Einen Musiknachmittag in der Pflegeeinrichtung planen
Ein Musiknachmittag in einer Pflegeeinrichtung gelingt, wenn Betreuung, Musik und Verpflegung früh aufeinander abgestimmt werden. Beginnen Sie mit Saal und Musiker, bevor Sie Einladungen verschicken und Anmeldungen sammeln. Erfassen Sie dabei nicht nur die Teilnahme, sondern auch Ernährungswünsche, Hilfebedarf und den nötigen Transport. Am Veranstaltungstag zählen freie Wege, gut getestete Technik und ein ruhiger Aufbau mit Kaffee, Tee und Häppchen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Musiker bestätigen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Hilfebedarf erfassen
2 Personen
- 7
Transport für Bewohner abstimmen
2 Personen
- 8
Programm drucken
- 9
Namensschilder erstellen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Diätprodukte prüfen
- 12
Getränke kühlen
2 Personen
- 13
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 14
Tische abwischen
2 Personen
- 15
Stühle kontrollieren
2 Personen
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Gänge freimachen
2 Personen
- 19
Musikanlage aufstellen
2 Personen
- 20
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 23
Buffettische einrichten
3 Personen
- 24
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 25
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 26
Empfangstisch bereitstellen
Event
- 27
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 28
Bewohner zu ihren Plätzen begleiten
4 Personen
- 29
Programm vorstellen
- 30
Musikprogramm begleiten
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 32
Snacks servieren
3 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Diätprodukte ausgeben
2 Personen
- 35
Ruhige Sitzplätze bewachen
2 Personen
- 36
Toilettenbetreuung anbieten
2 Personen
- 37
Fotos mit Einwilligung machen
- 38
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen
Nachbereitung
- 39
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
- 40
Geschirr sammeln
3 Personen
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Musikanlage abbauen
2 Personen
- 43
Dekoration entfernen
2 Personen
- 44
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Saal reinigen
3 Personen
- 47
Toiletten kontrollieren
- 48
Materialien prüfen
2 Personen
- 49
Geliehene Materialien zurückgeben
- 50
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 50
- RollstuhltischeAnz. 2
- BuffetischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- TortengabelnAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- ServierplattenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- PapiergirlandenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschilderAnz. 60
- ProgrammeAnz. 60
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reservieren Sie den Saal und bestätigen Sie die Musiker zuerst, idealerweise mindestens 4 Wochen vor dem Termin. Klären Sie dabei auch, wie viel Platz für Musikanlage, Mikrofonständer und Rollstuhltische benötigt wird.
- Führen Sie die Anmeldungen in einer Liste und notieren Sie pro Bewohner Hilfebedarf, Ernährungswünsche und Transport. Prüfen Sie die Angaben spätestens 7 Tage vorher erneut, damit Diätprodukte nicht fehlen.
- Planen Sie den Aufbau rückwärts vom Beginn: Tische, Stühle und Buffettische zuerst, Dekoration und Beleuchtung danach, Technik zuletzt. Lassen Sie mindestens 60 Minuten für Lautsprecher-, Mikrofon- und Musiktest ein.
- Richten Sie Sitzplätze mit breiten, freien Gängen ein und stellen Sie Rollstuhltische so auf, dass niemand rangieren muss. Kontrollieren Sie Stühle und Wege vor dem Einlass noch einmal, statt erst während des Programms umzubauen.
- Kühlen Sie Getränke rechtzeitig und stellen Sie Kaffee, Tee, Geschirr und Häppchen kurz vor Beginn bereit. Rechnen Sie bei der Ausgabe mit zusätzlicher Zeit für Bewohner mit Hilfebedarf und halten Sie Ausgießkannen sowie Servierzangen griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Musiknachmittag in einer Pflegeeinrichtung planen?
- Starten Sie mindestens 4 Wochen vorher mit der Saalreservierung und der Musikerbestätigung. 7 Tage vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Hilfebedarf und Transport vollständig geprüft sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Musiknachmittag?
- Planen Sie mindestens 2 Stunden für Mobiliar, freie Gänge, Buffettische, Dekoration und Technik ein. Für Mikrofon, Lautsprecher und Musiktest sollten zusätzlich 60 Minuten ohne Bewohner im Saal eingeplant werden.
- Was muss man bei Bewohnern mit Rollstuhl besonders beachten?
- Lassen Sie die Gänge mindestens so breit, dass Rollstühle sicher passieren können, und stellen Sie Rollstuhltische mit ausreichend Bewegungsfläche auf. Prüfen Sie die Wege unmittelbar vor dem Einlass und entfernen Sie lose Kabel aus den Laufbereichen.
- Wann sollte man Kaffee, Tee und Häppchen vorbereiten?
- Bereiten Sie Häppchen und Servierplatten kurz vor Beginn vor, damit sie frisch bleiben. Kaffee und Tee sollten etwa 15 bis 30 Minuten vor dem Einlass bereitstehen; Getränke werden vorher gekühlt.
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