Organiser un spectacle de théâtre musical, étape par étape

Un spectacle de théâtre musical se construit dans un ordre précis : date et programme, lieu, autorisations, équipe artistique, puis répétitions et technique. Commencez par verrouiller le script, les parties musicales et les contrats avant de fabriquer les décors ou les costumes. La salle doit ensuite être testée avec le son, l’éclairage et le plan de scène. Enfin, prévoyez la billetterie, les informations aux visiteurs et l’accueil, car ces détails sont souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Déclarer les droits d'auteur
5
Vérifier l’assurance
6
Confirmer les contrats des artistes
2 personnes
7
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
8
Réserver la salle de répétition
9
Planifier les répétitions
2 personnes
10
Finaliser le script
2 personnes
11
Vérifier les parties de musique
2 personnes
12
Élaborer le design du décor
2 personnes
13
Assembler les costumes
3 personnes
14
Rassembler les accessoires
2 personnes
15
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
16
Élaborer le plan sonore
2 personnes
17
Dessiner le plan de la scène
2 personnes
18
Envoyer les invitations
2 personnes
19
Ouvrir la billetterie
2 personnes
20
Traiter les inscriptions
2 personnes
21
Recueillir les besoins alimentaires
22
Confirmer les réservations
2 personnes
23
Envoyer les informations aux visiteurs
24
Imprimer le programme
2 personnes
25
Créer les panneaux d’entrée et du vestiaire
26
Établir le planning du personnel
2 personnes
27
Commander le catering
2 personnes
28
Faire les courses
2 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Aménager les vestiaires
2 personnes
32
Monter la scène
4 personnes
33
Installer la décoration
4 personnes
34
Monter l’installation lumière
3 personnes
35
Installer le système de sonorisation
3 personnes
36
Installer les chaises
4 personnes
37
Installer des tables d'accueil
2 personnes
38
Suspendre la décoration
2 personnes
39
Aménager le vestiaire
2 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
43
Vérifier les sorties de secours
44
Tester la technique
3 personnes
45
Tester les microphones
2 personnes
46
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
47
Vérifier les cues musicales
2 personnes
48
Effectuer la répétition générale
8 personnes
49
Préparer les costumes
3 personnes
50
Installer les accessoires
2 personnes

Événement

51
Ouvrir l’entrée
3 personnes
52
Vérifier les billets
3 personnes
53
Accueillir les visiteurs
3 personnes
54
Gérer le vestiaire
2 personnes
55
Distribuer les programmes
2 personnes
56
Servir le café et le thé
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Accompagner le public à la salle
3 personnes
60
Annoncer le spectacle
61
Gérer la lumière et le son
3 personnes
62
Effectuer les changements de décor
3 personnes
63
Changer les accessoires
2 personnes
64
Annoncer la pause
65
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
66
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
67
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
68
Accompagner les artistes
2 personnes
69
Fermer le vestiaire
2 personnes
70
Reconduire les visiteurs
3 personnes
71
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

72
Éteindre l’équipement
2 personnes
73
Démonter le décor
4 personnes
74
Démonter la scène
4 personnes
75
Démonter l’éclairage
3 personnes
76
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
77
Faire la vaisselle
3 personnes
78
Rassembler les déchets
3 personnes
79
Nettoyer la salle
4 personnes
80
Nettoyer les toilettes
2 personnes
81
Inventorier le matériel
2 personnes
82
Rendre les articles empruntés
2 personnes
83
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Chaises de théâtreqté 180
Tables pliantesqté 8
Portantsqté 4
Tabouretsqté 12
Portants de logeqté 6

Décoration

Fond de scène
Rideaux de scèneqté 2
Panneaux décoratifsqté 6
Nappesqté 8
Guirlandesqté 12
Plantesqté 8
Cadres photoqté 4

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Microphones sans filqté 6
Microphones casqueqté 8
Pieds de microqté 6
Lecteur audio
Ordinateur portable
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Interphonesqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 12
Projecteurs LED PARqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes de chantierqté 4
Éclairage de secoursqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 220
Tasses à caféqté 180
Plateauxqté 180
Assiettes à gâteauqté 220
Cuillères à caféqté 180
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs à buffetqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la date avant de planifier les répétitions : prévoyez au moins une répétition technique complète dans le lieu du spectacle, avec les éléments de scène, les rideaux et les projecteurs.
Demandez les besoins techniques de chaque artiste avant de louer le matériel. Pour les voix mobiles, vérifiez notamment le nombre de microphones sans fil ou de microphones casque, les boîtiers DI et les retours de monitoring.
Finalisez le script et les parties musicales avant d’assembler les costumes et les accessoires. Une modification de scène ou de morceau peut changer les entrées, le décor, le plan sonore et les changements de tenue.
Dessinez le plan de scène avant d’installer le mobilier : indiquez les éléments de podium, l’escalier, les portants et les zones de circulation. Gardez des passages dégagés pour les artistes et l’équipe technique.
Ouvrez la billetterie dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, puis envoyez les informations pratiques aux visiteurs au plus tard 7 jours avant. Imprimez le programme et préparez les panneaux d’entrée et du vestiaire avant le jour J.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de théâtre musical ?: Prévoyez au minimum 3 à 6 mois pour réserver la salle, confirmer les artistes, gérer les droits et préparer les répétitions. Ajoutez davantage de temps si le décor, les costumes ou la musique sont créés spécialement pour le spectacle.
Quand faut-il réserver la salle de répétition ?: Réservez-la dès que la date du spectacle et le calendrier des artistes sont connus, idéalement 6 à 8 semaines avant la première représentation. Gardez au moins une séance dédiée au filage technique et une répétition générale.
Quand ouvrir la billetterie pour un spectacle musical ?: Ouvrez la billetterie 4 à 8 semaines avant le spectacle, une fois le lieu, le programme et les horaires confirmés. Envoyez les informations finales aux visiteurs environ 7 jours avant, avec l’accès, l’accueil et les horaires utiles.
Que faut-il tester avant un spectacle de théâtre musical ?: Testez au moins une fois l’ensemble du son, de l’éclairage et des déplacements sur scène dans la salle définitive. Vérifiez les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les rallonges, les multiprises et les passages de câbles avant l’arrivée du public.

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