Zo organiseer je een musicalvoorstelling

Begin met de voorstelling zelf: leg datum, locatie, script en muziek vast voordat je rollen verdeelt of uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen of je muziek- en uitvoeringsrechten nodig hebt; dat wordt vaak te laat geregeld. Werk daarna terug vanaf de speeldata met een repetitieschema, techniekplan en planning voor decor, kostuums en rekwisieten. In de laatste weken verschuift de aandacht naar reserveringen, programmaboekjes, catering en publieksontvangst. Zo voorkom je dat de generale repetitie de eerste volledige test van de voorstelling wordt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorstelling en datum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Muziekrechten controleren
4
Script en muziek selecteren
3 personen
5
Rolverdeling vaststellen
3 personen
6
Repetitieschema maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Reserveringen bevestigen
11
Programma samenstellen
2 personen
12
Programmaboekjes bestellen
13
Affiches ophangen
2 personen
14
Kostuums verzamelen
3 personen
15
Rekwisieten verzamelen
3 personen
16
Decorontwerp uitwerken
3 personen
17
Techniekplan maken
2 personen
18
Catering reserveren
19
Stoelenplan maken
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Laatste repetitie uitvoeren
15 personen
22
Teksten en muziek controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen controleren
2 personen
25
Decor en rekwisieten laden
4 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Podium opbouwen
4 personen
28
Decor opbouwen
4 personen
29
Licht en geluid aansluiten
3 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Muziek afspelen testen
2 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Tafels voor ontvangst klaarzetten
2 personen
34
Kleedkamers inrichten
2 personen
35
Kostuums klaarleggen
3 personen
36
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
37
Catering voorbereiden
3 personen
38
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
39
Entree en garderobe inrichten
2 personen

Event

40
Acteurs laten omkleden
3 personen
41
Publiek verwelkomen
4 personen
42
Programma's uitdelen
2 personen
43
Garderobe bemannen
2 personen
44
Voorstelling begeleiden
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Pauzedrankjes serveren
4 personen
47
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
48
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
49
Artiestenmaaltijd serveren
3 personen
50
Publiek uitzwaaien
3 personen
51
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

52
Kostuums verzamelen
3 personen
53
Rekwisieten inpakken
3 personen
54
Decor afbreken
4 personen
55
Licht en geluid afkoppelen
3 personen
56
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Afval verzamelen
2 personen
59
Zaal schoonmaken
3 personen
60
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
61
Materialen terugbrengen
3 personen
62
Geleende kostuums retourneren
2 personen
63
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Kleedkamerstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 12
Verlenghaspelsaantal 4
Kledingstomersaantal 2
Spiegelsaantal 4
Kledingstangenaantal 4

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Achterdoekaantal 2
Decorpanelenaantal 6
Kunstplantenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 6
Sierverlichtingaantal 4
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Schaaraantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Afwasteilenaantal 6

Catering

Koekschalenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Kleedkamerkoelkastenaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Tips

Plan de eerste repetitie pas nadat script, muziek en rolverdeling definitief zijn. Reserveer daarna vaste repetitiemomenten en houd minimaal één volledige doorloop vóór de voorstelling vrij.
Controleer muziek- en uitvoeringsrechten direct na het selecteren van het repertoire. Wacht niet tot de affiches of uitnodigingen klaar zijn, want toestemming kan de titel of uitvoering nog beïnvloeden.
Maak het techniekplan vóór je decor bouwt. Noteer waar podiumspots, luidsprekers, draadloze microfoons, het mengpaneel en verlengkabels komen en test alle aansluitingen uiterlijk bij de laatste repetitie.
Werk het stoelenplan en de publieksstroom minstens één week vooraf uit. Reserveer ruimte voor entree, garderobe en eventuele catering, en verwerk dieetwensen voordat je de bestelling bevestigt.
Laad decor en rekwisieten niet pas op de speeldag. Maak per onderdeel een laadlijst en controleer kostuums, achterdoek, decorpanelen, plakband en tie-wraps na de laatste repetitie opnieuw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een musicalvoorstelling te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleinschalige voorstelling met bestaande muziek en een beperkt decor. Plan meer tijd als je rechten moet aanvragen, nieuwe muziek instudeert of meerdere voorstellingen geeft.
Wanneer moet ik muziek- en uitvoeringsrechten regelen?: Controleer de rechten direct bij de keuze van script en muziek, bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de voorstelling. Rond dit af voordat je programma, affiches of uitnodigingen definitief maakt.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een musicalvoorstelling?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor de voorstelling op, zodat catering nog aangepast kan worden.
Wanneer plan je de generale repetitie?: Plan de laatste volledige doorloop 1 tot 3 dagen vóór de voorstelling. Gebruik daarbij het echte decor, de kostuums, microfoons, verlichting en rekwisieten; zo blijven technische problemen niet verborgen tot de première.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.