Zo organiseer je een muziekfestival zonder losse eindjes

Begin niet met decoratie of boodschappen, maar met datum, locatie en capaciteit. Daarna leg je artiesten, vergunningen, verzekering, veiligheid en techniek vast; die keuzes bepalen de rest van het plan. Verzamel vroeg de technische wensen van elke artiest en zet contactpersonen, tijden en verantwoordelijkheden in één draaiboek. In de laatste week verschuift de aandacht naar bevestigingen, weersverwachting, voorraad en terreinopbouw. Zo weet je op de festivaldag wie wat doet en wanneer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en artiesten boeken
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering en veiligheidsplan regelen
2 personen
5
Artiesteninformatie verzamelen
6
Technische wensen inventariseren
2 personen
7
Catering en bars reserveren
2 personen
8
Beveiliging en EHBO regelen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Parkeer- en routebordjes maken
2 personen
13
Draaiboek en contactlijst maken
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Weersverwachting volgen
16
Artiestenbevestigingen versturen
17
Voorraad en materialen controleren
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Bederfelijke producten koelen
2 personen
21
Locatie controleren
3 personen
22
Terrein afzetten
4 personen
23
Podium opbouwen
6 personen
24
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
25
Lichtinstallatie ophangen
4 personen
26
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
27
Tenten opzetten
5 personen
28
Bar en uitgiftebalies opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Toiletten en wastafels plaatsen
3 personen
32
Afvalpunten inrichten
2 personen
33
Entree en polsbandjes klaarzetten
3 personen
34
Artiestenruimte inrichten
3 personen
35
Catering voorbereiden
5 personen
36
Dranken koud zetten
3 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Geluid testen
3 personen
39
Licht testen
2 personen

Event

40
Artiesten ontvangen
2 personen
41
Soundcheck begeleiden
3 personen
42
Entree bemannen
4 personen
43
Bezoekers informeren
2 personen
44
Festival openen
45
Muziekprogramma begeleiden
3 personen
46
Bar bemannen
6 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
3 personen
49
Eten bijvullen
2 personen
50
Artiesten begeleiden
2 personen
51
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
52
Publiek en terrein controleren
4 personen
53
Eerste hulp verlenen
2 personen
54
Toiletten controleren
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
57
Laatste optreden aankondigen
58
Festival afsluiten
2 personen
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
3 personen
61
Bederfelijke voorraad veilig opbergen
2 personen
62
Locatie grof opruimen
5 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Bar en keuken schoonmaken
4 personen
66
Servies en glazen afwassen
3 personen
67
Podium en techniek afbreken
6 personen
68
Tenten en decoratie afbreken
5 personen
69
Meubilair verzamelen
4 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
73
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 20
Klapstoelenaantal 120
Biertafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 12
Partytentenaantal 6
Podiumdelenaantal 12
Barkoelingenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 500
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorspeakersaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jack-kabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 8
Verdeelstekkersaantal 12
Entreehekkenaantal 8
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 8
Batterijlampenaantal 12

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Podiumdoekenaantal 4
Pijlenbordjesaantal 16
Programmabordenaantal 4
Tafelkledenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakspraysaantal 6
Handvegersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma en techniek naast elkaar voordat je artiesten definitief bevestigt. Noteer per act de benodigde microfoons, DI-boxen, monitorspeakers, kanalen en aansluitkabels; zo voorkom je verrassingen bij de soundcheck.
Regel vergunningen, verzekering, veiligheidsplan, beveiliging en EHBO niet pas nadat de uitnodigingen zijn verstuurd. Plan deze controles minimaal 8 tot 12 weken voor het festival, omdat voorwaarden en capaciteit gevolgen kunnen hebben voor de locatie en opzet.
Maak één draaiboek met opbouwtijden, optredens, soundchecks, catering, bars, vrijwilligers en telefoonnummers. Geef elke taak één verantwoordelijke en deel de definitieve versie uiterlijk 3 dagen vooraf.
Plan de terreinopbouw in een vaste volgorde: eerst afzetten en stroom, daarna podium, PA-speakers, mengtafel, lichtstatieven en kabels, en pas daarna tafels, tenten en decoratie. Test alle stroomhaspels, verdeelstekkers, microfoons en verlichting vóór publiek binnenkomt.
Volg het weer vanaf 7 dagen vooraf en bepaal uiterlijk 48 uur van tevoren wat je doet bij regen of hitte. Controleer dan ook partytenten, podiumdoeken, batterijlampen, gekoelde voorraad, routebordjes en de beschikbare parkeer- en publieksruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een muziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Regel vergunningen, verzekering en veiligheid minimaal 8 tot 12 weken voor de festivaldag, afhankelijk van de eisen van de locatie.
Wanneer moet ik artiesten boeken voor een muziekfestival?: Boek artiesten zodra datum, locatie en budget vaststaan, meestal 6 tot 9 maanden vooraf. Vraag direct hun technische wensen en stuur de definitieve bevestiging uiterlijk 2 tot 4 weken voor het festival.
Hoe maak je een draaiboek voor een muziekfestival?: Zet per onderdeel een tijdstip, verantwoordelijke en telefoonnummer in het draaiboek. Neem minimaal opbouw, soundchecks, optredens, catering, bars, vrijwilligers, EHBO, afbouw en een contactlijst op; deel de laatste versie 3 dagen vooraf.
Wanneer regel je geluid en verlichting voor een muziekfestival?: Leg geluid en verlichting vast zodra de artiesten en hun technische wensen bekend zijn, idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Controleer op de festivaldag vóór opening de PA-speakers, subwoofers, mengtafel, microfoons, kabels, LED-spots en stroomvoorziening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.