Eine Musikindustrie-Messe strukturiert organisieren

Bei einer Musikindustrie-Messe müssen Aussteller, Fachbesucher, Demos und Technik exakt zusammenspielen. Beginne mit Termin und Veranstaltungsort, bevor du Einladungen, Anmeldungen und das Programm veröffentlichst. Danach folgen Standaufteilung, Catering, Möbel, Technik und Sicherheitsplanung. Plane die Registrierung am Eingang frühzeitig: Badge-Drucker, Scanner und geprüfte Teilnehmerdaten entscheiden mit darüber, ob der Messetag ruhig startet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
2
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
3
Aussteller einladen
2 Personen
4
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Werbematerial verteilen
2 Personen
7
Ausstelleranmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Standaufteilung erstellen
2 Personen
10
Ausstellerbriefing versenden
2 Personen
11
Catering reservieren
12
Möbel reservieren
13
Technik und Demoausrüstung reservieren
2 Personen
14
Genehmigungen und Hausregeln prüfen
15
Sicherheit und Aufsicht reservieren
16
Programm und Demos veröffentlichen
2 Personen
17
Presse und Fachmedien einladen
2 Personen
18
Badge-Daten prüfen
2 Personen
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Routen- und Parkinformationen versenden
21
Vorräte und Lieferungen überprüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
24
Veranstaltungsort und Fluchtwege prüfen
2 Personen
25
Eingangstresen einrichten
3 Personen
26
Standfläche abstecken
3 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Ausstellerstände aufbauen
6 Personen
29
Beschilderung anbringen
2 Personen
30
Dekoration und Banner anbringen
3 Personen
31
Demoausrüstung anschließen
4 Personen
32
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
33
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
3 Personen
37
Badges und Programm bereitlegen
2 Personen
38
Toiletten und Abfallstellen kontrollieren
2 Personen
39
Aussteller empfangen
3 Personen
40
Standkontrollen durchführen
3 Personen
41
Teambriefing durchführen
6 Personen

Event

42
Türen öffnen
3 Personen
43
Besucher registrieren
4 Personen
44
Badges ausgeben
3 Personen
45
Aussteller betreuen
3 Personen
46
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
47
Demos technisch unterstützen
3 Personen
48
Programmpunkte ankündigen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
53
Abfallstationen leeren
2 Personen
54
Toiletten zwischendurch kontrollieren
55
Presse und Medien empfangen
2 Personen
56
Kontaktdaten von Leads sammeln
2 Personen
57
Besucherfragen beantworten
2 Personen
58
Verlorene Gegenstände erfassen
59
Letzte Besucher begleiten
3 Personen
60
Türen schließen
2 Personen

Nachbereitung

61
Aussteller ausladen lassen
4 Personen
62
Demoausrüstung ausschalten
3 Personen
63
Catering-Reste verpacken
2 Personen
64
Geschirr sammeln
3 Personen
65
Abfall entsorgen
3 Personen
66
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
67
Banner und Dekoration entfernen
3 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Boden und Sanitärbereiche reinigen
3 Personen
70
Materialien zurückbringen
3 Personen
71
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
72
Leere Verpackungen entsorgen
2 Personen
73
Fundsachen übergeben
74
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
75
Rechnungen und Kaution prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 30
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 20
RegistrierungsschalterAnz. 3
LoungebänkeAnz. 6
LoungetischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

Laptop für die RegistrierungAnz. 3
Badge-DruckerAnz. 2
Barcode-ScannerAnz. 3
BildschirmeAnz. 8
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LautsprecherAnz. 6
MikrofoneAnz. 4
MischpulteAnz. 2
DI-BoxenAnz. 6
KopfhörerAnz. 12
MusikständeAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 30
VerlängerungskabelAnz. 24
HDMI-KabelAnz. 12
AudiokabelAnz. 20
USB-KabelAnz. 20
KabelkanäleAnz. 20
KabelbinderAnz. 200
PräsentationsklickerAnz. 4
Mobile LadegeräteAnz. 8
WLAN-VerstärkerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Catering

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 8
BuffetdeckenAnz. 12
ServierbretterAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4

Dekoration

MessebannerAnz. 8
Rückwände für den StandAnz. 20
WegweiserAnz. 16
ProgrammständerAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 40
TischdeckenAnz. 30
PflanzenAnz. 20
BadgehalterAnz. 1000
LanyardsAnz. 1000

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 16
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
BatterielampenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KühlcontainerAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 16

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 30
ToilettenbürstenAnz. 4
AbfallzangenAnz. 3
MüllbeutelhalterAnz. 12

Organisation

KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 100
PermanentmarkerAnz. 24
NotizblöckeAnz. 40
KlebebandrollenAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
Scheren-SetsAnz. 6
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
Badge-HüllenAnz. 1000
ArmbänderAnz. 300
NotfallkontaktkartenAnz. 50

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort fest, bevor du Aussteller anschreibst. Prüfe dabei Hausregeln, Genehmigungen, Fluchtwege sowie Strom- und WLAN-Bedingungen für Bildschirme, Projektoren und Audio-Demos.
Sammle Ausstelleranmeldungen zentral und erfasse Ernährungswünsche spätestens zwei Wochen vor der Messe. Erst danach lassen sich Standaufteilung, Catering und Möbel belastbar planen.
Verschicke das Ausstellerbriefing mindestens 10 Tage vorher. Nenne darin Aufbauzeiten, Standmaße, Anlieferung, Parkroute, erlaubte Technik und die Frist für Badge-Daten.
Teste die Demo-Technik vor dem Einlass gemeinsam mit den Ausstellern. Prüfe Lautsprecher, Mikrofone, Mischpulte, DI-Boxen, HDMI- und Audiokabel sowie Kabelkanäle; ein Ersatzkabel pro häufig genutztem Anschluss spart am Messetag Zeit.
Richte den Eingang vor Öffnung vollständig ein und halte eine gedruckte Teilnehmerliste als Ausweichlösung bereit. Laptop, Badge-Drucker, Barcode-Scanner und mobile Ladegeräte sollten mindestens 60 Minuten vor dem Einlass getestet sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musikindustrie-Messe planen?: Beginne mindestens 12 Wochen vor dem Messetermin mit Ort, Termin und Ausstellerliste. Einladungen und Anmeldeformular sollten spätestens 8 bis 10 Wochen vorher bereitstehen, damit du Anmeldungen und Standflächen rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wann sollte man Aussteller zu einer Musikmesse einladen?: Lade die ersten Aussteller 8 bis 10 Wochen vor der Messe ein. Schicke das verbindliche Briefing anschließend mindestens 10 Tage vor dem Aufbau, inklusive Anlieferzeiten, Standaufteilung und Technikvorgaben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Musikindustrie-Messe?: Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Möbel, Registrierung, Beschilderung und Technik ein. Für viele Demo-Stationen oder umfangreiche Audio- und Projektionstechnik sind 6 bis 8 Stunden realistischer; der Funktionstest sollte spätestens 60 Minuten vor Einlass abgeschlossen sein.
Was muss man bei Technik-Demos auf einer Musikmesse beachten?: Erstelle spätestens eine Woche vorher eine Anschluss- und Stromliste pro Stand. Halte pro Anschlussart mindestens ein Ersatzkabel bereit und prüfe Lautstärke, Mikrofone, DI-Boxen, Projektoren und WLAN vor dem Besucherempfang.

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