Zo organiseer je een muziekmarathon

Een muziekmarathon staat of valt met een strak tijdschema en een technische voorbereiding die ruim voor de eerste noot begint. Leg eerst de locatie, muzikanten en dj’s vast en werk daarna het programma uit, inclusief wisseltijden en pauzes. Verzamel technische wensen en controleer muziekbestanden en rechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Op de dag zelf draait alles om een vroege opbouw, een volledige geluidscheck en één draaiboek waarin ook catering, bezoekers en nooduitgangen staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma en tijdschema maken
2 personen
3
Muzikanten en dj's vastleggen
2 personen
4
Muziekrechten controleren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Artiesteninformatie verzamelen
9
Technische wensen inventariseren
2 personen
10
Draaiboek afdrukken
11
Bezoekerslijst afdrukken
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Apparatuur controleren
2 personen
14
Muziekbestanden verzamelen
15
Koelboxen vullen
2 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Ruimte en nooduitgangen controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Podiumzone vrijmaken
2 personen
20
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
21
Microfoons aansluiten
2 personen
22
Verlichting ophangen
2 personen
23
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Buffet en bar inrichten
2 personen
26
Registratietafel klaarzetten
2 personen
27
Versiering ophangen
2 personen

Event

28
Artiesten ontvangen
2 personen
29
Bezoekers registreren
3 personen
30
Opening aankondigen
31
Muziekprogramma uitvoeren
3 personen
32
Artiestenwissels begeleiden
2 personen
33
Geluidsniveau controleren
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Koffie en thee aanvullen
37
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
38
Afvalbakken legen
39
Laatste nummer aankondigen
40
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

41
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
42
Decoratie verwijderen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Afval afvoeren
2 personen
47
Gevonden voorwerpen verzamelen
48
Apparatuur terugbrengen
2 personen
49
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
50
Locatiesleutels retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Muziekstandaardsaantal 3
DI-boxenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelbindersaantal 30

Verlichting

Ledspotsaantal 4
Lichtsnoerenaantal 3
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Schenkkannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Muziekpostersaantal 12
Ballonnenaantal 80
Afzetlintaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Kabelmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan naast elk optreden 15 tot 20 minuten wisseltijd. Zo voorkom je dat een volgende act moet wachten terwijl microfoons, DI-boxen of muziekbestanden nog worden klaargezet.
Vraag artiesten uiterlijk twee weken vooraf om hun technische wensen, bezetting en muziekbestanden. Controleer daarna of je mengpaneel, actieve speakers, microfoons en aansluitingen daarop aansluiten.
Doe de geluidscheck minimaal 90 minuten voor de eerste act en test iedere microfoon afzonderlijk. Leg verlengkabels en stekkerdozen vast met kabelbinders, zodat kabels geen looproutes kruisen.
Regel muziekrechten voordat je het programma publiceert. Zet in het draaiboek wie verantwoordelijk is voor de controle en bewaar contactgegevens van alle artiesten op één plek.
Zet hapjes, drank en koelboxen vóór de opening klaar en verzamel dieetwensen uiterlijk één week van tevoren. Gebruik aparte serveerschalen en schenk kannen, zodat de bar tijdens optredens niet steeds opnieuw hoeft te worden ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekmarathon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het programma en de muzikanten. Reserveer de laatste 2 weken voor technische wensen, muziekrechten, aanmeldingen en het definitieve draaiboek.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een muziekmarathon?: Plan minstens 3 uur voor tafels, stoelen, podiumzone, geluidsinstallatie en verlichting. Houd daarna nog 90 minuten vrij voor de geluidscheck en het oplossen van technische problemen.
Hoe maak je een tijdschema voor een muziekmarathon?: Werk per act met een speeltijd, 15 tot 20 minuten wisseltijd en vaste pauzes. Voeg ook de opening, cateringmomenten en een eindtijd toe, zodat het programma niet alleen uit optredens bestaat.
Wat moet je vooraf regelen voor de techniek van een muziekmarathon?: Verzamel uiterlijk 2 weken vooraf de technische wensen en controleer alle apparatuur, kabels en aansluitingen. Test op de dag zelf iedere microfoon, speaker, DI-box en muziekbron tijdens een volledige geluidscheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.