Zo organiseer je een muziekindustriebeurs

Begin niet met de standindeling, maar met de beursdatum, locatie en doelgroep. Daarna bouw je stap voor stap de exposantenlijst, uitnodigingen, registratie en het programma op. Een muziekindustriebeurs vraagt extra voorbereiding voor demoapparatuur, geluid, stroom, wifi en kabels. Werk met vaste deadlines, zodat badges, catering, leveringen en route-informatie niet in de laatste week blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
3
Exposanten uitnodigen
2 personen
4
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
7
Exposantenaanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Standindeling maken
2 personen
10
Exposantenbriefing versturen
2 personen
11
Catering reserveren
12
Meubilair reserveren
13
Techniek en demoapparatuur reserveren
2 personen
14
Vergunningen en huisregels controleren
15
Beveiliging en toezicht reserveren
16
Programma en demo's publiceren
2 personen
17
Pers en vakmedia uitnodigen
2 personen
18
Badgegegevens controleren
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Route- en parkeerinformatie versturen
21
Voorraad en leveringen controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
24
Locatie en vluchtroutes controleren
2 personen
25
Entreebalie inrichten
3 personen
26
Standruimte uitzetten
3 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Exposantenstands opbouwen
6 personen
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Decoratie en banners plaatsen
3 personen
31
Demoapparatuur aansluiten
4 personen
32
Microfoons en speakers testen
2 personen
33
Verlichting controleren
2 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Badges en programma klaarleggen
2 personen
38
Toiletten en afvalpunten controleren
2 personen
39
Exposanten ontvangen
3 personen
40
Standcontroles uitvoeren
3 personen
41
Teambriefing houden
6 personen

Event

42
Deuren openen
3 personen
43
Bezoekers registreren
4 personen
44
Badges uitgeven
3 personen
45
Exposanten assisteren
3 personen
46
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
47
Demo's technisch ondersteunen
3 personen
48
Programmaonderdelen aankondigen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
53
Afvalpunten legen
2 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
55
Pers en media ontvangen
2 personen
56
Contactgegevens van leads verzamelen
2 personen
57
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
58
Verloren voorwerpen registreren
59
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
60
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

61
Exposanten laten uitladen
4 personen
62
Demoapparatuur uitschakelen
3 personen
63
Cateringrestanten verpakken
2 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Afval afvoeren
3 personen
66
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
67
Banners en decoratie verwijderen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Vloer en sanitaire ruimtes reinigen
3 personen
70
Materialen terugbrengen
3 personen
71
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
72
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
73
Gevonden voorwerpen overdragen
74
Bedankberichten versturen
2 personen
75
Facturen en borg controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 20
Registratiebaliesaantal 3
Loungebankenaantal 6
Loungetafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptop voor registratieaantal 3
Badgeprintersaantal 2
Barcodescannersaantal 3
Beeldschermenaantal 8
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Speakersaantal 6
Microfoonsaantal 4
Mengpanelenaantal 2
DI-boxenaantal 6
Koptelefoonsaantal 12
Muziekstandsaantal 8
Stekkerdozenaantal 30
Verlengkabelsaantal 24
HDMI-kabelsaantal 12
Audiokabelsaantal 20
USB-kabelsaantal 20
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 200
Presentatieklikkersaantal 4
Mobiele opladersaantal 8
Wifi-versterkersaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 8

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 8
Buffetkledenaantal 12
Serveerplankenaantal 12
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4

Decoratie

Beursbannersaantal 8
Standachterwandenaantal 20
Pijlbordenaantal 16
Programmastandaardsaantal 8
Naambordhoudersaantal 40
Tafelkledenaantal 30
Plantenaantal 20
Badgehoudersaantal 1000
Lanyardsaantal 1000

Verlichting

LED-spotsaantal 16
Sfeerverlichtingaantal 12
Batterijlampenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Serveerbestekaantal 16

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 4
Afvalknijpersaantal 3
Afvalzakhoudersaantal 12

Organisatie

Clipboardsaantal 12
Pennenaantal 100
Permanentmarkersaantal 24
Notitieblokkenaantal 40
Plakbandrollenaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 8
Schaarsetsaantal 6
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Badgezakjesaantal 1000
Polsbandjesaantal 300
Noodcontactkaartenaantal 50

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie minimaal 4 tot 6 maanden vooraf vast. Controleer meteen de huisregels, vluchtroutes, laad- en losmogelijkheden, beschikbare stroom en de eisen voor geluid en demo’s.
Stel eerst de exposantenlijst samen en stuur uitnodigingen met een duidelijke aanmeldtermijn, bijvoorbeeld 8 weken voor de beurs. Vraag direct naar standformaat, apparatuur, stroombehoefte, dieetwensen en personeelsnamen.
Publiceer de bezoekersregistratie uiterlijk 6 weken vooraf en controleer badgegegevens 1 week voor opening. Houd op de entreebalie een laptop, badgeprinter en barcodescanner klaar en test alle apparatuur met de registratielijst.
Maak de standindeling pas definitief nadat de exposantenaanmeldingen binnen zijn. Reserveer per stand niet alleen tafels en stoelen, maar ook voldoende stekkerdozen, verlengkabels, kabelgoten en ruimte voor demo’s.
Plan een technische proef op locatie uiterlijk 1 dag vooraf. Test beeldschermen, projectoren, speakers, microfoons, mengpanelen, DI-boxen, koptelefoons en wifi-versterkers; controleer daarna ook catering, leveringen en de entree-inrichting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekindustriebeurs organiseren?: Reken op 4 tot 6 maanden voorbereiding. Leg de locatie en datum eerst vast, nodig exposanten daarna uit en publiceer de bezoekersregistratie ongeveer 6 weken voor de beurs.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een muziekindustriebeurs?: Stuur de eerste uitnodigingen 3 tot 4 maanden vooraf. Geef exposanten vervolgens minimaal 4 weken om hun aanmelding, standbehoefte, apparatuur en personeelsgegevens door te geven.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische voorbereiding?: Plan de volledige technische controle uiterlijk 1 dag voor opening en reserveer op de beursdag minstens 2 uur voor opbouw en testen. Controleer geluid, beeld, stroom, kabels en wifi per stand.
Wanneer verstuur je route- en parkeerinformatie naar bezoekers?: Stuur route- en parkeerinformatie 5 tot 7 dagen voor de beurs en herhaal die in de laatste bevestigingsmail. Vermeld ook de entree, registratieprocedure en het tijdstip waarop de deuren openen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.