Organiser un salon de l’industrie musicale, étape par étape

Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le salon autour des exposants, des démonstrations et des besoins techniques. Prévoyez suffisamment de temps pour traiter les inscriptions, préparer les badges et confirmer les livraisons. Les points qui posent le plus souvent problème sont le réseau Wi-Fi, les câbles, les horaires de montage et les informations incomplètes sur les badges. Avancez dans l’ordre avec le plan de tâches et la liste de matériel afin de ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
7
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Préparer le plan du stand
2 personnes
10
Envoyer le briefing des exposants
2 personnes
11
Réserver le catering
12
Réserver le mobilier
13
Réserver le matériel technique et de démonstration
2 personnes
14
Vérifier les autorisations et le règlement intérieur
15
Réserver la sécurité et la surveillance
16
Publier le programme et les démos
2 personnes
17
Inviter la presse et les médias spécialisés
2 personnes
18
Vérifier les informations du badge
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
21
Vérifier les stocks et les livraisons
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
24
Vérifier le lieu et les issues de secours
2 personnes
25
Aménager le comptoir d’entrée
3 personnes
26
Délimiter l'espace du stand
3 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Monter les stands des exposants
6 personnes
29
Installer la signalétique
2 personnes
30
Installer la décoration et les banderoles
3 personnes
31
Brancher le matériel de démonstration
4 personnes
32
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
33
Vérifier l'éclairage
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Préparer les badges et le programme
2 personnes
38
Vérifier les toilettes et les points de déchets
2 personnes
39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Effectuer les contrôles des stands
3 personnes
41
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

42
Ouvrir les portes
3 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les badges
3 personnes
45
Assister les exposants
3 personnes
46
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
47
Assurer le support technique des démos
3 personnes
48
Annoncer les éléments du programme
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
53
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
54
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
55
Accueillir la presse et les médias
2 personnes
56
Collecter les coordonnées des leads
2 personnes
57
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
58
Enregistrer les objets trouvés
59
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
60
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

61
Faire décharger les exposants
4 personnes
62
Éteindre le matériel de démonstration
3 personnes
63
Conditionner les restes du catering
2 personnes
64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Évacuer les déchets
3 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer les bannières et la décoration
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Nettoyer le sol et les sanitaires
3 personnes
70
Rapporter le matériel
3 personnes
71
Retourner le matériel loué
2 personnes
72
Évacuer les emballages vides
2 personnes
73
Remettre les objets trouvés
74
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
75
Vérifier les factures et la caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 20
Bureaux d’inscriptionqté 3
Canapés de salonqté 6
Tables loungeqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateur portable pour l’enregistrementqté 3
Imprimantes de badgesqté 2
Lecteurs de codes-barresqté 3
Écransqté 8
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Haut-parleursqté 6
Microphonesqté 4
Tables de mixageqté 2
Boîtiers DIqté 6
Casques audioqté 12
Pupitres de musiqueqté 8
Multiprisesqté 30
Rallongesqté 24
Câbles HDMIqté 12
Câbles audioqté 20
Câbles USBqté 20
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 200
Cliques de présentationqté 4
Chargeurs mobilesqté 8
Répéteurs Wi-Fiqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 8

Catering

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Bacs à glaçonsqté 8
Nappes de buffetqté 12
Planches de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Bannières du salonqté 8
Panneaux arrière du standqté 20
Panneaux indicateursqté 16
Pupitres de programmeqté 8
Porte-nomsqté 40
Nappesqté 30
Plantesqté 20
Porte-badgesqté 1000
Lanyardsqté 1000

Éclairage

Projecteurs LEDqté 16
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes à batterieqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bacs alimentairesqté 12
Couverts de serviceqté 16

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 30
Brosses de toilettesqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Supports de sacs poubelleqté 12

Organisation

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 100
Marqueurs permanentsqté 24
Blocs-notesqté 40
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 8
Jeux de ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Pochettes pour badgesqté 1000
Braceletsqté 300
Cartes de contact d’urgenceqté 50

Courses

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 12 semaines avant le salon. Vérifiez dès cette étape les autorisations, le règlement intérieur, les accès livraison et les issues de secours.
Traitez les exposants avant d’ouvrir largement les inscriptions visiteurs. Demandez leurs besoins alimentaires, leur plan de stand et le matériel de démonstration au moins 4 semaines avant l’événement.
Publiez le programme des démonstrations dès qu’il est stabilisé, idéalement 3 semaines avant l’ouverture. Indiquez les horaires, les salles et les besoins en microphones, haut-parleurs, projecteurs ou écrans.
Testez toute la chaîne technique sur place la veille : ordinateurs d’enregistrement, imprimantes de badges, lecteurs de codes-barres, Wi-Fi, multiprises, rallonges et câbles. Prévoyez des câbles de rechange plutôt que de chercher une solution le matin même.
Envoyez les itinéraires, les informations de parking et le briefing exposants 7 jours avant le salon. Le jour du montage, contrôlez les stocks et les livraisons avant d’aménager le comptoir d’entrée.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un salon de l’industrie musicale ?: Commencez environ 12 semaines avant la date prévue. Les invitations, les réservations de mobilier et de technique doivent idéalement être confirmées 4 à 6 semaines avant l’ouverture.
Combien de temps avant faut-il inviter les exposants ?: Envoyez une première invitation 10 à 12 semaines avant le salon. Relancez les exposants non confirmés après 2 semaines et clôturez les besoins de stand et de restauration environ 4 semaines avant l’événement.
Quand préparer les badges des visiteurs et des exposants ?: Vérifiez les informations des badges 7 à 10 jours avant le salon, puis préparez-les au plus tard la veille. Gardez une imprimante de badges et un ordinateur d’enregistrement disponibles à l’accueil pour les corrections de dernière minute.
Que faut-il tester avant les démonstrations musicales ?: Testez chaque installation la veille, avec les écrans, projecteurs, microphones, haut-parleurs, tables de mixage, boîtiers DI et casques audio. Prévoyez au moins 30 minutes par espace de démonstration pour corriger les problèmes de câblage ou de connexion.

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