Zo organiseer je een muziekavond zonder losse eindjes

Begin met de locatie, het budget en de datum; pas daarna leg je muzikanten, catering en techniek vast. Controleer vroeg of je een vergunning nodig hebt en maak een programma met duidelijke tijden voor opbouw, soundcheck, optredens en pauzes. Bij een muziekavond gaat het vaak mis bij geluid, stroom en de overgang tussen catering en optreden. Werk daarom met een plattegrond, een draaiboek en één verantwoordelijke per onderdeel. Het plan hieronder helpt je de 78 taken en 60 spullen in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Muzikanten vastleggen
3
Vergunningen controleren
4
Budget vaststellen
2 personen
5
Programma opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
10
Geluidsapparatuur reserveren
11
Lichtapparatuur reserveren
12
Muzikanten informeren
13
Plattegrond maken
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Bezoekerslijst bijwerken
16
Polsbandjes klaarleggen
17
Draaiboek afdrukken
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Materialen ophalen
2 personen

Event

22
Locatie openen
2 personen
23
Ruimte controleren
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen neerzetten
4 personen
26
Podiumvlak markeren
2 personen
27
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
28
Lichtapparatuur opbouwen
2 personen
29
Microfoons aansluiten
2 personen
30
Muziekinstrumenten klaarzetten
3 personen
31
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
32
Lichttest uitvoeren
2 personen
33
Bar inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Buffet klaarzetten
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Servies klaarzetten
2 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Entree inrichten
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
44
Muzikanten ontvangen
2 personen
45
Deuren openen
2 personen
46
Bezoekers verwelkomen
3 personen
47
Aanmeldingen afvinken
2 personen
48
Programma toelichten
49
Eerste optreden begeleiden
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Tweede optreden begeleiden
2 personen
54
Buffet aanvullen
2 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Pauzeaankondiging doen
57
Derde optreden begeleiden
2 personen
58
Publieksvragen begeleiden
59
Laatste optreden begeleiden
2 personen
60
Afscheid aankondigen
61
Achtergrondmuziek afspelen
62
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
63
Bar afsluiten
2 personen

Nazorg

64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Eten en drinken opruimen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
73
Lichtapparatuur inpakken
2 personen
74
Materialen terugbrengen
2 personen
75
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
76
Gevonden voorwerpen bewaren
77
Leveranciers betalen
78
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamerrekaantal 2
Kledinghangersaantal 30

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 8
Microfoonkabelsaantal 8
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Muziekstandaardenaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Drankdispensersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
IJslepelsaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Loper voor entree
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Tafelnummertjesaantal 10
Plakbandaantal 4
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg muzikanten en geluidsapparatuur pas definitief vast nadat de locatiecapaciteit, stroomvoorziening en speelruimte zijn gecontroleerd. Plan de soundcheck minimaal 2 uur vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 7 dagen vóór de muziekavond door aan de catering. Houd daarnaast aparte ruimte vrij voor artiesten en bediening.
Maak de plattegrond met podium, tafels, stoelen, buffettafels en publieksroutes minimaal 2 weken vooraf. Controleer of kabels van microfoons, speakers en verlichting geen looproutes kruisen.
Wijs voor elke shift één vrijwilliger aan voor ontvangst, artiesten, catering en techniek. Leg polsbandjes, bezoekerslijst en een afgedrukt draaiboek klaar voordat de locatie opengaat.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en regel dan ook de laatste boodschappen en materialen. Test bij de opening alle microfoons, kabels, stekkerdozen, verlichting en muziekapparatuur voordat het publiek arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muziekavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, muzikanten, het budget en eventuele vergunningen. Reserveer geluid en licht zodra de datum en het programma vaststaan, omdat die onderdelen vaak minder flexibel zijn.
Wanneer plan je de soundcheck voor een muziekavond?: Plan de soundcheck minimaal 2 uur vóór de deuren opengaan. Trek extra tijd uit als er meerdere muzikanten, microfoons, DI-boxen of instrumenten worden aangesloten.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een muziekavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel voor muzikanten, vrijwilligers en techniek minimaal 2 extra drankjes per persoon bij de bezoekersaantallen op.
Wanneer moet ik de catering voor een muziekavond bestellen?: Geef de catering het verwachte aantal gasten en de dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf door. Bevestig 48 uur voor aanvang nog het definitieve aantal, de levertijd en de plaats waar de buffettafels komen te staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.