Eine Musicalaufführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Musicalaufführung müssen künstlerische Planung, Proben und Veranstaltungstechnik früh zusammenpassen. Lege zuerst Stück und Termin fest, reserviere den Raum und kläre die Musikrechte, bevor du Rollen, Proben und Ausstattung planst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Sitzordnung und Catering. In der letzten Woche entscheidet ein vollständiger Technik- und Ablaufcheck darüber, ob Mikrofone, Licht, Kostüme und Requisiten rechtzeitig auf der Bühne sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Show und Datum festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Musikrechte prüfen
- 4
Drehbuch und Musik auswählen
3 Personen
- 5
Rollenverteilung festlegen
3 Personen
- 6
Probenplan erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Reservierungen bestätigen
- 11
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 12
Programmhefte bestellen
- 13
Plakate aufhängen
2 Personen
- 14
Kostüme einsammeln
3 Personen
- 15
Requisiten sammeln
3 Personen
- 16
Dekorentwurf ausarbeiten
3 Personen
- 17
Technikplan erstellen
2 Personen
- 18
Catering reservieren
- 19
Bestuhlungsplan erstellen
- 20
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 21
Letzte Probe durchführen
15 Personen
- 22
Texte und Musik überprüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Materialien prüfen
2 Personen
- 25
Dekor und Requisiten verladen
4 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Bühne aufbauen
4 Personen
- 28
Dekor aufbauen
4 Personen
- 29
Licht und Ton anschließen
3 Personen
- 30
Mikrofone testen
2 Personen
- 31
Musikwiedergabe testen
2 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Tische für den Empfang bereitstellen
2 Personen
- 34
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
- 35
Kostüme bereitlegen
3 Personen
- 36
Requisiten bereitstellen
3 Personen
- 37
Catering vorbereiten
3 Personen
- 38
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 39
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Event
- 40
Schauspieler zum Umziehen schicken
3 Personen
- 41
Publikum begrüßen
4 Personen
- 42
Programme ausgeben
2 Personen
- 43
Garderobe besetzen
2 Personen
- 44
Aufführung begleiten
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 47
Publikum zurück in den Saal begleiten
2 Personen
- 48
Zweite Vorstellung begleiten
3 Personen
- 49
Künstlermahlzeit servieren
3 Personen
- 50
Publikum verabschieden
3 Personen
- 51
Garderobe abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 52
Kostüme einsammeln
3 Personen
- 53
Requisiten einpacken
3 Personen
- 54
Deko abbauen
4 Personen
- 55
Licht und Ton abkoppeln
3 Personen
- 56
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Abfall sammeln
2 Personen
- 59
Saal reinigen
3 Personen
- 60
Umkleiden reinigen
2 Personen
- 61
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 62
Geliehene Kostüme zurückgeben
2 Personen
- 63
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 8
- UmkleidestühleAnz. 12
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KleiderdampferAnz. 2
- SpiegelAnz. 4
- KleiderständerAnz. 4
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 6
- LichtstativeAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
Dekoration
- HintergrundvorhangAnz. 2
- DekorplattenAnz. 6
- KunstpflanzenAnz. 8
- Dekorative StoffeAnz. 6
- DekorationsbeleuchtungAnz. 4
- KlebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
- SchereAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- TortenplattenAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- SpülwannenAnz. 6
Catering
- KeksplattenAnz. 8
- GetränkespenderAnz. 4
- Umkleideraum-KühlschränkeAnz. 2
- Einkäufe
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
Tipps
- Beginne mindestens 10 bis 12 Wochen vorher mit Stück, Termin und Location. Musikrechte können zusätzliche Rückfragen verursachen und sollten geklärt sein, bevor Programme oder Plakate in Druck gehen.
- Plane die Proben rückwärts vom Aufführungstermin. Reserviere für die letzte Probe einen vollständigen Durchlauf mit Text, Musik, Funkmikrofonen, Lautsprechern und Bühnenstrahlern statt nur einer kurzen Stellprobe.
- Erfasse bei den Anmeldungen nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche. Bestätige Reservierungen spätestens 7 Tage vorher, damit Bestuhlung und Catering mit konkreten Zahlen arbeiten können.
- Prüfe Kostüme und Requisiten mindestens 14 Tage vor der Aufführung. Kleiderständer und Umkleidestühle werden leicht vergessen; ordne außerdem jedes Teil einer Szene zu, damit beim Verladen nichts fehlt.
- Erstelle in der letzten Woche einen Technikplan mit Kabelwegen, Mikrofonständern, Mischpult und Lichtstativen. Klebeband und Kabelbinder gehören griffbereit in die Aufbaukiste, weil lose Kabel sonst kurz vor Einlass Zeit kosten.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Musicalaufführung planen?
- Starte etwa 10 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit lassen sich Location, Musikrechte, Rollen, Proben und Einladungen noch in sinnvoller Reihenfolge organisieren.
- Wie viele Proben braucht eine Musicalaufführung?
- Plane mindestens 6 bis 8 Proben ein, davon eine vollständige Generalprobe in der Location. Für ein längeres Stück oder viele Rollen sind 10 bis 12 Termine realistischer.
- Wann muss man die Einladungen für eine Musicalaufführung verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze die Rückmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vor der Aufführung. So bleiben noch einige Tage für Bestuhlung und Catering.
- Was muss man am Tag der Musicalaufführung zuerst aufbauen?
- Beginne 4 bis 6 Stunden vor dem Einlass mit Bühne, Licht und Ton. Danach folgen Dekoration, Sitzordnung, Umkleide und Catering; plane mindestens 60 Minuten für Soundcheck und einen kurzen Ablaufdurchlauf ein.
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