Organiser un marathon musical sans perdre le fil

Un marathon musical repose sur un enchaînement précis : lieu, programme, artistes, inscriptions et technique doivent être verrouillés dans cet ordre. Commence par définir les horaires de passage et les temps de pause, puis confirme les besoins de chaque musicien. Les problèmes arrivent souvent le jour même : fichiers introuvables, câbles manquants, son non testé ou buffet installé trop tard. Ce plan t’aide à avancer étape par étape, jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Réserver les musiciens et les DJ
2 personnes
4
Vérifier les droits musicaux
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Rassembler les informations sur les artistes
9
Recenser les besoins techniques
2 personnes
10
Imprimer le déroulé
11
Imprimer la liste des visiteurs
12
Faire les courses
2 personnes
13
Vérifier l'équipement
2 personnes
14
Rassembler les fichiers musicaux
15
Remplir les glacières
2 personnes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Vérifier l’espace et les issues de secours
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Dégager la zone du podium
2 personnes
20
Installer le système de sonorisation
3 personnes
21
Brancher les microphones
2 personnes
22
Installer l'éclairage
2 personnes
23
Effectuer la vérification du son
3 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Aménager le buffet et le bar
2 personnes
26
Préparer la table d'inscription
2 personnes
27
Suspendre la décoration
2 personnes

Événement

28
Accueillir les artistes
2 personnes
29
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
30
Annoncer l'ouverture
31
Exécuter le programme musical
3 personnes
32
Accompagner les changements d’artistes
2 personnes
33
Vérifier le niveau sonore
34
Servir des amuse-bouches
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Réapprovisionner le café et le thé
37
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
38
Vider les poubelles
39
Annoncer le dernier numéro
40
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

41
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
42
Retirer la décoration
2 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Nettoyer le lieu
3 personnes
46
Évacuer les déchets
2 personnes
47
Rassembler les objets trouvés
48
Rapporter le matériel
2 personnes
49
Ranger les stocks restants
2 personnes
50
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Serre-câblesqté 30

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 3
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Affiches de musiqueqté 12
Ballonsqté 80
Ruban de balisageqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Kit de lavageqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque d’abord le programme complet, avec les horaires de passage, les changements de plateau et les pauses. Prévois au moins 10 à 15 minutes entre deux formations pour déplacer les instruments et refaire les branchements.
Demande aux artistes leurs fichiers musicaux, leurs besoins techniques et leurs informations de présentation au plus tard 7 jours avant l’événement. Regroupe tout sur un ordinateur portable et vérifie chaque fichier avant l’installation.
Teste la sonorisation avant l’arrivée du public : table de mixage, microphones sans fil, boîtiers DI, pieds de micro et retours doivent être branchés et essayés avec chaque type d’intervention. Garde des rallonges, multiprises, serre-câbles et piles de rechange accessibles.
Organise l’accueil séparément de la zone du podium. Installe les tables, chaises et tables hautes sans réduire les accès ni masquer les issues de secours, puis imprime le déroulé et la liste des visiteurs avant l’ouverture.
Prépare les boissons et les en-cas avant le premier passage, pas pendant une pause. Remplis les glacières et les thermos, installe le buffet avec verres, tasses, assiettes et couverts, et réserve une personne pour le réassort pendant toute la journée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon musical ?: Prévois au minimum 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, confirmer les musiciens et les DJ, vérifier les droits musicaux et envoyer les invitations. Termine les inscriptions et les besoins techniques au moins 7 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir entre deux concerts ?: Compte généralement 10 à 15 minutes entre deux passages pour les changements de plateau, les réglages et les déplacements. Ajoute une pause plus longue de 20 à 30 minutes après plusieurs prestations consécutives.
Quand faire la vérification du son pour un marathon musical ?: Fais la vérification du son au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Teste chaque microphone, fichier musical, boîtier DI et source audio, puis garde 15 minutes de marge pour corriger un branchement.
Que faut-il préparer le jour du marathon musical ?: Avant l’ouverture, vérifie l’espace et les issues de secours, installe le mobilier, dégage le podium et branche l’éclairage et la sonorisation. Prépare aussi les listes imprimées, les fichiers musicaux, les boissons et les en-cas au moins 30 minutes à l’avance.

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