Organiser un concert de comédie musicale, étape par étape

Un concert de comédie musicale se prépare comme un spectacle, avec une organisation précise en coulisses. Commencez par fixer la date, le programme et les artistes, puis bloquez le lieu avant de lancer les invitations. Les répétitions, les contrats et la technique doivent avancer ensemble : son, éclairage, fichiers musicaux et installation de la scène. Prévoyez aussi l’accueil du public, les programmes imprimés, les besoins alimentaires et les boissons, souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les artistes
2 personnes
3
Réserver le lieu
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Fixer le budget
2 personnes
7
Rédiger les contrats des artistes
8
Composer le répertoire
3 personnes
9
Planifier les répétitions
2 personnes
10
Concevoir les invitations
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Réserver le catering
15
Réserver la technique
2 personnes
16
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
17
Créer le décor
2 personnes
18
Concevoir les brochures du programme
19
Imprimer les programmes
20
Vérifier la liste des participants
21
Créer des badges nominatifs
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer le matériel technique
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Trier la décoration
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
30
Monter la scène
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Aménager le vestiaire
2 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Monter l’installation lumière
2 personnes
36
Raccorder la sonorisation
3 personnes
37
Installer les instruments
3 personnes
38
Tester les microphones
2 personnes
39
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
40
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
44
Préparer les brochures du programme
2 personnes
45
Donner le briefing technique
4 personnes
46
Accueillir les artistes
2 personnes
47
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
48
Ouvrir les portes
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Vérifier les billets
2 personnes
51
Gérer le vestiaire
2 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Présenter le concert
54
Interpréter la première partie du concert
8 personnes
55
Réapprovisionner le catering de pause
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Interpréter la deuxième partie du concert
8 personnes
58
Accompagner les artistes
2 personnes
59
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
60
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Débarrasser le service traiteur
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes

Suivi

64
Démonter la scène
4 personnes
65
Ranger le matériel audio
3 personnes
66
Emballer le matériel d'éclairage
2 personnes
67
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
73
Fermer le lieu
2 personnes
74
Retourner le matériel technique
2 personnes
75
Ranger le matériel restant
2 personnes
76
Traiter les paiements des artistes
77
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 8
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 12

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Jupe de scène
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable avec playlist

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage

Vaisselle

Verres à eauqté 110
Tasses à caféqté 80
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Tire-bouchonqté 2
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Bâche de fond
Décoration de scène
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et les artistes, puis réservez le lieu avant d’envoyer la moindre invitation. Vérifiez à ce moment les autorisations nécessaires et l’assurance de l’événement.
Planifiez les répétitions suffisamment tôt pour tester le répertoire avec la configuration réelle de la scène. Rassemblez les fichiers musicaux avant la répétition technique, et prévoyez une version de secours sur un ordinateur portable.
Réservez la technique avant la dernière semaine : table de mixage, haut-parleurs, retours, microphones, câbles, éclairage et passe-câbles doivent être compatibles avec le lieu. Une visite technique permet aussi de vérifier les prises électriques et l’emplacement des enceintes.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et recueillez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le concert. Le nombre de participants détermine les chaises, les tables, le catering, les verres et les tasses à prévoir.
Gardez les dernières 24 heures pour les contrôles, pas pour les achats principaux. Vérifiez la liste des participants, les badges et les programmes imprimés, récupérez le matériel technique et mettez les boissons au frais avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de comédie musicale ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un concert avec plusieurs artistes, un lieu réservé et une installation technique. Ce délai laisse le temps de signer les contrats, planifier les répétitions, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
Quand faut-il réserver la salle et la technique ?: Réservez la salle dès que la date et le programme sont fixés, idéalement 8 semaines avant le concert. La technique doit être confirmée au plus tard 4 semaines avant, afin de vérifier le matériel, les branchements et les besoins d’éclairage.
Quand envoyer les invitations pour un concert de comédie musicale ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la représentation. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant, pour connaître le nombre de chaises, les badges, les programmes et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier le jour du concert ?: Commencez par contrôler la scène, les microphones, les retours, les câbles, l’éclairage et les fichiers musicaux. Vérifiez ensuite la liste des participants, les badges, les programmes, le catering et les boissons au moins 2 heures avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.