Cómo organizar un concierto musical sin dejar cabos sueltos

Organizar un concierto musical empieza mucho antes de montar el escenario. Primero hay que cerrar la fecha, el programa, los artistas y el lugar; después se encadenan permisos, contratos, presupuesto, ensayos y producción técnica. La parte que más se retrasa suele ser la coordinación entre repertorio, archivos de música, sonido e iluminación. Este plan reúne 77 tareas y 44 materiales para llegar al día del concierto con los invitados, el equipo y la atención al público preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Confirmar a los artistas
2 personas
3
Reservar el lugar
2 personas
4
Comprobar permisos
5
Comprobar el seguro
6
Fijar el presupuesto
2 personas
7
Redactar contratos de los artistas
8
Seleccionar el repertorio
3 personas
9
Planificar los ensayos
2 personas
10
Diseñar invitaciones
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Gestionar inscripciones
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Reservar el catering
15
Reservar técnica
2 personas
16
Reunir archivos de música
2 personas
17
Crear diseño decorativo
2 personas
18
Diseñar folletos del programa
19
Imprimir folletos del programa
20
Comprobar la lista de visitantes
21
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Recoger el equipo técnico
2 personas
25
Enfriar las bebidas
2 personas
26
Preparar aperitivos
3 personas
27
Clasificar la decoración
2 personas

Evento

28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
30
Montar el escenario
4 personas
31
Colocar las sillas
4 personas
32
Montar mesas
3 personas
33
Montar el guardarropa
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Montar la instalación de iluminación
2 personas
36
Conectar el equipo de sonido
3 personas
37
Preparar los instrumentos
3 personas
38
Probar los micrófonos
2 personas
39
Probar los modos de iluminación
2 personas
40
Probar los archivos de música
2 personas
41
Montar el buffet de catering
3 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Montar aperitivos
2 personas
44
Preparar folletos del programa
2 personas
45
Dar la reunión técnica
4 personas
46
Recibir a los artistas
2 personas
47
Hacer la prueba de sonido
5 personas
48
Abrir las puertas
3 personas
49
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
50
Comprobar las entradas
2 personas
51
Gestionar el guardarropa
2 personas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Presentar el concierto
54
Interpretar la primera parte del concierto
8 personas
55
Reponer el catering del descanso
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Realizar la segunda parte del concierto
8 personas
58
Acompañar a los artistas
2 personas
59
Despedir a los visitantes
3 personas
60
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
61
Apagar el equipo
2 personas
62
Retirar el catering
3 personas
63
Recoger la basura
3 personas

Seguimiento

64
Desmontar el escenario
4 personas
65
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
66
Empaquetar el equipo de iluminación
2 personas
67
Retirar sillas y mesas
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Retirar la decoración
2 personas
72
Recoger objetos perdidos
73
Cerrar el recinto
2 personas
74
Devolver el equipo técnico
2 personas
75
Recoger los materiales sobrantes
2 personas
76
Gestionar los pagos a los artistas
77
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesascant. 8
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2
Mesas de vestuariocant. 3
Sillas del vestuariocant. 12

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Falda de escenario
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Portátil con lista de reproducción

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces

Vajilla

Vasos para aguacant. 110
Tazas de cafécant. 80
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Sacacorchoscant. 2
Abrebotellascant. 3

Decoración

Lona de fondo
Decoración del escenario
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los artistas antes de diseñar invitaciones. Reserva al menos 8 semanas para contratos, permisos, seguro y confirmaciones del lugar; cualquier cambio posterior afecta ensayos, repertorio y técnica.
Pide las necesidades técnicas de cada artista con tiempo. Confirma mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI, cables y focos como mínimo 2 semanas antes, y prueba todo durante el montaje.
Planifica los ensayos alrededor del repertorio definitivo. Reúne los archivos de música y entrega una versión final al equipo técnico al menos 7 días antes para evitar búsquedas y cambios durante la prueba de sonido.
No dejes la atención a los invitados para el último día. Cierra las inscripciones, las preferencias dietéticas y el catering 5 días antes; prepara también la lista de visitantes, las tarjetas con nombres y los folletos del programa.
Programa el montaje con horas concretas y deja margen para los imprevistos. Recoge el equipo técnico con antelación, monta escenario e iluminación antes de recibir al público y enfría las bebidas al menos 4 horas antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto musical?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas y necesitas reservar un lugar, contratar técnica y gestionar permisos. Para un concierto pequeño, 6 semanas pueden bastar si la fecha y los artistas ya están confirmados.
¿Qué permisos hacen falta para organizar un concierto?: Depende del lugar, la ciudad y el tipo de música, así que debes comprobarlo al reservar el espacio. Haz esta revisión al menos 6 semanas antes y confirma también el seguro exigido por el lugar.
¿Cuándo hay que contratar el sonido y la iluminación?: Reserva la técnica cuando el programa y el número de artistas estén definidos, idealmente 4 semanas antes. La lista final de micrófonos, monitores, cables, altavoces y focos debería quedar confirmada 2 semanas antes.
¿Cuándo se prepara el catering de un concierto?: Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y confirma el número final con el catering 5 días antes. Compra o enfría las bebidas el mismo día, dejando al menos 4 horas para que estén listas.

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