Zo organiseer je een musicalvoorstelling

Begin niet met decor of repetities, maar met de voorstelling zelf: voor welk publiek speel je, op welke datum en in welke locatie? Leg daarna budget, kaartprijzen, rechten, cast en crew vast. Open de kaartverkoop pas wanneer speelduur, programma en publieksinformatie voldoende duidelijk zijn. In de laatste weken verschuift de aandacht naar techniek, decor, kostuums en de publieksstroom. Werk met één definitieve bezoekerslijst en een duidelijke backstage- en cue-indeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Voorstelling en publieksdoel bepalen
2 personen
3
Budget en kaartprijzen vaststellen
2 personen
4
Cast en crew bevestigen
2 personen
5
Repetitierooster opstellen
2 personen
6
Rechten en muzieklicenties controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Kaartverkoop openen
2 personen
9
Publiciteitsmateriaal verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Reserveringen maken
13
Programma en speellijst afronden
2 personen
14
Rolverdeling backstage maken
2 personen
15
Cateringbestelling plaatsen
16
Techniek en decor reserveren
2 personen
17
Publieksinformatie versturen
18
Definitieve bezoekerslijst maken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Decorstukken controleren
2 personen
21
Kostuums klaarleggen
2 personen
22
Technische cue-lijst afdrukken
23
Technische briefing voorbereiden
2 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Podium en speelvloer opbouwen
5 personen
26
Decor en rekwisieten plaatsen
4 personen
27
Publieksstoelen opstellen
4 personen
28
Entree en garderobe inrichten
2 personen
29
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
30
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Lichtstanden programmeren
2 personen
33
Muziek en effecten testen
2 personen
34
Kleedkamers inrichten
2 personen
35
Kostuums en make-up klaarzetten
3 personen
36
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Programma's en tickets klaarleggen
2 personen
40
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
41
Cast en crew briefen
2 personen
42
Generale doorloop uitvoeren
8 personen
43
Publiek ontvangen
4 personen
44
Tickets controleren
2 personen
45
Garderobe beheren
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Voorstelling starten
3 personen
48
Licht en geluid bedienen
3 personen
49
Backstage rekwisieten wisselen
3 personen
50
Kostuumwissels begeleiden
3 personen
51
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
52
Pauzehapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
55
Applausmoment begeleiden
2 personen
56
Cast bedanken op het podium
2 personen
57
Publiek uitzwaaien
3 personen
58
Garderobe uitgifte afhandelen
2 personen
59
Afterpartyhapjes serveren
2 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen

Nazorg

61
Decor en rekwisieten afbouwen
4 personen
62
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
63
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
64
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
65
Servies en glazen afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
2 personen
67
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
68
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
69
Voorraad inpakken
2 personen
70
Apparatuur en materialen laden
4 personen
71
Gevonden voorwerpen verzamelen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
76
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Publieksstoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Kleedkamerstoelenaantal 20
Garderoberekkenaantal 4
Garderobehangersaantal 200
Buffettafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Drinkglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 120
Dessertbordjesaantal 180
Herbruikbare vorkenaantal 180
Herbruikbare lepelsaantal 180
Serveertangenaantal 8
Koffielepeltjesaantal 180

Apparatuur

Mengtafel
Podiumluidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Laptop voor muziek

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Lichtconsole
DMX-kabelsaantal 16
Podiumverlichtingaantal 4

Decoratie

Achterdoekenaantal 4
Zwarte podiumdoekenaantal 8
Decorpanelenaantal 10
Rekwisietentafelsaantal 4
Rekwisietenkistenaantal 6
Slingersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksnerfmessenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Keukenhanddoekenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Servettenaantal 400
Koffiefiltersaantal 100
Kassa
Wisselgeldbak
Boodschappen

Tips

Controleer de rechten en muzieklicenties voordat je repetities en kaartverkoop vastlegt. Een musical kan meerdere toestemmingen nodig hebben; plan hiervoor minstens enkele weken voordat je publiciteit verspreidt.
Maak het repetitierooster rond vaste mijlpalen: eerst de scènes en zang, daarna volledige doorlopen en pas als laatste de technische cues. Reserveer minimaal één volledige doorloop met decor, kostuums en microfoons.
Plan kaartverkoop, catering en publieksinformatie vanuit dezelfde bezoekersaantallen. Vraag dieetwensen uiterlijk één week vooraf op en maak daarna een definitieve bezoekerslijst voor ontvangst en catering.
Test geluid en licht niet pas op de speeldag. Controleer mengtafel, draadloze microfoons, DI-boxen, podiumluidsprekers, LED-theaterspots en kabels tijdens een aparte technische repetitie.
Maak op de dag zelf een tijdlijn met vaste overdrachtsmomenten: locatie openen, podium en speelvloer opbouwen, briefing, soundcheck, kostuumcontrole en publieksontvangst. Leg de technische cue-lijst geprint klaar voor degene die de voorstelling bedient.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een musicalvoorstelling te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleine voorstelling met een bestaande cast en locatie. Plan langer als rechten, muzieklicenties, nieuwe decorstukken of een uitgebreide kaartverkoop nog geregeld moeten worden.
Wanneer moet ik de kaartverkoop voor een musical openen?: Open de kaartverkoop zodra datum, locatie, voorstelling, kaartprijs en speeltijden definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur publieksinformatie opnieuw zodra programma en speellijst definitief zijn.
Hoeveel repetities zijn nodig voor een musical?: Plan voor een compacte musical ongeveer 10 tot 15 repetities, plus minimaal één volledige doorloop en één technische repetitie. Reserveer extra tijd voor scènes waarin zang, beweging, decorwissels en microfoons tegelijk samenkomen.
Wanneer regel je techniek en decor voor een musicalvoorstelling?: Reserveer techniek en decor uiterlijk 4 tot 6 weken voor de voorstelling en controleer alle onderdelen tijdens de technische repetitie. Bouw podiumdelen, speelvloer, lichtstatieven en luidsprekers niet voor het eerst op de speeldag op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.