Wie organisiert man einen Umweltgipfel?

Ein Umweltgipfel braucht mehr als ein gutes Programm: Referenten, Technik, Anmeldung und Verpflegung müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne mit Ziel, Format und Zeitplan, bevor du Einladungen verschickst oder die Location festlegst. Plane anschließend die Inhalte, bestätige alle Mitwirkenden und öffne die Anmeldung erst, wenn die wichtigsten Eckdaten stehen. Besonders häufig werden Präsentationen, Ernährungswünsche und technische Anschlüsse zu spät abgefragt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm finalisieren
2 Personen
2
Redner einladen
2 Personen
3
Referenten bestätigen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Programm veröffentlichen
9
Wegbeschreibung versenden
10
Teilnehmerliste aktualisieren
11
Catering reservieren
2 Personen
12
Location reservieren
13
Stühle und Tische reservieren
14
Technik reservieren
15
Genehmigungen prüfen
16
Versicherung prüfen
17
Drehbuch ausdrucken
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Präsentationen sammeln
20
Präsentationen testen
2 Personen
21
Begrüßungstext vorbereiten
22
Diskussionsfragen vorbereiten
2 Personen
23
Arbeitsmethoden vorbereiten
2 Personen
24
Aktionsformulare drucken
25
Beschilderung erstellen
2 Personen
26
Abfallkonzept vorbereiten
2 Personen
27
Energieplan vorbereiten
28
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
29
Einkäufe abholen
3 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Snacks vorbereiten
4 Personen
32
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
4 Personen
35
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
36
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
37
Mikrofone aufstellen
2 Personen
38
Technik vollständig testen
2 Personen
39
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
40
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Abfallstationen einrichten
2 Personen
43
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
44
Buffet aufbauen
3 Personen

Event

45
Referenten empfangen
2 Personen
46
Teilnehmer registrieren
4 Personen
47
Namensschilder verteilen
2 Personen
48
Teilnehmende zum Saal begleiten
2 Personen
49
Umweltgipfel eröffnen
50
Redner betreuen
2 Personen
51
Präsentationen abspielen
52
Zeitplan überwachen
53
Mikrofone verwalten
54
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Snacks servieren
4 Personen
58
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
59
Buffet auffüllen
3 Personen
60
Geschirr sammeln
2 Personen
61
Abfallströme überprüfen
2 Personen
62
Maßnahmenpunkte ausfüllen lassen
2 Personen
63
Schlusswort halten
64
Networking-Event betreuen
3 Personen
65
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

66
Technik ausschalten
2 Personen
67
Reste sicher verstauen
2 Personen
68
Abfall getrennt sammeln
4 Personen
69
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Sanitäranlagen prüfen
73
Dekoration entfernen
2 Personen
74
Materialien inventarisieren
2 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Technik zurückbringen
2 Personen
77
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
78
Foto- und Videomaterial sammeln
79
Dankesnachrichten versenden
80
Präsentationen nachschicken
81
Aktionspunkte dokumentieren
2 Personen
82
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
TischeAnz. 18
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
RednerstühleAnz. 6
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 140
Wiederverwendbare GläserAnz. 180
Mehrweg-TellerAnz. 160
Wiederverwendbare SuppenschalenAnz. 140
Wiederverwendbare GabelnAnz. 180
Wiederverwendbare MesserAnz. 180
Wiederverwendbare LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 8

Dekoration

UmweltbannerAnz. 6
PflanzenAnz. 12
Wiederverwendbare FahnenAnz. 4
TischdeckenAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 140
KreidetafelnAnz. 8
KreidestifteAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 4

Registrierung

NamensschilderAnz. 140
Badge-ClipsAnz. 140
StifteAnz. 30
RegistriermappenAnz. 6
ArmbänderAnz. 140

Präsentation

FlipchartsAnz. 6
Flipchart-BlöckeAnz. 12
StifteAnz. 48
Post-itsAnz. 20
StimmaufkleberAnz. 600
AktionskartenAnz. 300
KlemmbretterAnz. 30
ProgrammhefteAnz. 140
StiftehalterAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
WarnwestenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Kisten für GlasAnz. 6
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Finalisiere zuerst Programm und Diskussionsformat, bevor du Referenten einlädst. Für jeden Programmpunkt sollten Dauer, Verantwortliche und benötigte Arbeitsmethoden feststehen.
Bestätige Referenten spätestens 6 Wochen vor dem Umweltgipfel schriftlich. Fordere Präsentationen und technische Anforderungen gesammelt an, statt einzelne Dateien kurz vor Beginn nachzufassen.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Ort, Programm und Teilnahmebedingungen geklärt sind. Frage dabei direkt Ernährungswünsche ab und aktualisiere die Teilnehmerliste mindestens einmal pro Woche.
Plane die Technik mit konkreten Anschlüssen: Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Kabel und passende Adapter müssen vor Ort getestet werden. Lege zusätzlich Verlängerungskabel und Powerbanks bereit.
Schließe die Vorbereitung 24 Stunden vorher mit einem Durchlauf ab. Prüfe Begrüßungstext, Drehbuch, Namensschilder, Beschilderung, Aktionsformulare und Wegbeschreibung, damit am Registrierungstisch nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Umweltgipfel planen?: Starte idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Die Location, Genehmigungen, Versicherung und Technik sollten spätestens 8 Wochen vor dem Termin geprüft oder reserviert sein.
Wann sollte man die Einladungen für einen Umweltgipfel verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher, sobald Ort, Programmrahmen und die wichtigsten Referenten bestätigt sind. Eine Erinnerung 10 bis 14 Tage vor dem Gipfel erhöht die Zahl der Rückmeldungen.
Wie viele Sitzplätze braucht ein Umweltgipfel?: Plane die Sitzplätze nach den bestätigten Anmeldungen und halte zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve bereit. Für Referenten, Moderation und Technik solltest du eigene Plätze einrechnen.
Wann müssen Präsentationen und Technik getestet werden?: Sammle die Präsentationen spätestens 7 Tage vorher und teste sie gemeinsam mit Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofonen und HDMI-Adaptern. Am Veranstaltungstag sollte ein vollständiger Technikcheck mindestens 90 Minuten vor Beginn erfolgen.

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