Organiser un après-midi musical dans un établissement de soins

Un après-midi musical en établissement de soins se prépare d’abord autour des résidents, puis de la salle et de la technique. Commencez par confirmer le musicien, réserver un espace accessible et recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires et l’assistance nécessaire. Le jour même, prévoyez assez de temps pour le transport, l’installation des fauteuils, les essais du micro et la préparation du buffet. Les oublis les plus fréquents concernent les allées, les prises électriques et les boissons qui ne sont pas encore fraîches.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Confirmer le musicien
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Recenser les besoins en assistance
2 personnes
7
Coordonner le transport des résidents
2 personnes
8
Imprimer le programme
9
Créer des badges nominatifs
10
Faire les courses
2 personnes
11
Contrôler les produits diététiques
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Préparer les en-cas
3 personnes
14
Essuyer les tables
2 personnes
15
Vérifier les chaises
2 personnes
16
Installer les tables
3 personnes
17
Installer les chaises
3 personnes
18
Dégager les allées
2 personnes
19
Installer le système de sonorisation
2 personnes
20
Tester la musique et le micro
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Installer l’éclairage
2 personnes
23
Installer les tables de buffet
3 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
26
Installer la table d’accueil

Événement

27
Accueillir les participants
4 personnes
28
Guider les résidents jusqu’à leur place
4 personnes
29
Présenter le programme
30
Encadrer le programme musical
2 personnes
31
Servir le café et le thé
3 personnes
32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Servir les plats diététiques
2 personnes
35
Surveiller les places assises calmes
2 personnes
36
Assurer l’accompagnement aux toilettes
2 personnes
37
Prendre des photos avec autorisation
38
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

39
Ranger les restes au frais
2 personnes
40
Rassembler la vaisselle
3 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Démonter l’installation audio
2 personnes
43
Retirer la décoration
2 personnes
44
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Nettoyer la salle
3 personnes
47
Vérifier les toilettes
48
Vérifier le matériel
2 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
50
Ranger les provisions restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Tables pour fauteuils roulantsqté 2
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Piles rechargeablesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettesqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes en papierqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Programmesqté 60

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et le musicien avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions, organiser le transport des résidents et noter les besoins d’assistance.
Préparez le plan de salle en laissant des passages dégagés pour les fauteuils roulants. Prévoyez des tables adaptées et vérifiez chaque chaise avant l’arrivée du public.
Installez la sonorisation au moins 60 minutes avant le début. Testez le lecteur audio, le micro, les pieds de micro, la table de mixage et les rallonges avec le musicien, plutôt que juste avant son intervention.
Mettez les boissons à refroidir plusieurs heures à l’avance et contrôlez les produits diététiques avant de préparer les en-cas. Séparez clairement les préparations destinées aux différents régimes.
Préparez le buffet après l’installation des tables et des chaises. Gardez les plateaux, pichets, tasses, verres et couverts à portée de main, et prévoyez un espace distinct pour le café et le thé afin d’éviter les files trop longues.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un après-midi musical en établissement de soins ?: Prévoyez environ 2 semaines pour réserver la salle, confirmer le musicien, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Ce délai laisse aussi le temps de coordonner le transport et de recueillir les besoins alimentaires ou d’assistance.
Quand installer la salle avant un après-midi musical ?: Commencez l’installation au moins 90 minutes avant l’accueil des participants. Comptez environ 60 minutes pour les tables, les chaises, les allées, la décoration et la sonorisation, puis gardez 30 minutes pour les imprévus et les essais.
Combien de temps à l’avance faut-il préparer les boissons et le buffet ?: Mettez les boissons à refroidir plusieurs heures avant le début. Préparez le café, le thé et les en-cas après l’installation de la salle, idéalement dans les 30 à 45 minutes précédant l’accueil, pour conserver une bonne température et une présentation nette.
Comment prévoir la place pour les fauteuils roulants ?: Définissez les emplacements des fauteuils roulants sur le plan de salle avant de déplacer le mobilier. Laissez toutes les allées dégagées et vérifiez le passage au moins 30 minutes avant l’arrivée des résidents, avec les tables adaptées déjà en place.

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