Zo organiseer je een muziekmiddag in een zorginstelling

Begin niet met versiering of hapjes, maar met de zaal, de muzikant en de bewoners die komen. Leg daarna aanmeldingen, dieetwensen, hulpbehoeften en vervoer vast, zodat je programma en opstelling daarop aansluiten. Test de muziekinstallatie ruim voor aanvang en maak looppaden vrij voordat stoelen en tafels worden geplaatst. Met deze volgorde voorkom je dat je op de middag zelf nog vervoer, stroom of aangepaste zitplaatsen moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Muzikant bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Hulpbehoeften inventariseren
2 personen
7
Vervoer voor bewoners afstemmen
2 personen
8
Programma afdrukken
9
Naamkaartjes maken
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dieetproducten controleren
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Tafels afnemen
2 personen
15
Stoelen controleren
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen opstellen
3 personen
18
Looppaden vrijmaken
2 personen
19
Muziekinstallatie plaatsen
2 personen
20
Muziek en microfoon testen
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Verlichting plaatsen
2 personen
23
Buffettafels inrichten
3 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Hapjes op schalen leggen
3 personen
26
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

27
Deelnemers ontvangen
4 personen
28
Bewoners naar hun plaats begeleiden
4 personen
29
Programma toelichten
30
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
31
Koffie en thee serveren
3 personen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Dieetproducten uitserveren
2 personen
35
Rustige zitplaatsen bewaken
2 personen
36
Toiletbegeleiding bieden
2 personen
37
Foto's maken met toestemming
38
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen

Nazorg

39
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
40
Servies verzamelen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Muziekinstallatie afbouwen
2 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Zaal schoonmaken
3 personen
47
Toiletten controleren
48
Materialen controleren
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
50
Overgebleven boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Rolstoeltafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare batterijenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Taartvorkjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Serveerplateausaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Papieren slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Programma'saantal 60

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de geluidscheck minstens 60 minuten voor de ontvangst. Test dan de actieve speakers, microfoons, muziekspeler en het mengpaneel samen; controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en batterijen.
Maak de zaal op basis van de aanmeldingen indeling: zet rolstoeltafels klaar en houd looppaden breed en vrij. Controleer bovendien of stoelen stabiel staan en of de route naar buffet en toilet niet door tafels wordt geblokkeerd.
Verzamel dieetwensen en hulpbehoeften uiterlijk één week vooraf. Controleer de dieetproducten nog een keer bij het boodschappen doen en houd ze herkenbaar gescheiden van de overige hapjes.
Stem vervoer van bewoners uiterlijk drie dagen vooraf af met de betrokken begeleiders. Noteer per bewoner wie begeleiding nodig heeft en bouw ruimte in voor binnenkomst, jas ophangen en rustig plaatsnemen.
Zet koffie, thee, water en hapjes pas vlak voor de ontvangst klaar: reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Koel dranken vooraf en leg serveertangen, schalen, kopjes, glazen en servies op vaste plekken neer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekmiddag in een zorginstelling organiseren?: Leg de zaal en muzikant bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de middag en rond vervoer, dieetwensen en hulpbehoeften uiterlijk 1 week vooraf af.
Hoeveel tijd heb je nodig om de zaal klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, rolstoeltafels, buffettafels, versiering en verlichting. Reserveer daarnaast 60 minuten voor het plaatsen en testen van de muziekinstallatie.
Hoeveel drankjes en hapjes heb ik nodig per bewoner?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Voor hapjes is een praktische richtlijn 3 tot 5 kleine hapjes per persoon; controleer vooraf of dieetproducten apart nodig zijn.
Wanneer test je de microfoon en muziek voor een muziekmiddag?: Test alles minstens 60 minuten vóór de ontvangst, met de muzikant op de plek waar die optreedt. Controleer volume, verstaanbaarheid, muziekspeler, stroomaansluitingen en een reservebatterij voordat bewoners binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.