Organiser une sortie VTT, du parcours à l’arrivée

Une sortie VTT se prépare d’abord sur le terrain, pas le jour du départ. Commence par fixer la distance et l’itinéraire, puis vérifie les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Après la reconnaissance complète, tu peux organiser le balisage, les bénévoles, le secours et le ravitaillement avec des informations fiables. Le dernier contrôle porte sur l’accueil : numéros de départ, cartes, vélos prêtés, boissons fraîches et matériel de réparation doivent être prêts avant l’arrivée des premiers participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Vérifier le permis d’itinéraire
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recruter des bénévoles
9
Répartir les bénévoles
10
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
11
Reconnaître tout l’itinéraire
2 personnes
12
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
13
Confirmer les participants
14
Préparer la carte d’itinéraire et le briefing
15
Communiquer sur les vélos et les règles de sécurité
16
Inventorier le matériel
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
21
Prendre la trousse de premiers secours et de réparation
2 personnes
22
Préparer les portions et les repas spécifiques
2 personnes
23
Monter la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
24
Balisage du parcours
4 personnes
25
Aménager le poste de secours
3 personnes
26
Préparer le contrôle des vélos
2 personnes

Événement

27
Tenir la table d’inscription
2 personnes
28
Enregistrer les participants
2 personnes
29
Distribuer les dossards et la carte du parcours
2 personnes
30
Effectuer le contrôle des vélos et de sécurité
2 personnes
31
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
32
Faire partir les participants par groupes
3 personnes
33
Tenir le poste de route
3 personnes
34
Réapprovisionner le poste de secours
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Accompagner les coureurs de queue
2 personnes
37
Effectuer de petites réparations de vélos
2 personnes
38
Enregistrer les arrivants
2 personnes
39
Servir la soupe et le pain
3 personnes
40
Servir le café et le thé
2 personnes
41
Allumer l’éclairage

Suivi

42
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
43
Réfrigérer les restes
2 personnes
44
Ranger le site
5 personnes
45
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
46
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
47
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
48
Recharger l’éclairage et les batteries
49
Enregistrer les objets trouvés
50
Vérifier l’itinéraire pour détecter des dommages
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

VTT pour les coureurs empruntant du matérielqté 4
Casques de rechangeqté 8
Gilets de sécuritéqté 12
Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 50
Braceletsqté 50
Pompes à véloqté 3
Outils multifonctions pour vélosqté 3
Chambres à airqté 12
Démonte-pneusqté 6
Chaînes de véloqté 3
Serre-câblesqté 100
Lampes de vélo de rechangeqté 8
Cônes de signalisationqté 12
Cartes d'itinéraireqté 50

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gants jetablesqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 20
Poubellesqté 6

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Thermosqté 4
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 50
Cuillères réutilisablesqté 60

Cuisine

Marmites à soupeqté 2
Louches à soupeqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Bacs de stockage avec couvercleqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Nettoyage

Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Bacs à vaisselleqté 4

Conseils

Reconnais l’intégralité du parcours plusieurs jours avant la sortie. Note les passages dangereux, les changements de direction et les endroits où une flèche, du ruban ou un bénévole sera nécessaire.
Ne lance pas les invitations avant d’avoir confirmé l’itinéraire, le lieu de départ et le permis requis. Dans le formulaire, demande aussi les besoins alimentaires et les éventuels besoins de prêt de vélo.
Prévois un responsable pour chaque zone clé : départ, arrivée, ravitaillement, parcours et secours. Donne aux bénévoles une carte, un moyen de communication et une heure précise de prise de poste.
Prépare le balisage le jour précédent lorsque c’est possible, puis fais une vérification dans le sens du parcours le matin même. Emporte des flèches supplémentaires, du ruban et des serre-câbles pour les réparations rapides.
Installe le poste de secours et de réparation près de l’arrivée ou d’un point facilement accessible. Regroupe trousse de premiers secours, couvertures de survie, pompe, chambres à air et outils multifonctions au même endroit.

Questions fréquentes

Quand faut-il reconnaître le parcours d’une sortie VTT ?: Fais une reconnaissance complète au moins 7 jours avant la sortie, afin de modifier l’itinéraire ou de signaler les zones dangereuses. Une vérification finale 24 heures avant permet de repérer les travaux, branches ou changements récents.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvre les inscriptions 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixe une date de clôture 5 à 7 jours avant le départ pour confirmer les participants, les repas spécifiques, les bénévoles et le matériel prêté.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo pendant une sortie VTT ?: Prépare au minimum une pompe, des démonte-pneus, des chambres à air, un outil multifonction, des serre-câbles et quelques chaînes de vélo. Répartis ce matériel entre le poste de réparation et au moins un bénévole mobile.
Quand installer le balisage du parcours ?: Installe-le la veille si le parcours est sécurisé et autorisé, puis contrôle chaque flèche le matin du départ. Retire tout le balisage après le dernier passage, idéalement le même jour.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.