Cómo organizar un espectáculo musical sin perder el control

Organizar un espectáculo musical exige coordinar artistas, ensayos, derechos, entradas, técnica y atención al público en un orden concreto. Empieza por definir el formato, el aforo y el presupuesto antes de reservar equipos o abrir la venta. Después fija un calendario de ensayos y cierra cuanto antes las licencias musicales y las necesidades de sonido, iluminación y escenografía. Durante la última semana, el trabajo consiste en confirmar asistentes, preparar vestuario y dejar por escrito cada cambio técnico y responsabilidad de backstage.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Definir el espectáculo y el público objetivo
2 personas
3
Fijar el presupuesto y los precios de las entradas
2 personas
4
Confirmar el reparto y el equipo
2 personas
5
Elaborar el calendario de ensayos
2 personas
6
Comprobar derechos y licencias musicales
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir la venta de entradas
2 personas
9
Distribuir el material publicitario
3 personas
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Hacer reservas
13
Finalizar el programa y la lista de reproducción
2 personas
14
Crear la distribución de roles en backstage
2 personas
15
Realizar el pedido de catering
16
Reservar técnica y escenografía
2 personas
17
Enviar información al público
18
Elaborar la lista definitiva de asistentes
19
Hacer la compra
2 personas
20
Comprobar los elementos de decoración
2 personas
21
Preparar los disfraces
2 personas
22
Imprimir la lista de cues técnicas
23
Preparar la reunión técnica
2 personas

Evento

24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Montar el escenario y el área de juego
5 personas
26
Colocar la decoración y los atrezos
4 personas
27
Colocar las sillas para el público
4 personas
28
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
29
Montar la instalación de iluminación
3 personas
30
Montar el sistema de sonido
3 personas
31
Probar los micrófonos
2 personas
32
Programar los modos de iluminación
2 personas
33
Probar la música y los efectos
2 personas
34
Preparar los vestuarios
2 personas
35
Preparar disfraces y maquillaje
3 personas
36
Preparar el buffet de catering
3 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Dejar listas las entradas y los tickets
2 personas
40
Realizar el control de seguridad
2 personas
41
Informar al reparto y al equipo
2 personas
42
Realizar el ensayo general
8 personas
43
Recibir al público
4 personas
44
Comprobar las entradas
2 personas
45
Gestionar el guardarropa
2 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Empezar la actuación
3 personas
48
Manejar luces y sonido
3 personas
49
Cambiar los atrezos entre bastidores
3 personas
50
Coordinar cambios de vestuario
3 personas
51
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
52
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
55
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
56
Agradecer al elenco en el escenario
2 personas
57
Despedir al público
3 personas
58
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
59
Servir aperitivos del afterparty
2 personas
60
Rellenar las bebidas
2 personas

Seguimiento

61
Desmontar la decoración y los elementos de atrezzo
4 personas
62
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
63
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
64
Retirar sillas y mesas
4 personas
65
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
66
Recoger la basura
2 personas
67
Limpiar la sala y el foyer
3 personas
68
Limpiar los vestuarios
2 personas
69
Empaquetar el material
2 personas
70
Cargar equipos y materiales
4 personas
71
Recoger objetos perdidos
72
Cerrar el recinto
2 personas
73
Devolver el material alquilado
2 personas
74
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
75
Devolver los objetos perdidos
76
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Asientos para el públicocant. 180
Mesas plegablescant. 12
Sillas del vestuariocant. 20
Percheroscant. 4
Perchas para el guardarropacant. 200
Mesas de buffetcant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 220
Copas de vinocant. 120
Platos de postrecant. 180
Tenedores reutilizablescant. 180
Cucharas reutilizablescant. 180
Pinzas de servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 180

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces del escenariocant. 2
Subwooferscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Portátil para música

Iluminación

Focos LED de teatrocant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Mesa de luces
Cables DMXcant. 16
Iluminación del escenariocant. 4

Decoración

Telones de fondocant. 4
Telones negros para el escenariocant. 8
Paneles decorativoscant. 10
Mesas de utileríacant. 4
Cajas de atrezzocant. 6
Guirnaldascant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinerocant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4
Paños de cocinacant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Servilletascant. 400
Filtros de cafécant. 100
Caja registradora
Caja para cambio
Compras

Consejos

Define la fecha, el lugar y el público antes de fijar precios: el aforo disponible determina cuántas entradas puedes vender y qué presupuesto por asistente es realista.
Confirma el reparto, el equipo y el calendario de ensayos con varias semanas de margen. Reserva ensayos técnicos separados de los ensayos artísticos para probar micrófonos, monitores, luces y cambios de escena.
Comprueba los derechos y licencias musicales antes de anunciar el programa. Si cambias una canción durante la preparación, revisa también si cambia la autorización necesaria.
No abras la venta de entradas hasta tener claro el programa, la duración aproximada y la información de acceso. Envía al público los detalles definitivos al menos 3 días antes del espectáculo.
Reserva catering y material de servicio según la lista definitiva de asistentes, pero añade un pequeño margen. Coordina la llegada, el montaje del escenario y la apertura del recinto con horarios escritos para cada equipo.##

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo musical?: Empieza como mínimo 8 semanas antes si participan varios artistas y necesitas ensayos, licencias, venta de entradas y técnica. Reserva el equipo y confirma el lugar en las primeras 2 semanas.
¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas?: Ábrela cuando estén confirmados el programa, el reparto, el lugar, el aforo y los precios. Como referencia, entre 4 y 6 semanas antes permite promocionar el espectáculo y revisar las inscripciones con tiempo.
¿Cuándo se hace la prueba técnica del espectáculo?: Haz una reunión técnica entre 7 y 14 días antes y una prueba completa el mismo día, antes de abrir las puertas. Deja al menos 2 horas para montar escenario, sonido, iluminación y cues.
¿Cuánta comida y bebida hay que preparar para el público?: Calcula las raciones según la lista definitiva de asistentes y añade entre un 5 y un 10 % para imprevistos. Para una recepción de aproximadamente 2 horas, prevé 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta el catering al horario del espectáculo.

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