Een mountainbiketocht organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met boodschappen doen, maar met de route, afstand en startlocatie. Controleer daarna of je een routevergunning nodig hebt en verken het volledige parcours op gevaarlijke punten, bereikbaarheid en bewegwijzering. Zodra de route vaststaat, regel je aanmeldingen, vrijwilligers en leenmateriaal. In de laatste week draait alles om bevestigingen, routekaarten, veiligheidsbriefing en het klaarzetten van EHBO, reparatiemateriaal en verzorging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Routevergunning controleren
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers werven
9
Vrijwilligers indelen
10
Route digitaal uitwerken
11
Route volledig verkennen
2 personen
12
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
13
Deelnemers bevestigen
14
Routekaart en briefing maken
15
Fietsen en veiligheidsregels communiceren
16
Materialen inventariseren
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Routeborden voorbereiden
2 personen
21
EHBO- en reparatieset pakken
2 personen
22
Porties en dieetmaaltijden klaarzetten
2 personen
23
Start- en finishterrein opbouwen
5 personen
24
Route bewegwijzeren
4 personen
25
Verzorgingspost inrichten
3 personen
26
Fietscontrole klaarzetten
2 personen

Event

27
Inschrijftafel bemannen
2 personen
28
Deelnemers registreren
2 personen
29
Startnummer en routekaart uitdelen
2 personen
30
Fiets- en veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
31
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
32
Deelnemers in groepen laten starten
3 personen
33
Routepost bemannen
3 personen
34
Verzorgingspost bevoorraden
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Achterrijders begeleiden
2 personen
37
Kleine fietsreparaties uitvoeren
2 personen
38
Finishers registreren
2 personen
39
Soep en brood serveren
3 personen
40
Koffie en thee schenken
2 personen
41
Verlichting inschakelen

Nazorg

42
Routeborden verwijderen
4 personen
43
Overgebleven eten koelen
2 personen
44
Terrein opruimen
5 personen
45
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
46
Servies en materiaal schoonmaken
3 personen
47
Materiaal drogen en opbergen
2 personen
48
Verlichting en accu's opladen
49
Gevonden voorwerpen registreren
50
Route op schade controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Mountainbikes voor leenrijdersaantal 4
Reservehelmenaantal 8
Veiligheidshesjesaantal 12
Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 6
Startnummersaantal 50
Polsbandjesaantal 50
Fietspompenaantal 3
Multitools voor fietsenaantal 3
Binnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Fietskettingenaantal 3
Kabelbindersaantal 100
Reserve fietslampenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 12
Routekaartenaantal 50

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 2
Walkietalkiesaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare lepelsaantal 60

Keuken

Soepketelsaantal 2
Soeplepelsaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opslagbakken met dekselaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 4

Tips

Plan de routeverkenning uiterlijk twee weken voor de tocht. Noteer kruisingen, smalle passages en plekken waar routepijlen of afzetlint nodig zijn; controleer daarna of de digitale route overeenkomt met het parcours.
Wacht met het definitief indelen van vrijwilligers tot de aanmeldingen zijn verwerkt. Zorg per verzorgingspost en op belangrijke kruisingen voor een aanspreekpunt, veiligheidshesje en walkietalkie.
Communiceer fietsen, helmen en veiligheidsregels uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld duidelijk welke deelnemers een mountainbike of reservehelm nodig hebben en hoeveel leenfietsen beschikbaar zijn.
Maak naast de routekaart een korte briefing met starttijd, afstand, gevaarlijke punten, pechprocedure en finish. Leg routekaarten, startnummers en polsbandjes op deelnemersvolgorde klaar, zodat de inschrijving niet ophoudt.
Pak de EHBO- en reparatieset niet pas op de ochtend zelf. Controleer minimaal 2 dagen vooraf EHBO-koffers, reddingsdekens, fietspompen, multitools, binnenbanden, bandenlichters en reserve fietslampen; richt de verzorgingspost daarna in met water, bekers en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mountainbiketocht organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met route, startlocatie en vergunning. Plan de routeverkenning uiterlijk 2 weken voor de tocht en rond de veiligheids- en materiaalcontrole 2 dagen vooraf af.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een mountainbiketocht?: Reken op minimaal één vrijwilliger bij de start, één bij de finish, één per verzorgingspost en extra mensen op gevaarlijke kruisingen. Maak de indeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een mountainbiketocht?: Neem per mobiele ondersteuning minimaal een fietspomp, multitool, bandenlichters, binnenbanden, kabelbinders en een reserve fietsketting mee. Verdeel reparatiesets over de route en controleer ze 2 dagen vooraf.
Wanneer moet ik deelnemers hun route en veiligheidsregels sturen?: Stuur routekaart, briefing en veiligheidsregels uiterlijk 7 dagen voor de tocht. Bevestig deelnemers, dieetwensen en eventuele leenfietsen nogmaals 2 tot 3 dagen vooraf, zodat wijzigingen niet pas bij de start opvallen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.