstelling?: Open de kaartverkoop pas nadat datum, zaal, programma en capaciteit zijn bevestigd. Doe dat bij voorkeur 4 tot 8 weken vóór de voorstelling, zodat je aanmeldingen kunt verwerken en bezoekersinformatie tijdig kunt versturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.