Cómo organizar un festival de música sin perder el control

Un festival de música se organiza por dependencias: primero se fijan fecha y recinto, después se cierran artistas, permisos y seguridad, y solo entonces se concretan proveedores y montaje. El sonido, la iluminación y el escenario necesitan requisitos técnicos de cada artista, no una lista genérica. También conviene dejar por escrito quién cubre cada tarea, desde las inscripciones y dietas hasta los primeros auxilios. Esta guía te ayuda a ordenar el trabajo y evitar los problemas de última hora.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el lugar del festival
2 personas
2
Reservar el programa y a los artistas
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Gestionar el seguro y el plan de seguridad
2 personas
5
Recopilar información de los artistas
6
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
7
Reservar catering y bares
2 personas
8
Organizar seguridad y primeros auxilios
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Hacer carteles de aparcamiento y de ruta
2 personas
13
Preparar el programa y la lista de contactos
2 personas
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Seguir la previsión del tiempo
16
Enviar confirmaciones a los artistas
17
Comprobar el stock y el material
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
19
Hacer la compra
3 personas
20
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
21
Comprobar el lugar
3 personas
22
Cerrar el recinto
4 personas
23
Montar el escenario
6 personas
24
Conectar el equipo de sonido
4 personas
25
Colgar la instalación de luces
4 personas
26
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
27
Montar las carpas
5 personas
28
Montar el bar y los mostradores de servicio
4 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Instalar aseos y lavabos
3 personas
32
Organizar puntos de basura
2 personas
33
Preparar la entrada y las pulseras
3 personas
34
Montar la zona de artistas
3 personas
35
Preparar el catering
5 personas
36
Enfriar las bebidas
3 personas
37
Preparar aperitivos
4 personas
38
Probar el sonido
3 personas
39
Probar la iluminación
2 personas

Evento

40
Recibir a los artistas
2 personas
41
Coordinar la prueba de sonido
3 personas
42
Atender la entrada
4 personas
43
Informar a los visitantes
2 personas
44
Abrir el festival
45
Coordinar el programa musical
3 personas
46
Atender el bar
6 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Rellenar las bebidas
3 personas
49
Reponer la comida
2 personas
50
Acompañar a los artistas
2 personas
51
Realizar cambios de escenario
4 personas
52
Controlar al público y el recinto
4 personas
53
Prestar primeros auxilios
2 personas
54
Comprobar los baños
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Responder preguntas del público
2 personas
57
Anunciar la última actuación
58
Cerrar el festival
2 personas
59
Guiar a los visitantes hacia la salida
4 personas

Seguimiento

60
Apagar el equipo
3 personas
61
Guardar de forma segura el stock perecedero
2 personas
62
Hacer una limpieza general del recinto
5 personas
63
Recoger la basura
4 personas
64
Limpiar el recinto
4 personas
65
Limpiar el bar y la cocina
4 personas
66
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
67
Desmontar el escenario y el equipo técnico
6 personas
68
Desmontar las carpas y la decoración
5 personas
69
Recoger el mobiliario
4 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver el material alquilado
3 personas
72
Recoger objetos perdidos
2 personas
73
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 20
Sillas plegablescant. 120
Mesas de cervezacant. 12
Taburetes de barcant. 12
Carpas de fiestacant. 6
Piezas de escenariocant. 12
Enfriadores de barcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Cucharonescant. 12

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces del monitorcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Puertas de entradacant. 8
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 20
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Lámparas de bateríacant. 12

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Telones de escenariocant. 4
Señales de flechascant. 16
Carteles del programacant. 4
Mantelescant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Cubiterascant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Sprays de limpiezacant. 6
Escobas de manocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha y el recinto, y comprueba los permisos antes de anunciar el festival. Sin esa confirmación, reservar artistas, catering o barras puede obligarte a rehacer todo el plan.
Pide a cada artista su información y sus requisitos técnicos con antelación. Reúne en un único documento los horarios, contactos, necesidades de sonido, micrófonos, cajas DI, monitores y conexiones para que el montaje no dependa de suposiciones.
Cierra el plan de seguridad junto con el seguro y la organización de seguridad y primeros auxilios. Define antes del evento quién responde ante una emergencia, cómo se cierra el recinto y dónde se colocan las rutas de acceso.
Calcula la operación de público, no solo el escenario: gestiona las inscripciones, recoge las preferencias dietéticas y prepara carteles de aparcamiento y de ruta. Envía las confirmaciones a los asistentes y artistas antes de la semana del festival.
Haz una comprobación completa del recinto antes de abrir: escenario, sonido, luces, mobiliario, refrigeración, vasos y existencias. Los productos perecederos deben refrigerarse al recibir la compra, y el programa y la lista de contactos deben estar disponibles para voluntarios y responsables.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 6 y 12 meses antes si participan varios artistas y necesitas permisos, seguro y proveedores. Reserva primero el recinto y el programa; deja el montaje técnico y la compra final para los últimos días.
¿Cuándo hay que pedir los requisitos técnicos a los artistas?: Pídelos al confirmar cada contratación y reúne toda la información al menos 4 semanas antes del festival. Comprueba de nuevo los horarios, contactos y necesidades técnicas durante la semana anterior.
¿Qué hay que comprobar el día antes del festival?: Revisa el recinto, el stock y la lista de la compra, y confirma que los productos perecederos están refrigerados. También deben estar listos el programa, los contactos, los carteles, el material de seguridad y la distribución de voluntarios.
¿Cómo se organiza el montaje de sonido e iluminación?: Monta el escenario antes de conectar el equipo de sonido y colgar la iluminación. Reserva varias horas para comprobar altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, cables, focos y alimentación antes de que llegue el público.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.