Cómo organizar una maratón musical sin perder el control
Una maratón musical necesita más coordinación que un concierto de una sola sesión: artistas, cambios de equipo, horarios y público se encadenan durante horas. Empieza por reservar un lugar adecuado y construir un programa realista, dejando margen entre actuaciones. Después confirma los requisitos técnicos, los derechos de música y las preferencias de los asistentes. La última semana debe servir para cerrar datos y revisar materiales; el día del evento, la prueba de sonido y las salidas de emergencia van antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Crear el programa y el horario
2 personas
- 3
Contratar músicos y DJs
2 personas
- 4
Comprobar los derechos de música
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Recopilar información de los artistas
- 9
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
- 10
Imprimir el plan de trabajo
- 11
Imprimir la lista de visitantes
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Comprobar el equipo
2 personas
- 14
Reunir archivos de música
- 15
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 16
Abrir la ubicación
2 personas
- 17
Comprobar el espacio y las salidas de emergencia
2 personas
- 18
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 19
Despejar la zona del escenario
2 personas
- 20
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 21
Conectar los micrófonos
2 personas
- 22
Colgar la iluminación
2 personas
- 23
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 24
Preparar aperitivos
3 personas
- 25
Montar el bufé y la barra
2 personas
- 26
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 27
Colgar la decoración
2 personas
Evento
- 28
Recibir a los artistas
2 personas
- 29
Registrar a los visitantes
3 personas
- 30
Anunciar la apertura
- 31
Realizar el programa musical
3 personas
- 32
Coordinar los cambios de artistas
2 personas
- 33
Comprobar el nivel de sonido
- 34
Servir aperitivos
2 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Reponer café y té
- 37
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 38
Vaciar los contenedores de basura
- 39
Anunciar el último número
- 40
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 41
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 42
Retirar la decoración
2 personas
- 43
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 44
Lavar la vajilla
2 personas
- 45
Limpiar el lugar
3 personas
- 46
Retirar los residuos
2 personas
- 47
Recoger objetos perdidos
- 48
Devolver el equipo
2 personas
- 49
Recoger el stock sobrante
2 personas
- 50
Devolver las llaves del recinto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Portátil
- Atrilescant. 3
- Cajas DIcant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Bridascant. 30
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 3
- Baterías de repuestocant. 24
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 10
- Jarras de servircant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Pósters de músicacant. 12
- Globoscant. 80
- Cinta de balizamientocant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Juego de fregonacant. 2
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Alfombrillas para cablescant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Deja entre 15 y 20 minutos entre actuaciones para cambiar micrófonos, atriles, archivos de música o conexiones de la mesa de mezclas.
- Pide a cada músico o DJ sus necesidades técnicas y archivos de música con al menos 7 días de antelación. Comprueba entonces si hacen falta cajas DI, micrófonos inalámbricos, soportes o cables alargadores adicionales.
- Haz la prueba de sonido antes de abrir las puertas y reserva al menos 60 minutos para ella. Prueba cada micrófono, altavoz activo, entrada del portátil y regleta, no solo la canción principal.
- Prepara una versión impresa del horario de trabajo y de la lista de visitantes el mismo día de la maratón. La lista digital no sustituye una copia accesible cuando el móvil se queda sin batería o falla la conexión.
- No dejes la comida y las bebidas para el último momento: monta el bufé y la barra antes de que llegue el público y llena las neveras portátiles con tiempo. Calcula vasos, tazas, platos y cubiertos para todos los inscritos más un 10% de reserva.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una maratón musical?
- Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, contratar músicos o DJs y preparar el programa. Deja la última semana para confirmar inscripciones, preferencias dietéticas, información de artistas y requisitos técnicos.
- ¿Cuánto tiempo debe durar una prueba de sonido?
- Reserva como mínimo 60 minutos, y más si participan varios músicos o DJs. Hazla antes de abrir el lugar al público y comprueba por separado micrófonos, entradas, monitores o altavoces, archivos de música y alimentación eléctrica.
- ¿Cuánto margen dejar entre actuaciones musicales?
- Deja entre 15 y 20 minutos entre actuaciones para retirar o colocar soportes, atriles, micrófonos y cables. Si cambia todo el montaje del escenario, reserva 30 minutos y refleja ese tiempo en el horario publicado.
- ¿Cuándo hay que revisar los derechos de la música?
- Compruébalos al cerrar el programa, idealmente 4 semanas antes del evento. Revisa de nuevo la selección final 7 días antes, porque los cambios de artistas o archivos de música pueden modificar las gestiones necesarias.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!