Organiser un concert multimédia, étape par étape

Un concert multimédia se prépare d’abord comme une production technique, puis comme un événement public. Commencez par verrouiller la date, le lieu, le budget et les artistes avant de réserver les prestataires. Les besoins audio, vidéo et lumière doivent être recueillis assez tôt pour établir un plan technique réaliste. Gardez ensuite un calendrier de répétitions, de validations de fichiers et de sauvegardes : ce sont les étapes qui évitent les retards le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Engager les artistes
2 personnes
3
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Fixer le budget
2 personnes
7
Établir le programme
2 personnes
8
Réserver un prestataire technique
9
Réserver le catering
10
Réserver le photographe
11
Réserver la sécurité
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Envoyer les infos de parking
16
Élaborer le déroulé
2 personnes
17
Créer une liste de contacts
18
Rassembler les présentations
2 personnes
19
Rassembler les fichiers vidéo
2 personnes
20
Vérifier les supports visuels
2 personnes
21
Vérifier les fichiers audio
2 personnes
22
Faire des sauvegardes
2 personnes
23
Créer le plan technique
2 personnes
24
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
25
Passer la commande traiteur
26
Faire les courses
3 personnes
27
Vérifier l'équipement
2 personnes
28
Préparer les badges nominatifs
29
Imprimer les programmes
30
Dégager le lieu
3 personnes
31
Décharger le matériel technique
4 personnes
32
Monter la scène
4 personnes
33
Installer le système de sonorisation
3 personnes
34
Monter l’écran de projection
2 personnes
35
Installer les projecteurs
2 personnes
36
Monter l’installation lumière
3 personnes
37
Sécuriser les câbles
2 personnes
38
Installer les chaises
4 personnes
39
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
40
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
41
Installer la décoration
2 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Préparer les présentations
2 personnes
45
Tester la technique
4 personnes

Événement

46
Accueillir les artistes
2 personnes
47
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
48
Effectuer le contrôle d’image
3 personnes
49
Briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
50
Ouvrir les portes
3 personnes
51
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
52
Distribuer les programmes
2 personnes
53
Gérer le vestiaire
2 personnes
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Gérer la technique
3 personnes
58
Diffuser le contenu vidéo
2 personnes
59
Coordonner les changements de scène
2 personnes
60
Répondre aux questions du public
2 personnes
61
Vérifier les toilettes
62
Rassembler les déchets
2 personnes
63
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

64
Éteindre l’équipement
3 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Ranger les chaises
4 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Démonter l'équipement technique
4 personnes
70
Enrouler les câbles
2 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Rassembler les objets trouvés
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Retourner le matériel
3 personnes
76
Retourner les emballages vides
77
Rassembler les factures des fournisseurs
78
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Tablesqté 8
Éléments de podiumqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Poteaux de balisageqté 8
Tables de logeqté 3

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 3
Ordinateur portable pour la lectureqté 2
Disques de sauvegarde USBqté 2
Répartiteurs HDMIqté 2
Câbles HDMIqté 8
Câbles audioqté 20
Câbles XLRqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Sacs pour matériel DI et câblesqté 6
Supports pour ordinateur portableqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Supports de projecteurqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Câbles Ethernetqté 6
Ruban gafferqté 8
Passe-câblesqté 12
Serre-câblesqté 100
Boîtes à outilsqté 2
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Projecteurs de scène LEDqté 8
Projecteurs d’effetsqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes LED de rechangeqté 6

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Tissus décoratifsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 12
Crochets adhésifsqté 30
Supports de badges nominatifsqté 20

Nettoyage

Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de confirmer les artistes. Vérifiez immédiatement les autorisations, l’assurance, les contraintes électriques et les horaires de montage : une salle disponible le soir ne l’est pas forcément dès le matin.
Demandez les besoins techniques de chaque artiste au moins 4 semaines avant le concert. Faites préciser les microphones, boîtiers DI, retours, entrées de la table de mixage, vidéos, formats audio et sorties HDMI nécessaires.
Préparez le programme et le déroulé avec des horaires précis, y compris l’installation, les balances, les changements de plateau et les tests de projection. Prévoyez au moins 30 minutes de marge avant l’ouverture des portes.
Centralisez les présentations, fichiers vidéo et fichiers audio dans un dossier nommé clairement, puis copiez-le sur deux disques de sauvegarde USB. Testez chaque fichier sur l’ordinateur de lecture au plus tard la veille.
Ne repoussez pas le catering, la sécurité et les informations pratiques pour les invités. Confirmez les quantités après les inscriptions, recueillez les besoins alimentaires et envoyez le parking ainsi que les horaires au moins 7 jours avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert multimédia ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes, projections et prestataires techniques. Comptez davantage si le lieu nécessite des autorisations ou si le programme comporte plusieurs créations vidéo.
Quand réserver le prestataire technique pour un concert multimédia ?: Réservez-le idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Il pourra ainsi analyser les besoins des artistes, dimensionner la sonorisation, préparer l’éclairage et vérifier les connexions vidéo avant le montage.
Quand faut-il envoyer les fichiers audio et vidéo ?: Demandez une première version au moins 3 semaines avant le concert et une version finale 7 jours avant. Testez les fichiers sur le matériel prévu, puis conservez deux sauvegardes séparées.
Combien de temps prévoir pour les balances et les tests vidéo ?: Réservez au moins 3 heures pour les balances, les réglages lumière et les essais de projection lors d’un concert multimédia. Ajoutez 30 minutes de marge avant l’arrivée du public pour corriger un câble, un fichier ou un niveau sonore.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.