Cómo organizar una feria de modelismo paso a paso
Una feria de modelismo necesita más que mesas para exponer: hay que coordinar expositores, vitrinas, demostraciones, pagos y circulación del público. Empieza fijando la fecha, el horario y el recinto; después abre las inscripciones y recoge las necesidades de cada expositor. Con esos datos podrás diseñar el plano, calcular el catering y preparar la señalización. El montaje final funciona mejor cuando mesas, numeración, electricidad y registro se comprueban antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el horario
- 2
Reservar el recinto y la distribución de la sala
- 3
Invitar a los expositores
2 personas
- 4
Anunciar la feria
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Registrar expositores
2 personas
- 7
Anotar las necesidades de mesa por expositor
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Determinar las cantidades del catering
- 10
Comprobar los datos del seguro
- 11
Hacer el plano
2 personas
- 12
Fijar la distribución de los expositores
2 personas
- 13
Enviar el mensaje informativo
- 14
Diseñar la señalización
- 15
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
- 16
Imprimir la lista de expositores
- 17
Imprimir planos
- 18
Cambiar efectivo
- 19
Probar el dispositivo de pago
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Llevar materiales al lugar
4 personas
- 23
Comprobar la sala
2 personas
- 24
Montar mesas y sillas
6 personas
- 25
Numerar las mesas de expositores
2 personas
- 26
Colocar manteles
4 personas
- 27
Colocar las vitrinas
4 personas
- 28
Montar las mesas de demostración
3 personas
- 29
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
- 30
Conectar la iluminación
2 personas
- 31
Colgar señalización
2 personas
- 32
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 33
Montar el punto de catering
3 personas
- 34
Comprobar los baños
- 35
Recibir a los expositores
4 personas
- 36
Comprobar las mesas de modelismo
3 personas
Evento
- 37
Abrir caja y registro
2 personas
- 38
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 39
Gestionar las entradas
2 personas
- 40
Informar a los visitantes
2 personas
- 41
Apoyar a los expositores
2 personas
- 42
Coordinar demostraciones
2 personas
- 43
Mantener libres las vías de paso
2 personas
- 44
Servir las bebidas
2 personas
- 45
Preparar café y té
2 personas
- 46
Preparar los aperitivos
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Reponer aperitivos
2 personas
- 49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 50
Mantener limpia la mesa de catering
- 51
Comprobar los baños periódicamente
- 52
Hacer registro fotográfico
- 53
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 54
Cerrar la caja
2 personas
- 55
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
- 56
Empaquetar los modelos de forma segura
3 personas
Seguimiento
- 57
Desmontar mesas y sillas
5 personas
- 58
Vaciar las vitrinas
4 personas
- 59
Apagar el equipo
2 personas
- 60
Desconectar la iluminación
2 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Lavar la vajilla
2 personas
- 63
Recoger el catering
2 personas
- 64
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
- 65
Limpiar los baños
2 personas
- 66
Retirar la decoración
2 personas
- 67
Entregar la ubicación
2 personas
- 68
Empaquetar lo que ha sobrado
3 personas
- 69
Devolver los materiales
2 personas
- 70
Registrar objetos perdidos
- 71
Enviar un mensaje posterior a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 110
- Mesa de registro
- Sillas plegables para expositorescant. 24
- Vitrinascant. 8
- Tarimas para modeloscant. 20
- Mantelescant. 24
- Postes separadorescant. 12
- Cintas para colascant. 8
Equipo
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas de la caja registradoracant. 2
- Portátilescant. 2
- Tabletscant. 2
- Impresora
- Enrollacablescant. 8
- Regletascant. 16
- Cargadores USBcant. 6
- Pistolas de pegamentocant. 2
- Iluminación de demostracióncant. 10
- Micrófonos de manocant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Focos LED de obracant. 6
- Cables de lucescant. 4
- Iluminación de emergenciacant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Guantes aislantescant. 2
Decoración
- Carteles para expositorescant. 30
- Credencialescant. 150
- Portabadgescant. 100
- Carteles direccionalescant. 20
- Paneles informativoscant. 8
- Cinta adhesivacant. 8
- Cinta de pintorcant. 8
- Cuerdacant. 2
- Abrazaderascant. 30
- Tarjetas con números de mesacant. 30
Material de modelismo
- Alfombrillas de proteccióncant. 10
- Tapetes de cortecant. 10
- Kits de herramientas para modelismocant. 6
- Lupascant. 4
- Soportes para modeloscant. 30
- Fundas para el polvocant. 20
- Cajas de transportecant. 12
- Cajas de almacenamientocant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Cubos de basuracant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Fija la fecha y reserva el recinto antes de anunciar la feria. Deja al menos 6 semanas para invitar a expositores, abrir el formulario de inscripción y cerrar la distribución de la sala.
- En el formulario pregunta cuántas mesas necesita cada expositor, si llevará vitrinas o tarimas y qué requisitos eléctricos tiene. Cierra estos datos entre 10 y 14 días antes para poder numerar las mesas sin cambios de última hora.
- Haz el plano cuando tengas confirmados los expositores y separa las zonas de exposición, demostración, registro y catering. Reserva pasillos suficientemente amplios para evitar colas delante de las vitrinas y coloca la mesa de registro junto a la entrada.
- Envía un mensaje informativo 3 o 4 días antes con horario de llegada, número de mesa, plano, instrucciones de carga y opciones de pago. Comprueba también los datos del seguro y avisa de cualquier requisito del recinto.
- Programa el montaje con margen: lleva los materiales al lugar al menos 2 horas antes de abrir. Prueba los terminales de pago, la impresora, los micrófonos, la iluminación y los alargadores antes de montar las mesas y sillas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de modelismo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar un recinto e invitar a expositores. Cierra el plano y las necesidades de mesas entre 10 y 14 días antes del evento.
- ¿Qué información hay que pedir a los expositores?
- Pide los datos de contacto, el número de mesas, el tipo de modelos, las necesidades de electricidad y si necesitan vitrinas, tarimas o una silla plegable. Recoge también las preferencias dietéticas al menos 10 días antes para calcular el catering.
- ¿Cuándo se prepara la distribución de las mesas?
- Haz una primera distribución cuando se cierre la inscripción y confirma el plano definitivo entre 7 y 10 días antes. Numera las mesas antes del montaje y entrega a cada expositor su ubicación al llegar.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar la feria?
- Reserva como mínimo 2 horas antes de la apertura para llevar los materiales, comprobar la sala, montar mesas y sillas y revisar la electricidad. Añade 30 minutos más si hay muchas vitrinas, demostraciones o equipos de iluminación.
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