Cómo organizar una noche de música sin improvisar
Una noche de música se organiza en un orden claro: primero aseguras el lugar, el presupuesto y los permisos; después cierras músicos, programa y proveedores. El sonido y la iluminación necesitan más coordinación de la que parece, sobre todo si hay actuaciones en directo. También tendrás que controlar inscripciones, preferencias dietéticas, pulseras y voluntarios. Este plan te ayuda a llegar al día del evento con el montaje, el catering y la información para artistas ya comprobados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Contratar músicos
- 3
Comprobar permisos
- 4
Establecer el presupuesto
2 personas
- 5
Elaborar el programa
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Pedir el catering
- 10
Reservar equipo de sonido
- 11
Reservar el equipo de iluminación
- 12
Informar a los músicos
- 13
Hacer el plano
2 personas
- 14
Asignar voluntarios
2 personas
- 15
Actualizar la lista de visitantes
- 16
Preparar las pulseras
- 17
Imprimir el plan de trabajo
- 18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 19
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Recoger los materiales
2 personas
Evento
- 22
Abrir la ubicación
2 personas
- 23
Comprobar el espacio
2 personas
- 24
Montar mesas
4 personas
- 25
Colocar sillas
4 personas
- 26
Marcar la superficie del escenario
2 personas
- 27
Montar el equipo de sonido
3 personas
- 28
Montar el equipo de iluminación
2 personas
- 29
Conectar los micrófonos
2 personas
- 30
Preparar los instrumentos musicales
3 personas
- 31
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 32
Realizar la prueba de luces
2 personas
- 33
Montar la barra
3 personas
- 34
Enfriar las bebidas
2 personas
- 35
Preparar aperitivos
3 personas
- 36
Preparar el buffet
2 personas
- 37
Montar el punto de café
2 personas
- 38
Preparar la vajilla
2 personas
- 39
Colgar la decoración
3 personas
- 40
Montar la entrada
2 personas
- 41
Comprobar los baños
- 42
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 43
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
- 44
Recibir a los músicos
2 personas
- 45
Abrir las puertas
2 personas
- 46
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 47
Marcar las inscripciones
2 personas
- 48
Presentar el programa
- 49
Acompañar la primera actuación
2 personas
- 50
Servir aperitivos
3 personas
- 51
Servir las bebidas
3 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Acompañar la segunda actuación
2 personas
- 54
Reponer el bufé
2 personas
- 55
Servir café y té
2 personas
- 56
Hacer el anuncio del descanso
- 57
Acompañar la tercera actuación
2 personas
- 58
Gestionar las preguntas del público
- 59
Coordinar la última actuación
2 personas
- 60
Anunciar la despedida
- 61
Poner música de fondo
- 62
Despedir a los visitantes
2 personas
- 63
Cerrar el bar
2 personas
Seguimiento
- 64
Apagar el equipo
2 personas
- 65
Recoger comida y bebida
3 personas
- 66
Recoger la basura
3 personas
- 67
Lavar la vajilla
3 personas
- 68
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 69
Retirar la decoración
2 personas
- 70
Limpiar el lugar
4 personas
- 71
Limpiar los baños
2 personas
- 72
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
- 73
Empaquetar el equipo de iluminación
2 personas
- 74
Devolver los materiales
2 personas
- 75
Desechar los envases vacíos
2 personas
- 76
Guardar los objetos perdidos
- 77
Pagar a los proveedores
- 78
Compartir fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 6
- Mesas de buffetcant. 3
- Burra de camerinocant. 2
- Perchascant. 30
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Cajas DIcant. 3
- Cables de instrumentoscant. 8
- Cables de micrófonocant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 8
- Portátil
- Atriles para partiturascant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Copas de vinocant. 50
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 100
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Abrebotellascant. 3
- Cucharillas para heladocant. 2
Decoración
- Mantelescant. 10
- Alfombra para la entrada
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Cartel de bienvenida
- Carteles del programacant. 4
- Números de mesacant. 10
- Cinta adhesivacant. 4
- Bridascant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Escobas de manocant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Escobillas de bañocant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, el presupuesto y los permisos antes de contratar músicos o proveedores. Hazlo con varias semanas de margen: cualquier limitación de horario, aforo o ruido afecta al programa completo.
- Define el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye la hora de apertura, las actuaciones, los cambios de equipo y el cierre; deja al menos 15 minutos entre actuaciones para ajustar micrófonos e instrumentos.
- Reserva el sonido y la iluminación con tiempo y confirma qué incluye cada proveedor. Para una actuación en directo, comprueba que habrá altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, cables y regletas suficientes.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Calcula las cantidades con la lista actualizada de visitantes y revisa también vasos, copas, tazas, platos y cubiertos para no descubrir faltantes durante el servicio.
- Llega con un plano, voluntarios asignados y el plan de trabajo impreso. Abre el lugar con varias horas de antelación para comprobar el espacio, montar mesas y sillas, instalar el equipo y resolver problemas antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de música?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar, comprueba los permisos y fija el presupuesto; después contrata músicos, sonido, iluminación y catering.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?
- Envíalas aproximadamente 4 semanas antes, cuando el lugar, el programa básico y el sistema de inscripción estén definidos. Cierra la lista de visitantes entre 7 y 10 días antes para actualizar el catering y preparar las pulseras.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el equipo de sonido?
- Reserva al menos 3 horas para abrir el espacio, montar mesas y sillas, colocar altavoces, micrófonos e iluminación y hacer una prueba. Pide a los músicos que lleguen como mínimo 90 minutos antes de su actuación.
- ¿Cuándo se debe pedir el catering para una noche de música?
- Haz el pedido entre 7 y 10 días antes, después de cerrar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas. Revisa la previsión meteorológica y la lista de compra el día anterior si parte del evento es al aire libre.
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