Organiser un festival de musique sans perdre le fil

Un festival de musique se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et la programmation, puis les autorisations, la technique et la sécurité. Les oublis arrivent souvent dans les détails : besoins électriques des artistes, circulation du public, stockage au frais ou confirmations de dernière minute. Commence par établir un calendrier de production et une liste de contacts unique. À l’approche du festival, travaille par zones et attribue chaque contrôle à une personne identifiable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du festival
2 personnes
2
Réserver le programme et les artistes
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Prévoir l’assurance et le plan de sécurité
2 personnes
5
Rassembler les informations sur les artistes
6
Recenser les besoins techniques
2 personnes
7
Réserver le catering et les bars
2 personnes
8
Organiser la sécurité et les premiers secours
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Créer les panneaux de parking et de trajet
2 personnes
13
Établir le déroulé et la liste de contacts
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Suivre les prévisions météo
16
Envoyer les confirmations aux artistes
17
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
19
Faire les courses
3 personnes
20
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
21
Vérifier le lieu
3 personnes
22
Balisage du site
4 personnes
23
Monter la scène
6 personnes
24
Raccorder la sonorisation
4 personnes
25
Installer l’éclairage
4 personnes
26
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
27
Monter les tentes
5 personnes
28
Installer le bar et les comptoirs de distribution
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer la décoration
3 personnes
31
Installer les toilettes et les lavabos
3 personnes
32
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
33
Préparer l'entrée et les bracelets
3 personnes
34
Aménager la loge des artistes
3 personnes
35
Préparer le service traiteur
5 personnes
36
Mettre les boissons au frais
3 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Tester le son
3 personnes
39
Tester l’éclairage
2 personnes

Événement

40
Accueillir les artistes
2 personnes
41
Animer les balances
3 personnes
42
Tenir l'entrée
4 personnes
43
Informer les visiteurs
2 personnes
44
Ouvrir le festival
45
Encadrer le programme musical
3 personnes
46
Tenir le bar
6 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner la nourriture
2 personnes
50
Accompagner les artistes
2 personnes
51
Effectuer les changements de scène
4 personnes
52
Contrôler le public et le site
4 personnes
53
Fournir les premiers secours
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Répondre aux questions du public
2 personnes
57
Annoncer le dernier numéro
58
Clôturer le festival
2 personnes
59
Accompagner les visiteurs vers la sortie
4 personnes

Suivi

60
Éteindre l’équipement
3 personnes
61
Ranger les denrées périssables en lieu sûr
2 personnes
62
Effectuer un grand nettoyage du site
5 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Nettoyer le bar et la cuisine
4 personnes
66
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
67
Démonter la scène et la technique
6 personnes
68
Démonter les tentes et la décoration
5 personnes
69
Rassembler le mobilier
4 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre le matériel loué
3 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
73
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 20
Chaises pliantesqté 120
Tables de bièreqté 12
Tabourets de barqté 12
Tentes de réceptionqté 6
Éléments de podiumqté 12
Refroidisseurs de barqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Louchesqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Enrouleurs électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Portiques d’entréeqté 8
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à batterieqté 12

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de flèchesqté 16
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Sprays nettoyantsqté 6
Balais à mainqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de confirmer les artistes. Prévois ensuite un délai d’au moins 4 à 6 semaines pour réunir les autorisations, l’assurance et le plan de sécurité.
Demande à chaque artiste sa fiche technique et ses besoins d’accueil dès la réservation. Vérifie notamment la sonorisation, les retours de scène, les microphones, les boîtiers DI et les branchements électriques.
Prépare le déroulé avec les horaires de montage, balances, changements de plateau et ouverture au public. Ajoute une liste de contacts avec un responsable pour la scène, la sécurité, les premiers secours, les bars et les bénévoles.
Ne limite pas le balisage à l’entrée : indique aussi le parking, les trajets, les zones techniques et les sorties. Installe les panneaux avant l’arrivée du public et vérifie le parcours sur place le jour du montage.
Contrôle les stocks au moins 48 heures avant l’événement, puis réfrigère les produits périssables dès leur réception. Le jour J, fais une vérification séparée du matériel de scène, de l’éclairage, des câbles, des verres réutilisables et des équipements de sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévois au minimum 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes, surtout si des autorisations et une assurance sont nécessaires. Commence par le lieu et la date, puis réserve la programmation avant de détailler la technique et la logistique.
Quand réserver les artistes pour un festival de musique ?: Réserve les artistes dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs mois avant le festival. Demande leur fiche technique au même moment afin d’anticiper la scène, la sonorisation, les retours et les branchements.
Quand installer la scène et la sonorisation ?: Monte la scène et raccorde la sonorisation avant l’ouverture du site, avec assez de temps pour effectuer les balances. Pour un programme avec plusieurs groupes, réserve au moins une demi-journée supplémentaire si le lieu ou le matériel est complexe.
Que vérifier la veille d’un festival de musique ?: La veille, vérifie le lieu, le balisage, les stocks, les branchements, l’éclairage, les contacts et les confirmations envoyées aux artistes. Consulte aussi les prévisions météo et garde un responsable joignable pour chaque zone pendant les dernières heures.

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