Comment organiser un sommet sur l’environnement

Un sommet sur l’environnement se prépare d’abord par son contenu, puis par une logistique qui permet aux échanges de se dérouler sans interruption. Commencez par finaliser le programme et confirmer les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite le lieu, le mobilier, la technique et la restauration en fonction du nombre attendu. Les dernières semaines servent surtout à tester les présentations, préparer l’accueil et transmettre des indications claires aux participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser le programme
2 personnes
2
Inviter les intervenants
2 personnes
3
Confirmer les intervenants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Publier le programme
9
Envoyer les indications d'accès
10
Mettre à jour la liste des participants
11
Réserver le catering
2 personnes
12
Réserver le lieu
13
Réserver des chaises et des tables
14
Réserver la technique
15
Vérifier les autorisations
16
Vérifier l’assurance
17
Imprimer le déroulé
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Rassembler les présentations
20
Tester les présentations
2 personnes
21
Préparer le texte d’accueil
22
Préparer les questions de discussion
2 personnes
23
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
24
Imprimer les formulaires d’action
25
Créer la signalisation
2 personnes
26
Préparer le plan de gestion des déchets
2 personnes
27
Préparer le plan énergétique
28
Vérifier le matériel de premiers secours
29
Récupérer les courses
3 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Préparer la table d'inscription
2 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Aménager l’espace de scène
3 personnes
36
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
37
Installer les microphones
2 personnes
38
Tester entièrement la technique
2 personnes
39
Installer le matériel de présentation
2 personnes
40
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
41
Suspendre la décoration
3 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Mettre en place le point café
2 personnes
44
Installer le buffet
3 personnes

Événement

45
Accueillir les intervenants
2 personnes
46
Enregistrer les participants
4 personnes
47
Distribuer les badges
2 personnes
48
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
49
Ouvrir le sommet sur l'environnement
50
Accompagner les intervenants
2 personnes
51
Diffuser les présentations
52
Veiller au planning
53
Gérer les micros
54
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
55
Servir le café et le thé
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
4 personnes
58
Servir les repas diététiques
2 personnes
59
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
60
Rassembler la vaisselle
2 personnes
61
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
62
Faire remplir les points d'action
2 personnes
63
Prononcer le discours de clôture
64
Animer le cocktail networking
3 personnes
65
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

66
Éteindre la technique
2 personnes
67
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
68
Collecter les déchets séparément
4 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Vérifier les sanitaires
73
Retirer la décoration
2 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Retourner le matériel technique
2 personnes
77
Ranger les courses restantes
2 personnes
78
Rassembler les photos et vidéos
79
Envoyer des messages de remerciement
80
Renvoyer les présentations
81
Documenter les points d’action
2 personnes
82
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 18
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 6
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 140
Verres réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 160
Soupes réutilisablesqté 140
Fourchettes réutilisablesqté 180
Couteaux réutilisablesqté 180
Cuillères réutilisablesqté 180
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Bannières écologiquesqté 6
Plantesqté 12
Drapeaux réutilisablesqté 4
Nappesqté 18
Porte-nomsqté 140
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 140
Pinces à badgeqté 140
Stylosqté 30
Dossiers d’inscriptionqté 6
Braceletsqté 140

Présentation

Chevaletsqté 6
Blocs pour chevaletqté 12
Marqueursqté 48
Post-itqté 20
Autocollants de voteqté 600
Cartes d'actionqté 300
Presse-papiersqté 30
Brochures du programmeqté 140
Pots à stylosqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets réfléchissantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Caisses pour le verreqté 6
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 24

Catering

Courses

Conseils

Finalisez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez pour chaque intervention un horaire, une durée, un format et un responsable. Confirmez les intervenants au moins 3 semaines avant le sommet pour éviter de publier un programme instable.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le lieu et les horaires sont fixés. Demandez les besoins alimentaires et mettez à jour la liste des participants chaque semaine, puis tous les jours pendant les 3 derniers jours.
Réservez la technique avec une marge d’au moins 10 % par rapport au nombre prévu de prises et de câbles. Testez chaque présentation, câble HDMI, adaptateur, microphone et haut-parleur la veille, pas seulement le matin même.
Préparez l’arrivée avant de travailler le contenu final : table d’inscription, badges nominatifs, signalisation et indications d’accès doivent être prêts au moins 48 heures à l’avance. Imprimez aussi le déroulé pour les personnes qui coordonnent la journée.
Planifiez la restauration à partir des inscriptions confirmées et prévoyez un service simple à réapprovisionner. Comptez les tasses, verres, assiettes et couverts réutilisables par service, avec une réserve d’environ 10 % pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un sommet sur l’environnement ?: Commencez au moins 3 mois avant la date prévue si le sommet réunit plusieurs intervenants. Les autorisations, l’assurance, le lieu, la technique et la restauration doivent idéalement être vérifiés ou réservés dans les 6 premières semaines.
Quand ouvrir les inscriptions pour un sommet sur l’environnement ?: Ouvrez les inscriptions dès que le programme, le lieu et les horaires sont suffisamment stables, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fermez-les 3 à 5 jours avant le sommet pour transmettre le nombre final au traiteur et préparer les badges.
Que faut-il tester avant un sommet sur l’environnement ?: La veille, testez chaque ordinateur, présentation, câble HDMI, adaptateur, microphone, haut-parleur et cliqueur. Prévoyez au moins 60 minutes de test dans la salle, avec les intervenants ou une personne qui connaît leur matériel.
Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?: Prévoyez une ouverture de l’accueil 30 à 45 minutes avant la première session. Pour 100 participants, installez au moins deux personnes à la table d’inscription afin d’éviter une file au moment du démarrage.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.