Eine Musiktheateraufführung organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einer Musiktheateraufführung greifen künstlerische Planung, Technik und Besucherservice eng ineinander. Beginne mit Datum, Programm und Saal, bevor du Verträge, Genehmigungen und Rechte klärst. Danach folgen Drehbuch, Partituren, Proben sowie Bühnen-, Licht- und Beschallungsplanung. In den letzten Wochen geht es vor allem darum, Technik und Kostüme zu testen, Tickets und Anmeldungen zu verwalten und dem Publikum genaue Informationen zu schicken.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2 Personen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Urheberrechte anmelden
- 5
Versicherung prüfen
- 6
Künstlerverträge bestätigen
2 Personen
- 7
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 8
Proberaum reservieren
- 9
Proben einplanen
2 Personen
- 10
Drehbuch finalisieren
2 Personen
- 11
Musikpartituren prüfen
2 Personen
- 12
Dekorentwurf ausarbeiten
2 Personen
- 13
Kostüme zusammenstellen
3 Personen
- 14
Requisiten sammeln
2 Personen
- 15
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
- 16
Beschallungskonzept ausarbeiten
2 Personen
- 17
Bühnenaufteilung zeichnen
2 Personen
- 18
Einladungen verschicken
2 Personen
- 19
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
- 20
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 21
Ernährungswünsche erfassen
- 22
Reservierungen bestätigen
2 Personen
- 23
Besucherinformationen versenden
- 24
Programm drucken
2 Personen
- 25
Einlass- und Garderobenschilder anfertigen
- 26
Mitarbeiterplan erstellen
2 Personen
- 27
Catering bestellen
2 Personen
- 28
Einkaufen gehen
2 Personen
- 29
Getränke kühlen
2 Personen
- 30
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 31
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
- 32
Bühne aufbauen
4 Personen
- 33
Dekoration aufstellen
4 Personen
- 34
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
- 35
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 36
Stühle aufstellen
4 Personen
- 37
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 39
Garderobe einrichten
2 Personen
- 40
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 41
Toiletten kontrollieren
- 42
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
- 43
Notausgänge kontrollieren
- 44
Technik testen
3 Personen
- 45
Mikrofone testen
2 Personen
- 46
Lichtstimmungen programmieren
2 Personen
- 47
Musik-Cues kontrollieren
2 Personen
- 48
Generalprobe durchführen
8 Personen
- 49
Kostüme bereitlegen
3 Personen
- 50
Requisiten bereitstellen
2 Personen
Event
- 51
Eingang öffnen
3 Personen
- 52
Tickets kontrollieren
3 Personen
- 53
Besucher empfangen
3 Personen
- 54
Garderobe verwalten
2 Personen
- 55
Programme ausgeben
2 Personen
- 56
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 57
Snacks servieren
3 Personen
- 58
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 59
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
- 60
Vorstellung ankündigen
- 61
Licht und Ton bedienen
3 Personen
- 62
Dekowechsel durchführen
3 Personen
- 63
Requisiten austauschen
2 Personen
- 64
Pause ankündigen
- 65
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
- 66
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
- 67
Applausmoment begleiten
2 Personen
- 68
Künstler betreuen
2 Personen
- 69
Garderobe abschließen
2 Personen
- 70
Besucher verabschieden
3 Personen
- 71
Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 72
Geräte ausschalten
2 Personen
- 73
Dekoration abbauen
4 Personen
- 74
Bühne abbauen
4 Personen
- 75
Lichttechnik abbauen
3 Personen
- 76
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 77
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 78
Abfall sammeln
3 Personen
- 79
Saal reinigen
4 Personen
- 80
Toiletten reinigen
2 Personen
- 81
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 82
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 83
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 12
- BühnentreppeAnz. 2
- TheaterstühleAnz. 180
- KlappischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 4
- HockerAnz. 12
- UmkleideracksAnz. 6
Dekoration
- Hintergrundvorhang
- BühnengardinenAnz. 2
- DekorplattenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- GirlandenAnz. 12
- PflanzenAnz. 8
- FotorahmenAnz. 4
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 6
- Headset-MikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 6
- Musikplayer
- Laptop
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorspeakerAnz. 4
- Intercom-SetsAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 20
Beleuchtung
- TheaterscheinwerferAnz. 12
- LED-PAR-ScheinwerferAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- Lichtcontroller
- ArbeitslampenAnz. 4
- NotbeleuchtungAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 220
- KaffeetassenAnz. 180
- ServierplattenAnz. 180
- KuchenplattenAnz. 220
- TeelöffelAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- BuffetbehälterAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Programm und Veranstaltungsort zuerst fest und plane anschließend mindestens einen festen Probetermin pro Woche ein. Ein reservierter Proberaum verhindert, dass die Proben durch fehlende Verfügbarkeit ins Stocken geraten.
- Sammle die technischen Anforderungen frühzeitig in einer Liste: Mischpult, Lautsprecher, Funk- und Headset-Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker sowie Verlängerungskabel müssen zur Saalgröße und zur Besetzung passen. Plane spätestens zwei Wochen vor der Aufführung einen Techniktest ein.
- Kläre Urheberrechte, Genehmigungen, Versicherung und Künstlerverträge, bevor du den Ticketverkauf eröffnest. Rückfragen zu Rechten oder Vertragsdetails können sonst den Verkaufsstart um mehrere Wochen verschieben.
- Plane Bühne, Kostüme und Requisiten nicht erst für den Aufführungstag. Bühnenaufteilung, Bühnenelemente, Treppe, Vorhänge und Umkleideracks sollten spätestens bei der Hauptprobe vollständig aufgebaut und getestet werden.
- Verschicke Besucherinformationen spätestens fünf bis sieben Tage vor der Aufführung. Nenne Beginn, Einlass, Garderobe, Sitzplatz- oder Reservierungsdetails und erfasste Ernährungswünsche; drucke das Programm und Einlassschilder erst nach dem letzten Stand der Daten.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Musiktheateraufführung organisieren?
- Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher, besonders wenn ein Saal, Künstlerverträge, Genehmigungen oder Urheberrechte nötig sind. Die letzten vier Wochen gehören den Proben, der Technik, dem Ticketverkauf und den Besucherinformationen.
- Wann sollte der Ticketverkauf für eine Musiktheateraufführung starten?
- Starte den Verkauf, sobald Datum, Programm, Saal, Preisstruktur und die wichtigsten Künstlerverträge bestätigt sind. In der Praxis liegt das meist acht bis zwölf Wochen vor der Aufführung.
- Wie viele Proben braucht eine Musiktheateraufführung?
- Plane mindestens sechs bis zehn Proben ein und reserviere zusätzlich eine Hauptprobe mit vollständigem Bühnenbild, Kostümen, Requisiten, Licht und Ton. Der Technikdurchlauf sollte spätestens am Tag vor der Aufführung oder am selben Vormittag stattfinden.
- Was muss man bei der Technik einer Musiktheateraufführung zuerst klären?
- Erfasse zuerst die Anzahl und Position der Mikrofone, Instrumente, Lautsprecher und Monitorspeaker sowie die benötigten Anschlüsse und Kabelwege. Lass daraus spätestens zwei Wochen vor dem Termin einen Bühnen-, Licht- und Beschallungsplan erstellen.
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