Eine Musicalaufführung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Musicalaufführung laufen künstlerische, technische und organisatorische Aufgaben parallel. Lege zuerst Zielgruppe, Termin, Ort und Budget fest, bevor du Cast, Crew und Probenplan verbindlich machst. Danach folgen Rechte, Ticketverkauf, Werbung und die technische Planung. In der letzten Woche zählt vor allem, ob Besucherliste, Kostüme, Technik, Catering und der Ablauf hinter der Bühne wirklich zusammenpassen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Veranstaltung und Zielgruppe festlegen
2 Personen
3
Budget und Ticketpreise festlegen
2 Personen
4
Cast und Crew bestätigen
2 Personen
5
Probenplan erstellen
2 Personen
6
Rechte und Musiklizenzen prüfen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
9
Werbematerial verteilen
3 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Reservierungen vornehmen
13
Programm und Playlist abschließen
2 Personen
14
Backstage-Rollenzuteilung erstellen
2 Personen
15
Cateringbestellung aufgeben
16
Technik und Dekor reservieren
2 Personen
17
Publikumsinformationen versenden
18
Endgültige Besucherliste erstellen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Dekorationsteile prüfen
2 Personen
21
Kostüme bereitlegen
2 Personen
22
Technische Cueliste ausdrucken
23
Technisches Briefing vorbereiten
2 Personen

Event

24
Location öffnen
2 Personen
25
Bühne und Spielfläche aufbauen
5 Personen
26
Dekor und Requisiten aufbauen
4 Personen
27
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
28
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
29
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
30
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
31
Mikrofone testen
2 Personen
32
Lichtstimmungen programmieren
2 Personen
33
Musik und Effekte testen
2 Personen
34
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
35
Kostüme und Make-up vorbereiten
3 Personen
36
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Snacks vorbereiten
3 Personen
39
Programme und Tickets bereitlegen
2 Personen
40
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
41
Cast und Crew briefen
2 Personen
42
Generalprobe durchführen
8 Personen
43
Publikum empfangen
4 Personen
44
Tickets kontrollieren
2 Personen
45
Garderobe verwalten
2 Personen
46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
47
Vorstellung starten
3 Personen
48
Licht und Ton bedienen
3 Personen
49
Bühnenrequisiten wechseln
3 Personen
50
Kostümwechsel begleiten
3 Personen
51
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
52
Pausensnacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
55
Applausmoment begleiten
2 Personen
56
Cast auf der Bühne verabschieden
2 Personen
57
Publikum verabschieden
3 Personen
58
Garderobenausgabe abwickeln
2 Personen
59
Afterparty-Snacks servieren
2 Personen
60
Getränke nachfüllen
2 Personen

Nachbereitung

61
Dekor und Requisiten abbauen
4 Personen
62
Lichttechnik abbauen
3 Personen
63
Tonanlage abbauen
3 Personen
64
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
65
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
66
Abfall sammeln
2 Personen
67
Saal und Foyer reinigen
3 Personen
68
Umkleiden reinigen
2 Personen
69
Vorrat einpacken
2 Personen
70
Geräte und Materialien verladen
4 Personen
71
Fundsachen sammeln
72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
73
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
74
Unbenutzte Einkäufe verstauen
2 Personen
75
Fundsachen zurückbringen
76
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
PublikumssitzeAnz. 180
KlappischeAnz. 12
UmkleidestühleAnz. 20
GarderobenständerAnz. 4
GarderobenbügelAnz. 200
BuffetischeAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
TrinkgläserAnz. 220
WeingläserAnz. 120
DesserttellerAnz. 180
Wiederverwendbare GabelnAnz. 180
Wiederverwendbare LöffelAnz. 180
ServierzangenAnz. 8
KaffeelöffelAnz. 180

Ausstattung

Mischpult
BühnenlautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
Laptop für Musik

Beleuchtung

LED-TheaterspotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
Lichtkonsole
DMX-KabelAnz. 16
BühnenbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 4
Schwarze BühnenstoffeAnz. 8
DekorplattenAnz. 10
RequisitentischeAnz. 4
RequisitenkistenAnz. 6
GirlandenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
ProgrammschilderAnz. 4
WegweiserAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4
KüchentücherAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

ServiettenAnz. 400
KaffeefilterAnz. 100
Kasse
Wechselgeldkasse
Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Zielgruppe und Budget. Prüfe die Aufführungsrechte und Musiklizenzen, bevor du Werbung oder den Ticketverkauf startest.
Plane Proben nicht nur nach Szenen, sondern reserviere mindestens zwei vollständige Durchläufe mit Licht, Ton, Kostümen und Umbauten. Die technische Cue-Liste sollte spätestens 7 Tage vor der Aufführung gedruckt vorliegen.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Sitzplätze, Eintrittspreise und die maximale Raumkapazität feststehen. Verschicke spätestens 3 bis 5 Tage vorher die Publikumsinformationen mit Einlasszeit, Adresse und wichtigen Hinweisen.
Teile Backstage-Rollen für Einlass, Garderobe, Umbauten, Mikrofone und Notfälle namentlich ein. Plane pro Umbau mindestens eine verantwortliche Person ein und führe das technische Briefing am Veranstaltungstag vor dem Einlass durch.
Bestelle Catering und prüfe Dekoration, Kostüme und Technik spätestens 48 Stunden vorher. Rechne bei Getränken für den ersten Veranstaltungsabschnitt mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Gläser, Tassen und Servierbesteck vor dem Aufbau bereit.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, eine Musicalaufführung zu organisieren?: Für eine kleine Aufführung solltest du mindestens 8 Wochen einplanen, bei größerem Cast oder aufwendiger Technik eher 3 bis 6 Monate. Rechte, Proben und Ticketverkauf lassen sich nur schwer kurzfristig nachholen.
Wann sollte man mit den Proben für ein Musical beginnen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Aufführung mit regelmäßigen Proben. Setze in der letzten Woche mindestens zwei komplette Durchläufe mit Technik, Kostümen und Umbauten an.
Wann müssen die Musikrechte für eine Musicalaufführung geklärt sein?: Kläre die Rechte und Musiklizenzen vor dem Start von Werbung und Ticketverkauf, am besten 8 bis 12 Wochen vorher. Ohne diese Freigaben solltest du keine verbindliche Aufführung ankündigen.
Was muss am Tag der Musicalaufführung zuerst passieren?: Öffne den Veranstaltungsort mindestens 4 Stunden vor dem Einlass. Baue zuerst Bühne, Sitzplätze und Technik auf, führe anschließend Soundcheck und technisches Briefing durch und lege danach Kostüme sowie Backstage-Material bereit.

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