Een multimediaconcert organiseren: zo pak je het aan

Begin bij de combinatie van live muziek en media, niet bij de aankleding. Leg eerst datum, locatie, artiesten en begroting vast en verzamel daarna alle technische wensen. Beeld, audio en licht moeten samen worden getest; een presentatie die op kantoor werkt, kan op locatie alsnog vastlopen. Werk daarom toe naar één technisch plan, één contactlijst en een draaiboek met duidelijke momenten voor opbouw, soundcheck, projecties en optredens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Artiesten contracteren
2 personen
3
Technische wensen verzamelen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Begroting vastleggen
2 personen
7
Programma samenstellen
2 personen
8
Techniekleverancier boeken
9
Catering reserveren
10
Fotograaf reserveren
11
Beveiliging reserveren
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Parkeerinformatie versturen
16
Draaiboek uitwerken
2 personen
17
Contactlijst maken
18
Presentaties verzamelen
2 personen
19
Videobestanden verzamelen
2 personen
20
Beeldmateriaal controleren
2 personen
21
Audiobestanden controleren
2 personen
22
Back-ups maken
2 personen
23
Technische plattegrond maken
2 personen
24
Lichtplan maken
2 personen
25
Cateringbestelling plaatsen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Apparatuur controleren
2 personen
28
Naambadges voorbereiden
29
Programma's printen
30
Locatie vrijmaken
3 personen
31
Techniek lossen
4 personen
32
Podium opbouwen
4 personen
33
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
34
Projectiescherm opbouwen
2 personen
35
Projectoren plaatsen
2 personen
36
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
37
Kabels veilig afwerken
2 personen
38
Stoelen opstellen
4 personen
39
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
40
Cateringruimte inrichten
3 personen
41
Decoratie ophangen
2 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Hapjes klaarzetten
3 personen
44
Presentaties klaarzetten
2 personen
45
Techniek testen
4 personen

Event

46
Artiesten ontvangen
2 personen
47
Soundcheck uitvoeren
4 personen
48
Beeldcheck uitvoeren
3 personen
49
Briefing ontvangstteam
2 personen
50
Deuren openen
3 personen
51
Bezoekers registreren
3 personen
52
Programma's uitdelen
2 personen
53
Garderobe beheren
2 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Techniek bedienen
3 personen
58
Beeldcontent afspelen
2 personen
59
Podiumwissels begeleiden
2 personen
60
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
61
Toiletten controleren
62
Afval verzamelen
2 personen
63
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

64
Apparatuur uitschakelen
3 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Stoelen opruimen
4 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Techniek demonteren
4 personen
70
Kabels oprollen
2 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Apparatuur retourneren
3 personen
76
Lege verpakkingen retourneren
77
Leveranciersfacturen verzamelen
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Tafelsaantal 8
Podiumdelenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Afzetpalenaantal 8
Kleedkamertafelsaantal 3

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorboxenaantal 3
Laptop voor afspelenaantal 2
USB-back-upschijvenaantal 2
HDMI-splittersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 8
Audio-kabelsaantal 20
XLR-kabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
DI- en kabeltassenaantal 6
Laptopstandaardsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Projectorsteunenaantal 2
Mediaplayersaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Ethernetkabelsaantal 6
Gaffer tapeaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Gereedschapskoffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Verlichting

LED-podiumspotsaantal 8
Effectlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Reserveledlampenaantal 6

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Decoratieve doekenaantal 8
Welkomstbord
Richtingbordjesaantal 12
Kleefhaakjesaantal 30
Naambadgehoudersaantal 20

Schoonmaak

Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag artiesten vroeg om hun technische wensen en verzamel presentaties, videobestanden en audiobestanden op één plek. Controleer elk bestand op formaat, resolutie en geluid voordat je het in het programma opneemt.
Plan techniek vóór je uitnodigingen verstuurt. Een multimediaconcert vraagt niet alleen PA-speakers, microfoons en monitorboxen, maar ook HDMI-splitters, kabels, een afspeellaptop en een USB-back-up.
Maak de technische plattegrond op basis van de echte zaal. Teken podiumdelen, publiek, lichtstatieven, kabelroutes en aansluitpunten in; zo ontdek je vóór de opbouw waar verlengkabels of extra ruimte nodig zijn.
Plan een volledige test met alle beeld- en audiobestanden, niet alleen een korte soundcheck. Test ook de reservekopieën en controleer of presentaties, video en geluid zonder handmatig zoeken achter elkaar kunnen starten.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en parkeerinformatie vóór je het definitieve draaiboek maakt. Zet voor elke fase één contactpersoon met telefoonnummer in de contactlijst, inclusief artiesten, techniek, catering en beveiliging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een multimediaconcert organiseren?: Leg datum, locatie en artiesten bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Regel techniek, catering, beveiliging en vergunningen zodra het programma en de locatie bekend zijn; bestanden en presentaties controleer je uiterlijk in de laatste week.
Welke techniek heb je nodig voor een multimediaconcert?: Reken minimaal op een PA-set, mengtafel, microfoons, monitorboxen, een afspeellaptop en de juiste HDMI-, audio- en XLR-kabels. Voor beeld zijn vaak ook HDMI-splitters nodig; bepaal de exacte set na het verzamelen van de technische wensen.
Hoe voorkom je problemen met video en audio tijdens het concert?: Maak van elk bestand minstens één gecontroleerde back-up op een USB-back-upschijf en test alles op de locatie. Doe een volledige doorloop met beeld, geluid en licht vóór de deuren opengaan, niet alleen een test van enkele minuten.
Wanneer maak je het draaiboek voor een multimediaconcert?: Maak een eerste versie zodra programma, techniek en locatie vaststaan. Werk het draaiboek uiterlijk een week vooraf af en neem daarin opbouw, soundcheck, beeldtest, catering, optredens, pauzes en afbouw op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.