Een milieutop organiseren: zo pak je het aan

Begin een milieutop niet met de catering, maar met het programma en de gewenste uitkomst. Leg eerst de onderwerpen, sprekers, werkvormen en discussievragen vast; daarna kun je locatie, techniek en deelnemerscommunicatie goed afstemmen. Open vervolgens het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen voordat je catering definitief reserveert. In de laatste weken draait alles om testen, bevestigen en een draaiboek waarmee het team op de dag zelf zonder improvisatie kan werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma definitief maken
2 personen
2
Sprekers uitnodigen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma publiceren
9
Routebeschrijving versturen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Catering reserveren
2 personen
12
Locatie reserveren
13
Stoelen en tafels reserveren
14
Techniek reserveren
15
Vergunningen controleren
16
Verzekering controleren
17
Draaiboek afdrukken
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Presentaties verzamelen
20
Presentaties testen
2 personen
21
Welkomsttekst voorbereiden
22
Discussievragen voorbereiden
2 personen
23
Werkvormen voorbereiden
2 personen
24
Actieformulieren afdrukken
25
Bewegwijzering maken
2 personen
26
Afvalplan voorbereiden
2 personen
27
Energieplan voorbereiden
28
EHBO-materialen controleren
29
Boodschappen ophalen
3 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
4 personen
32
Registratietafel klaarzetten
2 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen opstellen
4 personen
35
Podiumruimte inrichten
3 personen
36
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
37
Microfoons plaatsen
2 personen
38
Techniek volledig testen
2 personen
39
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
40
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
41
Versiering ophangen
3 personen
42
Afvalpunten inrichten
2 personen
43
Koffiepunt inrichten
2 personen
44
Buffet inrichten
3 personen

Event

45
Sprekers ontvangen
2 personen
46
Deelnemers registreren
4 personen
47
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
48
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
49
Milieutop openen
50
Sprekers begeleiden
2 personen
51
Presentaties afspelen
52
Tijdschema bewaken
53
Microfoons beheren
54
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
55
Koffie en thee serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Hapjes serveren
4 personen
58
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
59
Buffet aanvullen
3 personen
60
Servies verzamelen
2 personen
61
Afvalstromen controleren
2 personen
62
Actiepunten laten invullen
2 personen
63
Slotwoord verzorgen
64
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
65
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

66
Techniek uitschakelen
2 personen
67
Restanten veilig opbergen
2 personen
68
Afval gescheiden verzamelen
4 personen
69
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Sanitair controleren
73
Decoratie verwijderen
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Techniek retourneren
2 personen
77
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
78
Foto- en videomateriaal verzamelen
79
Dankberichten versturen
80
Presentaties nasturen
81
Actiepunten documenteren
2 personen
82
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 18
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 6
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 140
Herbruikbare glazenaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 160
Herbruikbare soepkommenaantal 140
Herbruikbare vorkenaantal 180
Herbruikbare messenaantal 180
Herbruikbare lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Milieubannersaantal 6
Plantjesaantal 12
Herbruikbare vlaggenaantal 4
Tafelkledenaantal 18
Naamkaarthoudersaantal 140
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 8
LED-lichtsnoerenaantal 4

Registratie

Naambadgesaantal 140
Badgeclipsaantal 140
Pennenaantal 30
Registratiemappenaantal 6
Polsbandjesaantal 140

Presentatie

Flip-oversaantal 6
Flip-overblokkenaantal 12
Stiftenaantal 48
Post-itsaantal 20
Stemstickersaantal 600
Actiekaartenaantal 300
Klembordenaantal 30
Programmafoldersaantal 140
Pennenbakjesaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Kratten voor glasaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de hoofdstructuur eerst: reserveer tijd voor ontvangst, meerdere inhoudelijke onderdelen, pauzes en een afsluitende actie. Publiceer het programma pas nadat alle sprekers hun bijdrage en tijdslot hebben bevestigd.
Open het aanmeldformulier zodra locatie en programma voorlopig staan. Vraag meteen om dieetwensen en werk de deelnemerslijst minimaal wekelijks bij, zodat catering en naambadges niet achterlopen.
Test presentaties en techniek uiterlijk één week vooraf met de echte laptops, HDMI-kabels en adapters. Controleer ook microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en voldoende verlengkabels en stekkerdozen.
Maak de routebeschrijving en bewegwijzering niet pas op de ochtend zelf. Stuur de route enkele dagen voor de milieutop mee met het programma en zet bij de ingang een registratietafel met naambadges klaar.
Druk het draaiboek, de actieformulieren en de welkomsttekst vooraf af. Neem voor de catering het volledige gebruik mee: herbruikbare kopjes, glazen, borden, soepkommen, bestek, koffie- en waterkannen en aparte opscheplepels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een milieutop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je programma, locatie en sprekers vast; daarna volgen aanmeldingen, catering, techniek en deelnemerscommunicatie.
Wanneer moet ik sprekers voor een milieutop uitnodigen?: Nodig sprekers uiterlijk 8 weken vooraf uit en vraag om bevestiging binnen 7 dagen. Verzamel presentaties uiterlijk 1 week voor het evenement, zodat je ze nog kunt testen.
Wanneer reserveer je catering voor een milieutop?: Reserveer de catering zodra de aanmeldingen enkele weken openstaan en de verwachte groepsgrootte bekend is, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Sluit dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de milieutop af.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek van een milieutop te testen?: Plan minimaal 90 minuten voor een volledige technische test, uiterlijk 1 week vooraf. Controleer per laptop de beamer, het projectiescherm, HDMI-adapters, microfoons, geluid en de presentatieklikker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.