Multimediakonzert organisieren: So gelingt die Planung

Ein Multimediakonzert verbindet Live-Musik mit Bild- und Toninhalten – dadurch muss die Planung früher beginnen als bei einem reinen Konzert. Lege zuerst Termin, Ort, Budget und Programm fest und kläre danach die technischen Anforderungen der Künstler. Anschließend folgen Genehmigungen, Dienstleister, Einladungen und die Medienproduktion. Plane spätestens in der letzten Woche einen vollständigen Technik- und Dateitest ein, damit Präsentationen, Videos und Audios am Veranstaltungstag zuverlässig laufen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Künstler buchen
2 Personen
3
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
4
Genehmigungen prüfen
5
Versicherung prüfen
6
Budget festlegen
2 Personen
7
Programm zusammenstellen
2 Personen
8
Technikdienstleister buchen
9
Catering reservieren
10
Fotograf buchen
11
Sicherheit buchen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Parkinformationen versenden
16
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
17
Kontaktliste erstellen
18
Präsentationen sammeln
2 Personen
19
Videodateien sammeln
2 Personen
20
Bildmaterial kontrollieren
2 Personen
21
Audiodateien überprüfen
2 Personen
22
Back-ups erstellen
2 Personen
23
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
24
Lichtplan erstellen
2 Personen
25
Cateringbestellung aufgeben
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Ausrüstung prüfen
2 Personen
28
Namensschilder vorbereiten
29
Programme drucken
30
Veranstaltungsort räumen
3 Personen
31
Technik abbauen
4 Personen
32
Bühne aufbauen
4 Personen
33
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
34
Projektionsleinwand aufbauen
2 Personen
35
Projektoren aufstellen
2 Personen
36
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
37
Kabel sicher verlegen
2 Personen
38
Stühle aufstellen
4 Personen
39
Empfangstheke einrichten
2 Personen
40
Cateringbereich einrichten
3 Personen
41
Dekoration aufhängen
2 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Snacks bereitstellen
3 Personen
44
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
45
Technik testen
4 Personen

Event

46
Künstler empfangen
2 Personen
47
Soundcheck durchführen
4 Personen
48
Bildcheck durchführen
3 Personen
49
Briefing des Empfangsteams
2 Personen
50
Türen öffnen
3 Personen
51
Besucher registrieren
3 Personen
52
Programme ausgeben
2 Personen
53
Garderobe verwalten
2 Personen
54
Getränke servieren
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Technik bedienen
3 Personen
58
Bildinhalte abspielen
2 Personen
59
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
60
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
61
Toiletten kontrollieren
62
Abfall sammeln
2 Personen
63
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Geräte ausschalten
3 Personen
65
Catering aufräumen
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
2 Personen
67
Stühle aufräumen
4 Personen
68
Dekoration entfernen
2 Personen
69
Technik abbauen
4 Personen
70
Kabel aufrollen
2 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Abfall entsorgen
2 Personen
73
Fundsachen sammeln
74
Materialien inventarisieren
2 Personen
75
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
76
Leere Verpackungen zurückgeben
77
Lieferantenrechnungen sammeln
78
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 10
TischeAnz. 8
BühnenelementeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
AbsperrpfostenAnz. 8
UmkleidetischeAnz. 3

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorboxenAnz. 3
Laptop zum AbspielenAnz. 2
USB-Backup-LaufwerkeAnz. 2
HDMI-SplitterAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 8
AudiokabelAnz. 20
XLR-KabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
DI- und KabeltaschenAnz. 6
LaptopständerAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
ProjektorhalterungenAnz. 2
MedienplayerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
EthernetkabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
WerkzeugkofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4

Beleuchtung

LED-BühnenstrahlerAnz. 8
EffektlichterAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Geschirr

GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
Dekorative StoffeAnz. 8
Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
KlebehakenAnz. 30
NamensschildhalterAnz. 20

Reinigung

Besen und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Sammle die technischen Anforderungen direkt nach der Künstlerbuchung: Kanalzahl, Mikrofone, Monitore, DI-Boxen, Videoanschlüsse und benötigte Stromkreise gehören in eine gemeinsame Liste. So kann der Technikdienstleister das Mischpult, die PA und die Verkabelung passend planen.
Lege für jede Präsentation, Videodatei und Audiodatei ein einheitliches Abgabeformat und einen festen Termin fest – idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Konzert. Prüfe die Dateien anschließend auf einem zweiten Laptop und speichere mindestens zwei Back-ups auf getrennten USB-Laufwerken.
Erstelle den technischen Lageplan und den Lichtplan nicht erst beim Aufbau. Zeichne Bühne, Bühnenelemente, Lautsprecher, Monitorboxen, Lichtstative, HDMI-Wege und Zuschauerbereich maßstabsnah ein und gib den Plan spätestens 7 Tage vorher an alle beteiligten Dienstleister weiter.
Plane den Ablauf mit festen Zeitfenstern für Einlass, Umbauten, Medienwechsel und Pausen. Ein 90-minütiges Konzert braucht meist mindestens 30 Minuten Reserve für Soundcheck, Bildsignal und unerwartete Kabel- oder Dateiprobleme.
Verschicke Parkinformationen und frage Ernährungswünsche zusammen mit der Einladung ab. Übergib die endgültige Cateringbestellung spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin und halte die Kontaktliste von Künstlern, Technik, Sicherheit und Catering am Veranstaltungstag auf Papier und digital bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Multimediakonzert organisieren?: Beginne mindestens 4 bis 6 Monate vorher, besonders wenn Künstler, Technikdienstleister und Genehmigungen benötigt werden. Die endgültigen Bild-, Video- und Audiodateien sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Konzert vorliegen.
Welche Technik braucht ein Multimediakonzert?: Typisch sind PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Funkmikrofone, Monitorboxen sowie ein Laptop mit HDMI-Splitter und passenden Kabeln. Für die Medien solltest du mindestens zwei Back-ups und einen vollständigen Test mit dem tatsächlichen Abspielgerät einplanen.
Wann müssen Genehmigungen und Versicherungen geprüft werden?: Prüfe Genehmigungen und Versicherung direkt nach der Festlegung von Datum und Ort, idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Konzert. Manche Anforderungen hängen von Besucherzahl, Lautstärke, Veranstaltungsort und eingesetzter Bühnentechnik ab.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Multimediakonzerts?: Plane für Bühne, Ton, Licht und Bildtechnik mindestens 4 bis 6 Stunden Aufbau ein, bei umfangreicher Projektion oder mehreren Medienquellen eher einen ganzen Tag. Der Soundcheck und der Mediencheck sollten mindestens 90 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.