Musikmarathon organisieren: So planst du den Ablauf
Ein Musikmarathon steht und fällt mit einem belastbaren Zeitplan und einer Technik, die vor dem Einlass funktioniert. Beginne mehrere Wochen vorher mit der Location, dem Programm und den Buchungen. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche sowie technische Anforderungen der Künstler. Am Veranstaltungstag brauchst du feste Zeitfenster für Aufbau, Soundcheck, Buffet und Bar – sonst geraten Auftritte und Pausen schnell durcheinander.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 3
Musiker und DJs buchen
2 Personen
- 4
Musikrechte prüfen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Künstlerinformationen sammeln
- 9
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
- 10
Drehbuch ausdrucken
- 11
Besucherliste ausdrucken
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 14
Musikdateien sammeln
- 15
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Raum und Notausgänge prüfen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 19
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
- 20
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 21
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 22
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 23
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Buffet und Bar einrichten
2 Personen
- 26
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
2 Personen
Event
- 28
Künstler empfangen
2 Personen
- 29
Besucher registrieren
3 Personen
- 30
Eröffnung ankündigen
- 31
Musikprogramm durchführen
3 Personen
- 32
Künstlerwechsel begleiten
2 Personen
- 33
Lautstärke kontrollieren
- 34
Snacks servieren
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee nachfüllen
- 37
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 38
Mülleimer leeren
- 39
Letzte Nummer ankündigen
- 40
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 42
Dekoration entfernen
2 Personen
- 43
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 45
Location reinigen
3 Personen
- 46
Abfall entsorgen
2 Personen
- 47
Fundsachen sammeln
- 48
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
- 49
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 50
Locationschlüssel zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- StehtischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Laptop
- NotenständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelbinderAnz. 30
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- LichterkettenAnz. 3
- ErsatzbatterienAnz. 24
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 10
- AusgießkannenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- MusikplakateAnz. 12
- BallonsAnz. 80
- AbsperrbandAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetAnz. 2
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- KabelmattenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location zuerst und prüfe spätestens zwei Wochen vorher, ob Bühnenfläche, Stromanschlüsse und Notausgänge für den geplanten Ablauf passen. So entdeckst du fehlende Kabel oder zu wenig Platz nicht erst beim Aufbau.
- Erstelle einen Ablaufplan mit Aufbau, Soundcheck, Einlass, Auftritten und Pausen. Plane zwischen zwei Programmpunkten mindestens 10 Minuten für Umbauten, Mikrofonwechsel oder Nachjustierungen ein.
- Frage Musiker und DJs früh nach Kanalbelegung, Anschlüssen, Musikdateien und besonderen Anforderungen. Sammle diese Angaben in einer Liste und lege die Dateien spätestens am Vortag auf dem Laptop bereit.
- Schließe die Beschallungsanlage und Mikrofone vor dem Einlass vollständig an und führe einen Soundcheck mit jeder Stimme beziehungsweise jedem Instrument durch. Kontrolliere dabei auch Funkmikrofone, DI-Boxen und Ersatzbatterien.
- Richte Buffet und Bar vor dem Start ein und fülle Kühlboxen sowie Thermoskannen rechtzeitig. Rechne pro Person für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken und stelle Teller, Gläser und Besteck sichtbar bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Musikmarathon organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit der Location, dem Programm und den Buchungen. Musikrechte, Einladungen und technische Anforderungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Musikmarathon?
- Plane mindestens 3 Stunden für Mobiliar, Bühne, Beleuchtung und Beschallung ein. Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen, damit noch Zeit für Fehler bleibt.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Musikmarathon?
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Für jede weitere Stunde kannst du etwa ein Getränk pro Person einplanen; bei warmem Wetter oder viel Bewegung mehr.
- Wann sollte man Musikrechte für einen Musikmarathon prüfen?
- Prüfe die Musikrechte spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. So bleibt Zeit, fehlende Angaben zu ergänzen oder das Programm anzupassen, bevor Einladungen und Ablaufplan endgültig sind.
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