Zo organiseer je een modelbouwbeurs

Begin met de datum, openingstijden en zaal voordat je exposanten uitnodigt. Daarna leg je per exposant de tafelbehoefte, verzekeringsgegevens en dieetwensen vast. Werk vervolgens de plattegrond, bewegwijzering en bezoekersinformatie uit en test betaalapparaten, verlichting en stroomaansluitingen ruim voor de beurs. De laatste dag draait om opbouw: tafels nummeren, stoelen en vitrinekasten plaatsen, materialen brengen en de zaal controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
3
Exposanten uitnodigen
2 personen
4
Beurs aankondigen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Exposanten registreren
2 personen
7
Tafelbehoefte per exposant noteren
8
Dieetwensen verzamelen
9
Cateringhoeveelheden bepalen
10
Verzekeringsgegevens controleren
11
Plattegrond maken
2 personen
12
Exposantenindeling vastleggen
2 personen
13
Informatiebericht versturen
14
Bewegwijzering ontwerpen
15
Naambadges maken
2 personen
16
Exposantenlijst afdrukken
17
Plattegronden afdrukken
18
Contant geld wisselen
19
Betaalapparaat testen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Materialen naar locatie brengen
4 personen
23
Zaal controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
25
Expositorentafels nummeren
2 personen
26
Tafelkleden aanbrengen
4 personen
27
Vitrines plaatsen
4 personen
28
Demotafels inrichten
3 personen
29
Stroompunten verdelen
2 personen
30
Verlichting aansluiten
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Registratiebalie opbouwen
2 personen
33
Cateringpunt inrichten
3 personen
34
Toiletten controleren
35
Exposanten ontvangen
4 personen
36
Modelbouwtafels controleren
3 personen

Event

37
Kassa en registratie openen
2 personen
38
Bezoekers verwelkomen
3 personen
39
Entreegelden verwerken
2 personen
40
Bezoekers informeren
2 personen
41
Exposanten ondersteunen
2 personen
42
Demonstraties begeleiden
2 personen
43
Looproutes vrijhouden
2 personen
44
Dranken serveren
2 personen
45
Koffie en thee zetten
2 personen
46
Hapjes klaarzetten
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Cateringtafel schoonhouden
51
Toiletten tussentijds controleren
52
Fotoregistratie maken
53
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
54
Kassa afsluiten
2 personen
55
Exposanten laten afbouwen
3 personen
56
Modellen veilig verpakken
3 personen

Nazorg

57
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
58
Vitrines leegmaken
4 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Verlichting afkoppelen
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Catering opruimen
2 personen
64
Zaal vegen en dweilen
3 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Versiering verwijderen
2 personen
67
Locatie opleveren
2 personen
68
Overgebleven spullen inpakken
3 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Exposanten nabericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 110
Registratietafel
Klapstoelen voor exposantenaantal 24
Vitrinekastenaantal 8
Podia voor modellenaantal 20
Tafelkledenaantal 24
Afzetpalenaantal 12
Wachtrijlintenaantal 8

Apparatuur

Betaalapparatenaantal 2
Kassakoffersaantal 2
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printer
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 16
USB-opladersaantal 6
Lijmpistolenaantal 2
Demo-verlichtingaantal 10
Handmicrofoonsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslangenaantal 4
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Isolerende handschoenenaantal 2

Decoratie

Exposantenbordjesaantal 30
Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 100
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Plakbandaantal 8
Schilderstapeaantal 8
Touwaantal 2
Klemmenaantal 30
Tafelnummerkaartenaantal 30

Modelbouwmateriaal

Beschermmattenaantal 10
Snijmattenaantal 10
Modelbouwgereedschapssetsaantal 6
Vergrootlampenaantal 4
Modelstandaardsaantal 30
Stofhoezenaantal 20
Transportbakkenaantal 12
Opbergkrattenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Vuilnisemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding meteen hoeveel tafels iedere exposant nodig heeft en of er vitrinekasten of extra verlichting nodig zijn. Zo voorkom je dat de plattegrond later opnieuw moet worden gemaakt.
Stuur exposanten uiterlijk 7 dagen voor de beurs één informatiebericht met aankomsttijd, tafelnummer, opbouwregels, parkeerinformatie en contactgegevens van de organisatie.
Maak een aparte stroomindeling voor betaalapparaten, laptops, demo-verlichting en bouwlampen. Test alle stekkerdozen, verlenghaspels en betaalapparaten minimaal 1 dag vooraf.
Plan de bezoekersroute voordat je tafels neerzet: houd registratie, wachtrij, catering en nooduitgangen vrij. Gebruik genummerde tafels, plattegronden en bewegwijzering zodat bezoekers snel hun exposant vinden.
Bereid contant wisselgeld, kassakoffers en herbruikbare bekers de dag ervoor voor. Controleer op de opbouwdag ook de printer, portofoons, microfoons, noodverlichting en opgeladen powerbanks.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een modelbouwbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en zaalindeling. Open de aanmeldingen zodra de tafelcapaciteit vaststaat, zodat je 4 tot 6 weken voor de beurs de exposantenlijst en plattegrond kunt afronden.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een modelbouwbeurs?: Tel per exposant het opgegeven aantal tafels op en reserveer daarnaast 2 tot 4 extra tafels voor registratie, catering en onverwachte wijzigingen. Controleer vóór de reservering ook de tafelafmetingen en de benodigde loopruimte.
Wanneer maak je de plattegrond van een modelbouwbeurs?: Maak een eerste plattegrond zodra de zaal en tafelafmetingen bekend zijn. Leg de definitieve exposantenindeling uiterlijk 7 dagen voor de beurs vast, nadat alle tafelbehoeften en eventuele stroompunten zijn gecontroleerd.
Wat moet je op de dag vóór een modelbouwbeurs controleren?: Test minimaal 1 dag vooraf de betaalapparaten, printer, laptops, verlichting en portofoons. Zet naambadges, exposantenlijsten, plattegronden, wisselgeld en bewegwijzering klaar, zodat de opbouwdag alleen nog om transport en inrichting draait.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.