Zo organiseer je een musicalconcert
Begin niet met decor of uitnodigingen, maar met de vaste basis: datum, programma, artiesten, locatie en begroting. Daarna leg je contracten, vergunningen, verzekering en techniek vast, zodat je weet wat haalbaar is. Plan repetities rond het definitieve repertoire en verzamel muziekbestanden vroeg genoeg voor de technicus. In de laatste week controleer je bezoekers, catering, folders en materialen; op de dag zelf draait alles om een korte opbouw en een duidelijke rolverdeling.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Artiesten bevestigen
2 personen
- 3
Locatie reserveren
2 personen
- 4
Vergunningen controleren
- 5
Verzekering controleren
- 6
Begroting vastleggen
2 personen
- 7
Artiestencontracten opstellen
- 8
Repertoire samenstellen
3 personen
- 9
Repetities plannen
2 personen
- 10
Uitnodigingen ontwerpen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Catering reserveren
- 15
Techniek reserveren
2 personen
- 16
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
- 17
Decorontwerp maken
2 personen
- 18
Programmafolders ontwerpen
- 19
Programmafolders printen
- 20
Bezoekerslijst controleren
- 21
Naamkaartjes maken
2 personen
- 22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Techniek ophalen
2 personen
- 25
Dranken koud zetten
2 personen
- 26
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 27
Decoratie sorteren
2 personen
Event
- 28
Locatie openen
2 personen
- 29
Vloer en entree controleren
2 personen
- 30
Podium opbouwen
4 personen
- 31
Stoelen opstellen
4 personen
- 32
Tafels opstellen
3 personen
- 33
Garderobe inrichten
2 personen
- 34
Decoratie ophangen
3 personen
- 35
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
- 36
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
- 37
Instrumenten klaarzetten
3 personen
- 38
Microfoons testen
2 personen
- 39
Lichtstanden testen
2 personen
- 40
Muziekbestanden testen
2 personen
- 41
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 42
Koffie en thee bereiden
2 personen
- 43
Hapjes uitstallen
2 personen
- 44
Programmafolders klaarleggen
2 personen
- 45
Technische briefing geven
4 personen
- 46
Artiesten ontvangen
2 personen
- 47
Soundcheck uitvoeren
5 personen
- 48
Deuren openen
3 personen
- 49
Bezoekers verwelkomen
4 personen
- 50
Tickets controleren
2 personen
- 51
Garderobe beheren
2 personen
- 52
Dranken serveren
3 personen
- 53
Concert presenteren
- 54
Eerste concertdeel uitvoeren
8 personen
- 55
Pauzecatering aanvullen
3 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Tweede concertdeel uitvoeren
8 personen
- 58
Artiesten begeleiden
2 personen
- 59
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
- 60
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
- 61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 62
Catering afruimen
3 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
Nazorg
- 64
Podium afbreken
4 personen
- 65
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
- 66
Lichtapparatuur inpakken
2 personen
- 67
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Locatie schoonmaken
4 personen
- 70
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 71
Decoratie verwijderen
2 personen
- 72
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 73
Locatie afsluiten
2 personen
- 74
Techniek retourneren
2 personen
- 75
Overgebleven materialen opruimen
2 personen
- 76
Artiestenbetalingen verwerken
- 77
Borg en sleutels afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 100
- Tafelsaantal 8
- Statafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Kleedkamertafelsaantal 3
- Kleedkamerstoelenaantal 12
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrappenaantal 2
- Podiumrok
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 12
- Jackkabelsaantal 8
- Verlengsnoerenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Laptop met afspeellijst
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
Servies
- Waterglazenaantal 110
- Koffiekopjesaantal 80
- Dessertbordjesaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Kurkentrekkeraantal 2
- Flessenopenersaantal 3
Decoratie
- Achtergronddoek
- Podiumdecoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 6
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilmopaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het repertoire uiterlijk vier tot zes weken voor het concert vast. Artiesten kunnen dan gericht repeteren en de benodigde muziekbestanden, solo’s en overgangen worden niet pas tijdens de soundcheck ontdekt.
- Reserveer techniek zodra locatie en programma vaststaan. Voor een musicalconcert moet je niet alleen luidsprekers en een mengtafel regelen, maar ook monitorluidsprekers, draadloze microfoons, DI-boxen, kabels en voldoende stroomaansluitingen.
- Plan op de concertdag minimaal twee uur voor opbouw, bekabeling en soundcheck. Test iedere microfoon afzonderlijk en leg kabels vast met kabelmatten voordat bezoekers binnenkomen.
- Verzamel dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk zeven dagen vooraf. Controleer daarna de bezoekerslijst, maak naamkaartjes en pas de hoeveelheden catering en drank aan; gekoelde dranken kun je de dag ervoor klaarzetten.
- Laat programmafolders en decor niet tot de laatste week liggen. Print de folders enkele dagen vooraf en controleer bij de laatste boodschappenronde ook kleine zaken zoals waterglazen, koffievoorziening, verlengsnoeren en podiumtrappen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een musicalconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur drie tot zes maanden vooraf met datum, locatie, artiesten en begroting. Plan het definitieve repertoire en de repetities uiterlijk vier tot zes weken voor de uitvoering.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een musicalconcert?
- Reken minimaal twee uur voor podium, licht, geluid, bekabeling en soundcheck. Bij meerdere artiesten of veel microfoons is drie uur veiliger, zodat je ieder kanaal afzonderlijk kunt testen.
- Wanneer stuur je uitnodigingen voor een musicalconcert?
- Stuur uitnodigingen ongeveer vier tot zes weken vooraf. Sluit de aanmeldingen zeven dagen voor het concert, zodat je bezoekerslijst, catering, naamkaartjes en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Wanneer regel je de techniek voor een musicalconcert?
- Reserveer de techniek zodra de locatie en het programma bekend zijn, bij voorkeur minimaal vier weken vooraf. Stuur de muziekbestanden uiterlijk één week voor het concert naar de verantwoordelijke technicus.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!