Cómo organizar una feria de la industria musical

Organizar una feria de la industria musical exige coordinar expositores, demostraciones, acreditaciones y necesidades técnicas en un mismo flujo. Empieza por fijar fecha y ubicación, calcula el espacio de los puestos y confirma pronto quién participa. Después ordena las inscripciones, el plano, el programa y la logística de montaje. Los fallos más habituales aparecen al final: faltan datos para las acreditaciones, cables, tomas de corriente o instrucciones claras para llegar al recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
2
Preparar la lista de expositores
2 personas
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
5
Publicar el formulario de inscripción
6
Distribuir material promocional
2 personas
7
Procesar las inscripciones de expositores
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Hacer el plano de puestos
2 personas
10
Enviar el briefing a los expositores
2 personas
11
Reservar el catering
12
Reservar mobiliario
13
Reservar el equipo técnico y de demostración
2 personas
14
Comprobar permisos y normas de la casa
15
Reservar seguridad y vigilancia
16
Publicar el programa y las demos
2 personas
17
Invitar a la prensa y a los medios especializados
2 personas
18
Comprobar los datos de la acreditación
2 personas
19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
20
Enviar información de ruta y aparcamiento
21
Comprobar el stock y las entregas
2 personas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Llevar materiales al lugar
3 personas
24
Comprobar la ubicación y las rutas de evacuación
2 personas
25
Montar el mostrador de entrada
3 personas
26
Delimitar el espacio del stand
3 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Montar los stands de expositores
6 personas
29
Colgar señalización
2 personas
30
Colocar la decoración y los banners
3 personas
31
Conectar el equipo de demostración
4 personas
32
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
33
Comprobar la iluminación
2 personas
34
Preparar el buffet de catering
3 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Preparar aperitivos
3 personas
37
Preparar acreditaciones y programa
2 personas
38
Comprobar los baños y los puntos de residuos
2 personas
39
Recibir a los expositores
3 personas
40
Realizar las comprobaciones del stand
3 personas
41
Hacer briefing al equipo
6 personas

Evento

42
Abrir las puertas
3 personas
43
Registrar a los visitantes
4 personas
44
Entregar acreditaciones
3 personas
45
Asistir a los expositores
3 personas
46
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
47
Dar soporte técnico a las demos
3 personas
48
Anunciar las partes del programa
49
Servir café y té
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
53
Vaciar puntos de residuos
2 personas
54
Comprobar los baños periódicamente
55
Recibir a la prensa y los medios
2 personas
56
Recopilar los datos de contacto de los leads
2 personas
57
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
58
Registrar objetos perdidos
59
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas
60
Cerrar las puertas
2 personas

Seguimiento

61
Dejar que los expositores descarguen
4 personas
62
Apagar el equipo de demostración
3 personas
63
Empaquetar los restos del catering
2 personas
64
Recoger la vajilla
3 personas
65
Retirar los residuos
3 personas
66
Desmontar mesas y sillas
4 personas
67
Retirar pancartas y decoración
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Limpiar el suelo y las zonas sanitarias
3 personas
70
Devolver los materiales
3 personas
71
Devolver el equipo alquilado
2 personas
72
Desechar los envases vacíos
2 personas
73
Entregar los objetos perdidos
74
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
75
Comprobar facturas y depósito

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 30
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 20
Mostradores de registrocant. 3
Sofás loungecant. 6
Mesas de loungecant. 6
Percheroscant. 4
Papeleracant. 12

Equipo

Portátil para el registrocant. 3
Impresoras de credencialescant. 2
Escáneres de códigos de barrascant. 3
Pantallascant. 8
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Altavocescant. 6
Micrófonoscant. 4
Mesas de mezclascant. 2
Cajas DIcant. 6
Auricularescant. 12
Puestos de músicacant. 8
Regletascant. 30
Cables alargadorescant. 24
Cables HDMIcant. 12
Cables de audiocant. 20
Cables USBcant. 20
Canaletas para cablescant. 20
Bridascant. 200
Pulsadores de presentacióncant. 4
Cargadores móvilescant. 8
Amplificadores wificant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 8

Catering

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Cubiterascant. 8
Manteles de buffetcant. 12
Tablas para servircant. 12
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4

Decoración

Banners de la feriacant. 8
Paredes de fondo del standcant. 20
Carteles direccionalescant. 16
Atriles para programascant. 8
Portanombrescant. 40
Mantelescant. 30
Plantascant. 20
Portabadgescant. 1000
Lanyardscant. 1000

Iluminación

Focos LEDcant. 16
Iluminación ambientalcant. 12
Lámparas de bateríacant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4
Bandejas de comidacant. 12
Cubiertos de serviciocant. 16

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 30
Escobillas de bañocant. 4
Pinzas de basuracant. 3
Soportes para bolsas de basuracant. 12

Organización

Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 100
Rotuladores permanentescant. 24
Bloc de notascant. 40
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Cinta adhesiva de doble caracant. 8
Sets de tijerascant. 6
Grapadorascant. 4
Grapascant. 8
Fundas para acreditacionescant. 1000
Pulserascant. 300
Tarjetas de contacto de emergenciacant. 50

Compras

Compras

Consejos

Cierra la lista de expositores antes de dibujar el plano de puestos. Pide las necesidades de cada participante y envía un briefing único con horarios de llegada, descarga, montaje y desmontaje.
Publica el formulario de inscripción con suficiente antelación y revisa los datos antes de imprimir las acreditaciones. Reserva tiempo para corregir nombres, cargos y empresas, no solo para generar las tarjetas.
Separa la feria en tres circuitos: entrada, exposición y demostraciones. Comprueba que los mostradores de registro no bloqueen el paso y que las pantallas, proyectores, altavoces y puestos de música tengan cables y regletas disponibles.
Confirma el catering después de recoger las preferencias dietéticas, pero no esperes a la última semana para reservarlo. Entrega al proveedor el número actualizado de asistentes y una hora concreta de servicio.
Haz una prueba técnica en el recinto antes de abrir las puertas. Verifica wifi, audio, HDMI, cables de extensión, canaletas, rutas de evacuación y el funcionamiento del registro con códigos de barras.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de la industria musical?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar expositores, publicar las inscripciones, reservar catering, mobiliario, seguridad y equipo técnico, y corregir el plano antes del montaje.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de expositores?: Intenta cerrarla al menos 3 semanas antes de la feria. Necesitas ese plazo para procesar inscripciones, preparar el plano de puestos, imprimir acreditaciones y enviar el briefing con las instrucciones de llegada.
¿Qué se debe comprobar el día del montaje?: Reserva una revisión de al menos 2 horas antes de la apertura. Comprueba puestos, mostradores, registro, pantallas, proyectores, sonido, conexiones, señalización, entregas y rutas de evacuación.
¿Cuándo se debe enviar la información de ruta y aparcamiento?: Envíala entre 5 y 7 días antes del evento y repítela en el briefing de los expositores. Incluye la entrada correcta, horarios de descarga, aparcamiento y un contacto para incidencias.

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