Cómo organizar un espectáculo musical sin perder el control
Organizar un espectáculo musical exige coordinar dos cosas a la vez: la parte artística y todo lo que ocurre alrededor del escenario. Empieza fijando la actuación, la fecha y el lugar; después cierra los derechos de música, el guion, el reparto y el calendario de ensayos. Cuando el programa esté definido, pasa a invitaciones, reservas, asientos, catering y necesidades técnicas. Los últimos días deben servir para comprobar materiales, revisar textos y música y preparar la carga de decoración y utilería.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir la actuación y la fecha
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Comprobar los derechos de música
- 4
Seleccionar guion y música
3 personas
- 5
Establecer la distribución de funciones
3 personas
- 6
Hacer el programa de ensayos
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Confirmar las reservas
- 11
Elaborar el programa
2 personas
- 12
Encargar los programas
- 13
Colgar carteles
2 personas
- 14
Reunir los trajes
3 personas
- 15
Reunir los accesorios
3 personas
- 16
Desarrollar el diseño de la decoración
3 personas
- 17
Elaborar el plan técnico
2 personas
- 18
Reservar el catering
- 19
Hacer el plano de asientos
- 20
Asignar voluntarios
2 personas
- 21
Realizar el último ensayo
15 personas
- 22
Revisar textos y música
2 personas
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Comprobar los materiales
2 personas
- 25
Cargar decoración y utilería
4 personas
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Montar el escenario
4 personas
- 28
Montar la decoración
4 personas
- 29
Conectar la luz y el sonido
3 personas
- 30
Probar los micrófonos
2 personas
- 31
Probar la reproducción de música
2 personas
- 32
Colocar las sillas
4 personas
- 33
Preparar las mesas para la recepción
2 personas
- 34
Preparar los vestuarios
2 personas
- 35
Preparar los disfraces
3 personas
- 36
Preparar los accesorios
3 personas
- 37
Preparar el catering
3 personas
- 38
Colocar los folletos del programa
2 personas
- 39
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Evento
- 40
Ayudar a los actores a cambiarse
3 personas
- 41
Dar la bienvenida al público
4 personas
- 42
Repartir programas
2 personas
- 43
Atender el guardarropa
2 personas
- 44
Coordinar la presentación
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Servir bebidas del descanso
4 personas
- 47
Acompañar al público de vuelta a la sala
2 personas
- 48
Coordinar la segunda función
3 personas
- 49
Servir la comida de los artistas
3 personas
- 50
Despedir al público
3 personas
- 51
Cerrar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 52
Reunir los trajes
3 personas
- 53
Empaquetar los accesorios
3 personas
- 54
Desmontar la decoración
4 personas
- 55
Desconectar la luz y el sonido
3 personas
- 56
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 57
Lavar la vajilla
3 personas
- 58
Recoger la basura
2 personas
- 59
Limpiar la sala
3 personas
- 60
Limpiar los vestuarios
2 personas
- 61
Devolver los materiales
3 personas
- 62
Devolver los disfraces prestados
2 personas
- 63
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Sillascant. 120
- Mesascant. 8
- Sillas del vestuariocant. 12
- Percheroscant. 4
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 6
- Soportes para micrófonocant. 4
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 12
- Enrollacablescant. 4
- Vaporizadores de ropacant. 2
- Espejoscant. 4
- Percheroscant. 4
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 3
- Regletascant. 6
Decoración
- Telón de fondocant. 2
- Paneles decorativoscant. 6
- Plantas artificialescant. 8
- Paños decorativoscant. 6
- Iluminación decorativacant. 4
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
- Tijerascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cucharillascant. 120
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Cubetas para lavarcant. 6
Catering
- Bandejas para galletascant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Neveras del vestuariocant. 2
- Compras
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Papeleracant. 8
Consejos
- Cierra el lugar y los derechos de música antes de anunciar la fecha. Deja al menos 6 semanas para resolver permisos, adaptar el guion y confirmar las condiciones técnicas del espacio.
- Convierte el reparto en un calendario de ensayos desde el principio. Reserva un último ensayo completo con sonido, micrófonos, iluminación, cambios de vestuario y utilería, no solo una lectura del guion.
- Haz el plan técnico sobre el escenario real: cuenta micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables y focos, y comprueba dónde habrá enchufes y regletas antes del montaje.
- No dejes la atención al público para la última semana. Envía las invitaciones con 3 o 4 semanas de margen, recoge las preferencias dietéticas y confirma reservas, programa y plano de asientos antes de encargar los programas.
- Prepara una lista de carga separada para decoración, vestuario y utilería. Comprueba piezas de escenario, percheros, trajes, accesorios, telón, paneles, cinta, bridas y tijeras el día anterior para detectar faltantes a tiempo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo musical?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la actuación. Ese margen permite reservar el lugar, revisar los derechos de música, repartir funciones, programar ensayos y confirmar proveedores sin concentrarlo todo en los últimos días.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para un espectáculo musical?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes. Pide la confirmación de asistencia y las preferencias dietéticas durante la primera semana, para poder cerrar el catering y el plano de asientos con tiempo.
- ¿Cuándo hacer el último ensayo?
- Hazlo entre 2 y 5 días antes del espectáculo, con el programa completo. Incluye textos, música, micrófonos, iluminación, vestuario, accesorios y cambios de escena; el mismo día reserva solo una comprobación técnica breve.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior al espectáculo musical?
- Comprueba que están cargados todos los elementos de decoración y utilería, junto con cables, enrollacables, regletas, micrófonos, focos y materiales de montaje. También conviene confirmar el catering, las reservas y el número final de programas al menos 24 horas antes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!