Comment organiser une soirée musicale, étape par étape

Une soirée musicale se prépare dans un ordre précis : réservez d’abord le lieu et les musiciens, puis construisez le programme et le budget. Le son, l’éclairage et les autorisations doivent être réglés avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite le catering, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles. Les dernières 24 heures servent surtout à récupérer le matériel, vérifier la salle et installer les espaces sans improviser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver les musiciens
3
Vérifier les autorisations
4
Définir le budget
2 personnes
5
Élaborer le programme
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
10
Réserver le matériel de sonorisation
11
Réserver l’équipement d’éclairage
12
Informer les musiciens
13
Créer le plan
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Mettre à jour la liste des visiteurs
16
Préparer les bracelets
17
Imprimer le déroulé
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer le matériel
2 personnes

Événement

22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Vérifier l’espace
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Marquer la zone de la scène
2 personnes
27
Installer le matériel sonore
3 personnes
28
Monter l’éclairage
2 personnes
29
Brancher les microphones
2 personnes
30
Installer les instruments de musique
3 personnes
31
Effectuer la vérification du son
3 personnes
32
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
33
Aménager le bar
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Mettre le buffet en place
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Préparer la vaisselle
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Aménager l’entrée
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
44
Accueillir les musiciens
2 personnes
45
Ouvrir les portes
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Cocher les inscriptions
2 personnes
48
Présenter le programme
49
Encadrer la première prestation
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Faire l'annonce de la pause
57
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
58
Animer les questions du public
59
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
60
Annoncer le départ
61
Diffuser de la musique d’ambiance
62
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
63
Fermer le bar
2 personnes

Suivi

64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Retirer la décoration
2 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Ranger le matériel audio
3 personnes
73
Emballer le matériel d'éclairage
2 personnes
74
Rapporter le matériel
2 personnes
75
Évacuer les emballages vides
2 personnes
76
Conserver les objets trouvés
77
Payer les fournisseurs
78
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Portant de vestiaireqté 2
Cintresqté 30

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtiers DIqté 3
Câbles d'instrumentsqté 8
Câbles de microqté 8
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Supports à partitionsqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Cuillères à glaceqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Tapis d’entrée
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Petites cartes de tableqté 10
Ruban adhésifqté 4
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et les musiciens avant de fixer la date définitive des invitations. Demandez au lieu, au moins 6 semaines à l’avance, les règles concernant le bruit, les horaires et les autorisations nécessaires.
Préparez le plan technique en même temps que le programme musical. Notez le nombre de microphones, de pieds, de câbles, de boîtiers DI et de prises électriques nécessaires pour chaque formation.
Arrêtez les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant la soirée. Vous pourrez alors commander le catering et prévoir précisément les tables de buffet, les assiettes, les couverts et les verres.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par tâches générales : accueil, vestiaire, catering, aide aux musiciens et rangement. Prévoyez au moins une personne référente pour chaque zone pendant toute la soirée.
Le jour J, ouvrez le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Commencez par vérifier l’espace, puis installez les tables et les chaises avant le son, l’éclairage, le buffet et les derniers contrôles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée musicale ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les musiciens, vérifier les autorisations, commander le matériel de sonorisation et envoyer les invitations à temps.
Quand faut-il réserver les musiciens et la sonorisation ?: Réservez les musiciens et le matériel technique dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 6 semaines avant la soirée. Transmettez ensuite le programme et les besoins techniques au moins 10 jours avant l’événement.
Quand arrêter les inscriptions pour le catering ?: Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant la soirée. Demandez les allergies et régimes alimentaires au même moment, afin de commander les bonnes quantités et d’organiser le buffet sans urgence.
À quelle heure faut-il ouvrir la salle le jour de la soirée musicale ?: Ouvrez la salle environ 3 heures avant l’arrivée du public. Comptez ce temps pour installer les tables et les chaises, tester les microphones et les enceintes, régler l’éclairage et vérifier le déroulé imprimé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.